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企业无纸化会议全流程管理方案

forrestyang 发布于 2024-06-13

与传统会议相比,无纸化会议能够避免打印材料浪费严重、会议组织繁杂低效、资料保密性差等问题,在时间、材料、人工等方面节省成本,优化会议效率和参会体验,适配企业信息化的高速发展。

无纸化会议是指通过利用现代先进技术和设备,将会议所需的纸质性文件转化为电子化的形式进行呈现的一种新型会议方式。这种会议形式既不受场地限制,又无需耗费大量纸张,从而提高了会议效率和会议质量。

企业无纸化会议全流程管理方案插图

寻找简化会议流程的解决方案

企业会议普遍面临着影响会议效率和参会质量的问题,包括会前准备时间长、参会者参会体验差或参会者不愿发言等种种问题,还包含着:

  • 批量打印会议文件文件并装订成文件包
  • 临时更改文件内容,重复文件装订工作
  • 文件管理的安全措施与访问控制
  • 文件内容集中讨论与记录
  • 线上+线下会议流畅进行

向无纸化会议和安全信息共享的过渡

无纸化会议从会议通知、议案安排到会议记录,都将会议资料以数字形式呈现,彻底摒弃了纸质资料的使用,好处不仅仅在于环保低碳成本少,还有利于文件资料分发与管理、参会者会议资料随身携带,会后文件的销毁以及临时性的文件更新,更有助于将会议所有敏感的信息都集中在一起,避免信息安全受到威胁。

在会议流程中,无纸化会议无时无刻不展现其高效的一面,电子形式流转的会议资料、高效的参会人员管理、全流程畅通的会议管理服务。无纸化会议将会议管理员和参会高管的个人时间集中于会议内容和协作,而并非分散到零散琐碎的重复性工作中。

企业无纸化会议:以电子通信的方式

随着市场环境与办公需求的变化,企业对无纸化会议有了新的要求—灵活移动性。

企业无纸化会议全流程管理方案插图1

其一表现在参会设备的灵活性,以往的无纸化会议系统硬件设备看起来“高大上”,但是要对会议室进行整体的改造和设计。一是装修时间久,二是无法带出会议室,只能支撑会议室中的无纸化会议,不能满足会议多元化的场景服务。

其二表现在参会方式的多元化需求,一场正在进行或即将进行的无纸化会议包含不同参会方式的参会者,这包含现场参会或者线上参会。无纸化会议需要在一场会议中支持现场会议,又要支撑线上会议,同时兼顾两者的协作。

以电子通信的方式开启无纸化会议,这是很多企业应对高层会议所采用的办法。参会高管可以通过手机/平板实时查看会议议程、议案文件等,随时对重点内容进行标注和记录。参会高管不必受地域限制地参与会议,临时冲突不能参加会议也能浏览会议谈论记录,提高无纸化会议协作的互动性和参与度。

通过会前会后开启企业无纸化会议

企业使用会前会后开启企业无纸化会议,在议案征集与审核、会议召开方式确定、发言与讨论记录、表决与投票统计、决议汇总与会议记录导出、签署与决议督办等环节进行会议管理,发挥无纸化会议管理的优势,助力企业会议全流程规范运行。


董事信息同步不及时?文件安全没保障?试试这一招

forrestyang 发布于 2024-06-13

信息同步是团队合作的基础,董事信息同步不及时极易造成信息不对称影响沟通交流和决策,如何保证及时将信息同步给所有董事?可以尝试将董事会的文件及归类整理到一个平台上,董事需要文件时可以从中查找,需要董事审阅的文件可以向董事推送通知,同时对涉及隐私和敏感信息的内容。

董事信息同步不及时?文件安全没保障?试试这一招插图

在分发文件中注意保护隐私安全,帮助企业文件存储、管理、共享与协作,使用会前会后系统管理董事会文件,平衡安全性与便捷性,主要优势在:

多端访问、多端同步

会前会后系统可以多端访问、多端同步,避免在董事的不同使用设备中存在信息差。董事无论使用手机、平板,还是笔记本电脑,浏览记录、文件批注等所做操作都会在不同使用设备的个人账号中同步,这确保董事无论在哪台设备上登录,账号内容都能保持一致。

