爱尔兰特奥会通过我们的会议解决方案确保其机密信息的安全

爱尔兰特奥会是一个为智力残疾人士设立的体育组织，但它为运动员提供的不仅仅是体育运动给身体带来的益处。

爱尔兰特别奥运会目前有近9,100名注册运动员参加了爱尔兰岛360个附属团体的14项运动项目。无纸化会议由不同部门的志愿者组成。

IT经理Niall Callaghan告诉我们，过去18个月，会前会后管理系统对无纸化会议的工作方式产生了积极影响。

企业级安全功能

就在两年前，有很多关于数据保护和安全的宣传。爱尔兰数据保护专员有很多事情要处理，因为像谷歌、微软、雅虎这样的许多国际公司在这里都有自己的欧盟业务基础。

当涉及到无纸化会议文件时，这引发了无纸化会议向IT部门提出的解决安全问题的请求。我们的许多无纸化会议成员都担心会议资料的安全性。我们开始寻找一种能解决安全问题的产品，但同时我们也希望能找到一些能使协作更容易的产品。

由于无纸化会议的职位是自愿的，我们往往会有一些人事变动。精通技术的无纸化会议成员知道，他们的办公平板电脑或日常工作中的手机上都有敏感信息。

会前会后管理系统最让我兴奋的是它在设备上加密数据的方式。我们研究了类似的产品，但满足协作并不是它们的主要功能。是的，我们确实有一个围绕安全性的业务需求，但对我们来说效果很好的是，采购会前会后管理系统有一些附加组件，如数字协作、远程会议和会议文件存档等功能。

加强会议准备

在我们开始使用会前会后方案之前，有很多“高压时刻”。管理团队过去常常通过电子邮件或快递发送无纸化会议文件包，并且必须确保无纸化会议成员有足够的时间来审查和准备会议。

这给更改和更新留下了很少的机会，然而团队在很多情况下整体会议文件并通过电子邮件发送出去，有时是在会议的前一天晚上。

实施过程简单

会前会后管理系统的一大卖点是它的启动非常简单，特别是在Android或苹果平台上。如果你可以安装愤怒的小鸟，你就可以安装会前会后管理系统并参加会议。

在实现方面，我向无纸化会议做了一个关于业务问题解决方案的初步介绍。然后，我概述了我们的交付计划，其中包括向他们发送一个测试会议，并要求他们回复。然后，我们在这里向他们提供了IT支持团队的详细联系信息，并确保我们可以帮助他们解决他们遇到的任何技术难题。在参与执行会前会后管理系统的18人中，我们接到了3个电话。一个是因为iPad没有注册，另一个是因为公司防火墙，第三个是因为他们根本不知道HTTP地址。

考虑到这些问题往往很容易解决，我把技术支持交给了CEO的助理。

授权的工作方式

作为会议组织者和无纸化会议成员，有两件事对我们都有帮助，那就是我们可以在前一天晚上对我们的无纸化会议文件包进行修改，并且知道一旦他们打开应用程序，它就会被提交给无纸化会议。管理系统中的帐户也很容易处理，因此当人们辞职和新成员加入时，只需创建一个新帐户，分配电子邮件地址，并发送电子邮件即可。

上周末是新工作方式的典范。我们有一名无纸化会议成员，他参与财务事务，对会议的成功运行至关重要，但他不能亲自出席。但是他在电话里这样做了，然后在家里的iPad上跟踪了整个会议。令人惊讶的是，在18个月的时间里，这种功能被认为是理所当然的。现在更是这样的了。

采访IT经理Niall Callaghan