文件集中管理,工作有痕迹

文件存储散乱、查找困难,信息共享低效,存在泄露风险……在企业文件管理中,董事会的文件信息是公司核心的机密信息。邮件等平台并不适宜内部机密文件的分发与传输,不仅是因为文件传输平台散乱,无法集中管理机密信息,还因为无法控制信息的本地存储。

会前会后系统集中存储董事会的信息,构建董事会内部信息文件平台,成为董事存取文件的唯一方式。无论存取、查看或下载,皆有审计跟踪保存记录在后台。

文件内容实时沟通,多样化的沟通方式

当董事会成员之间的信息交流不畅,很难满足董事及时获取决策所需的重要信息。理性和经验、内部和外部、争议与困惑、反对与同意交织在一场决议中,充分沟通,有利于促进董事会成员间消除分歧达成共识。

会前会后系统支持董事在浏览文件时实时在文件上留下批注,共享给其他董事;或者采用讨论群组的方式,和想交流的董事(们)单独沟通,便于增强议事民主气氛,提高董事的议事参与度。

文件安全管控,安全保护

文件安全管控,着重于分发与下载、权限控制、存储与删除等方面。会前会后系统有细颗粒度的文件权限、自动文件水印、双重身份验证,审计跟踪、排期删除等安全手段,从内容和外部两方面为董事会文件提供安全保护,保护企业机密看数据信息只留在会前会后平台内部。

董事信息同步不及时?文件安全没保障?试试这一招插图1

会前会后系统能够促进董事会工作规范与留痕,把控决策、审议、会议的流程规范,加强董事会不同成员间的信息共享,减少信息不对称,促进董事会成员协同工作与达成共识,督办董事会会议决议执行落实。以数字化赋能董事工作履职,提升董事会运行管理效能。


如何在企业会议中避免理解偏差?

forrestyang 发布于 2024-06-06

理解偏差的存在很难让人们达到共识,尤其在会议中,理解偏差会导致参会人员难以形成会议共识,跑题或争论并坚持自己的见解,议而不决,无法进行有效的决策,甚至经常无法把会议进行下去。

如何在企业会议中避免理解偏差?插图

造成理解偏差的主要原因之一是信息不对等。

每个人接收信息、处理信息的能力不一样,也就是认知水平各有不同。不同的身份、经验、角色、工作环境等因素影响了参会者的信息接收渠道、理解方式,包括语言障碍和文化差异。尽管卓越的现代通讯技术能够实现快速的信息传递,但由于参会者的不同身份角色,所属不同地区或不同子公司,更加考验信息共享和会议信息整体协调性。

避免理解偏差,首先要提升参会者对会议文件的了解程度。

当不同参会者对会议的了解程度参差不齐,对会议内容存在理解偏差,势必会影响会议的效率和完成质量。一些参会者在会前提前了解过会议议案相关的背景信息,对会议内容了如指掌,也有部分参会者没有提前了解或额外了解会议文件以外的内容,只接收到了有限的信息,少部分参会者时间精力有限,只在会议中了解信息。

提前将会议议程、会议文件和背景资料发给参会者。当每一位参会者都对讨论内容有所了解,有自己的思考和准备,当讨论开始时,参会者已经对议题有了一定的了解和思考,从而提高会议讨论效率和质量。

提前确定会议目标,避免会议陷入争议里。

避免理解偏差,会前需确定会议的主题目标和明确方向,形成有效的讨论和决策、共同的会议结果共识。明确会议要完成哪些会议任务,有哪些重点和议题避免在会议陷进问题或争议里。

如何在企业会议中避免理解偏差?插图1

会前会后—企业高管会议中的信息和沟通媒介

企业高管会议将时间紧张的高管们聚集在一起,商讨问题的解决方案与企业的发展方向等。会前会后系统为高管提供信息和沟通媒介,为高管会议提供充分的信息支撑服务和信息沟通保障。

会前会后电子文件库可作为向各位董事传播信息的单一信息源,这有助于参会高管及时掌握与会议相关的企业工作动态、财务数据、各版块经营情况、改革发展等信息,通过共享批注实时交流意见想法,提高不同高管的信息对称度,以及接收信息的正确性,保障会议高效讨论、有效决策。


新《公司法》下,董事有哪些责任义务?

forrestyang 发布于 2024-06-06

2023年12月29日,全国人民代表大会常务委员会七次会议修订通过《中华人民共和国公司法》,并于2024年7月1日起施行。修订后的公司法允许公司只设董事会、不设监事会。当公司只设董事会时,应当在董事会中设置审计委员会行使监事会职权,同时新《公司法》适当扩大了法定代表人的选任范围,不再是只由董事长来担任。

新《公司法》下,董事有哪些责任义务?插图

董事会职权的相关规定

根据《新《公司法》》第六十七条 有限责任公司设董事会,本法第七十五条另有规定的除外。

董事会行使下列职权:

(一)召集股东会会议,并向股东会报告工作;

(二)执行股东会的决议;

(三)决定公司的经营计划和投资方案;

(四)制订公司的利润分配方案和弥补亏损方案;

(五)制订公司增加或者减少注册资本以及发行公司债券的方案;

(六)制订公司合并、分立、解散或者变更公司形式的方案;

(七)决定公司内部管理机构的设置;

(八)决定聘任或者解聘公司经理及其报酬事项,并根据经理的提名决定聘任或者解聘公司副经理、财务负责人及其报酬事项;

(九)制定公司的基本管理制度;

(十)公司章程规定或者股东会授予的其他职权。

公司章程对董事会职权的限制不得对抗善意相对人。

董事的忠实和勤勉义务

第一百八十条:董事、监事、高级管理人员对公司负有忠实义务应当采取措施避免自身利益与公司利益冲突,不得利用职权牟取不正当利益。

董事、监事、高级管理人员对公司负有勤勉义务执行职务应当为公司的最大利益尽到管理者通常应有的合理注意。

公司的控股股东、实际控制人不担任公司董事但实际执行公司事务的,适用前两款规定。

董事都有哪些责任?

1、核查、催缴出资

第五十一条:有限责任公司成立后,董事会应当对股东的出资情况进行核查,发现股东未按期足额缴纳公司章程规定的出资的,应当由公司向该股东发出书面催缴书,催缴出资。

未及时履行前款规定的义务,给公司造成损失的,负有责任的董事应当承担赔偿责任

2、股东抽逃出资

第五十三条:公司成立后,股东不得抽逃出资。

违反前款规定的,股东应当返还抽逃的出资;给公司造成损失的,负有责任的董事、监事、高级管理人员应当与该股东承担连带赔偿责任

3、董事会决议

第一百二十五条 董事会会议,应当由董事本人出席;董事因故不能出席,可以书面委托其他董事代为出席,委托书应当载明授权范围。

董事应当对董事会的决议承担责任。董事会的决议违反法律、行政法规或者公司章程、股东会决议,给公司造成严重损失的,参与决议的董事对公司负赔偿责任;经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的,该董事可以免除责任

4、财务资助

第一百六十三条 公司不得为他人取得本公司或者其母公司的股份提供赠与、借款、担保以及其他财务资助,公司实施员工持股计划的除外。

为公司利益,经股东会决议,或者董事会按照公司章程或者股东会的授权作出决议,公司可以为他人取得本公司或者其母公司的股份提供财务资助,但财务资助的累计总额不得超过已发行股本总额的百分之十。董事会作出决议应当经全体董事的三分之二以上通过。

违反前两款规定,给公司造成损失的,负有责任的董事、监事、高级管理人员应当承担赔偿责任

5、执行职务

第一百八十八条 董事、监事、高级管理人员执行职务违反法律、行政法规或者公司章程的规定,给公司造成损失的,应当承担赔偿责任

第一百九十一条 董事、高级管理人员执行职务,给他人造成损害的,公司应当承担赔偿责任;董事、高级管理人员存在故意或者重大过失的,也应当承担赔偿责任

6、关联交易和同业竞争

第二十二条 公司的控股股东、实际控制人、董事、监事、高级管理人员不得利用关联关系损害公司利益。

违反前款规定,给公司造成损失的,应当承担赔偿责任

第一百八十二条 董事、监事、高级管理人员,直接或者间接与本公司订立合同或者进行交易,应当就与订立合同或者进行交易有关的事项向董事会或者股东会报告,并按照公司章程的规定经董事会或者股东会决议通过。

董事、监事、高级管理人员的近亲属,董事、监事、高级管理人员或者其近亲属直接或者间接控制的企业,以及与董事、监事、高级管理人员有其他关联关系的关联人,与公司订立合同或者进行交易,适用前款规定。

第一百八十三条 董事、监事、高级管理人员,不得利用职务便利为自己或者他人谋取属于公司的商业机会。但是,有下列情形之一的除外:

(一)向董事会或者股东会报告,并按照公司章程的规定经董事会或者股东会决议通过;

(二)根据法律、行政法规或者公司章程的规定,公司不能利用该商业机会。

第一百八十四条 董事、监事、高级管理人员未向董事会或者股东会报告,并按照公司章程的规定经董事会或者股东会决议通过,不得自营或者为他人经营与其任职公司同类的业务。

第一百八十六条 董事、监事、高级管理人员违反本法第一百八十一条至第一百八十四条规定所得的收入应当归公司所有。

7、利润分配监督

第二百一十一条 公司违反本法规定向股东分配利润的,股东应当将违反规定分配的利润退还公司;给公司造成损失的,股东及负有责任的董事、监事、高级管理人员应当承担赔偿责任。

8、减资监督

第二百二十六条 违反本法规定减少注册资本的,股东应当退还其收到的资金,减免股东出资的应当恢复原状;给公司造成损失的,股东及负有责任的董事、监事、高级管理人员应当承担赔偿责任。

9、及时清算

第二百三十二条 公司因本法第二百二十九条第一款第一项、第二项、第四项、第五项规定而解散的,应当清算。董事为公司清算义务人,应当在解散事由出现之日起十五日内组成清算组进行清算。

清算组由董事组成,但是公司章程另有规定或者股东会决议另选他人的除外。

清算义务人未及时履行清算义务,给公司或者债权人造成损失的,应当承担赔偿责任。

第二百三十八条 清算组成员履行清算职责,负有忠实义务和勤勉义务。 清算组成员怠于履行清算职责,给公司造成损失的,应当承担赔偿责任;因故意或者重大过失给债权人造成损失的,应当承担赔偿责任。

新《公司法》下,董事有哪些责任义务?插图1

新《公司法》梳理了董事责任承担的逻辑,对董事归入责任、董事执行职务的责任、董事违反清算义务的责任和董事对第三人责任等方面加以说明。新《公司法》加强董事会的职权之后,也对董事要求了更多的义务和更重的责任。


助力企业国际化经营,形成具有全球竞争力的治理优势

forrestyang 发布于 2024-05-31

企业的国际化经营,是指企业为了寻求更大的市场、寻找更好的资源、追逐更高的利润,而突破一个国家的界限,在两个或两个以上的国家从事生产、销售、服务等活动。企业国际化原因包括为现有的产品和服务寻找新的顾客、寻找低成本的资源、打造核心竞争力。

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国际化经营的影响因素

企业国际化经营的内部影响因素有企业规模、企业年龄、技术开发能力等,外部因素有政策支持,行业竞争,国际市场需求等,政治环境包括:政治制度;国家安全;商品检验法规;劳工法案;知识产品保护,经济环境因素包括:经济体制;经济发展水平;经济稳定性;汇率变化;税收政策;通货膨胀率等,除此之外还要注意社会文化因素。

企业国际化经营环境远比国内环境更为复杂和多变,国际经营环境的复杂多变性是由多种因素相互交织而成的,包括政治法律因素、经济因素和社会文化因素。所以,企业在国际化经营过程中,必须对环境变量给予更加充分的重视,要在深入考察各环境变量的基础上精心准备应对之策。

助力企业国际化经营,形成具有全球竞争力的治理优势

会前会后系统凭借其易于使用的功能和高效的工作流程,助力企业国际化运营,不仅能够支撑多元化董事会,更能为其提供足够的安全性,在全球范围内具有充分的竞争力优势。

全球协同:海外子公司与总公司

企业国际化经营中,海外公司虽受控于国内公司总部,但员工多数为海外员工,管理模式与工作氛围未必完全相同,或许企业需要采用灵活的管理模式,或许不同的工作时间以适应不同地区的文化与地理位置。在总公司和不同分公司之间采用一种灵活的沟通和合作机制,以应对本地市场、远程通讯所带来的挑战。这包括财务管理、人力资源、市场营销等方面的工作交流与互动,共享经验与实践,以此总结成功或失败经验,在国际化经营中不断优化业务流程和管理方法,以实现更好的全球协同效应。

助力企业国际化经营,形成具有全球竞争力的治理优势插图1

全球化的工作协作少不了文件与信息往来、以及远程领导会议的会议协作。在地域时区与语言差异的情况下,会前会后系统提供线上文件库、无纸化会议等功能,会前会后系统支持其从组织角色和职责的角度管理不同文件,支撑国际化运营下的全球协作。

业务透明:共创与竞争的充分预案

有效的战略有助于帮助企业开发国外新市场,在国际化经营中十分考验海外战略的实施和子公司抓住新兴市场机遇的能力。同时,一些出海企业在新市场中面临着和竞争对手共创价值或是竞争的情况,以此来分得市场上更多的蛋糕。但是在不同的地区发展,不仅需要符合当地的监管规则,还要符合总部的愿景使命和战略战术保持一致。企业需要增加业务透明度和问责制,改善海外管理和运营,提高国际化经营的业务洞察力。

会前会后系统为相关人员提供了会内外进行沟通和协作的多种方式途径,这可能包括文档共享和审批、实时投票和签字,相关领导及时了解企业运营信息,高管和董事会可以跟踪需要他们采取行动的项目及各自进度,并在系统中保存操作记录。

绿色优势:绿色竞争力与企业形象

公司秘书和工作人员过去常常为一次跨国会议准备堆积成山的文件,但事实证明,这个过程效率低下、成本高昂且适得其反,尤其是在国际化经营中,许多人被迫在混合环境中工作,一个安全的线上办公空间可以为其节省大量的时间与沟通成本。

助力企业国际化经营,形成具有全球竞争力的治理优势插图2

向无纸化过渡后可以形成企业的绿色文化,形成独特的企业绿色优势,提高企业绿色竞争力和企业形象。

安全管理:海外治理的数据安全

企业组织每天上传下载大量的文件,这需要其使用一个易于相关人员访问的文件存储库。会前会后系统文件库能够满足企业机密文件的线上存储、文件加密(例如文件水印,避免共享私人数据)、权限控制、文件在线检索等,为董事会文件管理提供最高的安全性,以确保数据不会发生泄露,保护董事会的机密信息。

除此之外,会前会后系统的审计跟踪功能旨在帮助企业组织追踪任何可疑活动或内部违规行为,有助于跟踪用户对敏感信息所做的操作,减少信息滥用或未经授权的访问。 会前会后系统能够改善相关工作人员的数字化工作场所,提高企业国际化经营时,搭建安全、高效、灵活、简单的数字化经营管理工具,帮助海外董事与国内董事进行协作,打通信息通讯渠道,实现企业在国内外高管、董事的履职工作的协同高效统一管理,助力企业的国际化经营,形成具有全球竞争力的治理优势。


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会前会后系统,有什么特殊之处呢?

  • 企业级安全:加密、访问权限控制、设备安全
  • 跨平台支持:iPad、Android、Windows和Mac应用程序+ Web访问
  • 自动转换为PDF格式以减少手动转换
  • 自动存档实时私有和共享注释
  • 实时控制其他设备,以便在会议期间同步页面

会前会后还有许多其他功能,可以提高会议室的生产力、安全性和管理效率。

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