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多语言环境下的董事会会议,如何实现不同参会者间的顺畅协作?

forrestyang 发布于 2023-09-21

随着经济的全球化发展,各国经济联系更加紧密,交往日益频繁,董事会国 际化现象逐步出现。外籍董事的引入对于完善公司治理结构、提高财务决策质量、 优化企业资源配置等方面具有重要作用。

董事会中的外籍董事

外籍董事的引入会使董事会成员更加多元化,在董事会决议中提供异质性的观点,能够推动企业创新行为。

一些学者认为许多跨国企业、上市公司中的董事会都有外籍董事,外籍董事大多具备全球化视野与思维、掌握着海外先进的管理知识和前沿信息、拥有一定的国际化资源,使企业更好地做出创新决策。在中国,许多上市公司董事会在文字方面都使用简体中文,但董事会中也有很多董事需要在会议软件中使用其他语言。但是不仅仅是外籍董事,还有港澳台地区的董事对董事会门户也有一定的语言需求。

多种语言可供选择的会议软件

语言的隔阂容易在不同语言习惯的董事之间形成信息不对称,使其在接收企业经营信息、经营战略、理解内外部环境中产生差异,影响做出决策判断的准确性。

在一场董事会会议中,可能来自不同地区的参会者语言习惯并不相同,从而需要使用不同语言版本的会议软件。会前会后董事会门户为使用者提供多种语言,包含董事会中除了简体中文外最常见的英语和繁体中文,管理员和董事可以选择使用他们首选语言开展董事会工作。

在同一时间打开不同语言版本的会前会后

会前会后会根据参会者移动设备的默认语言进行调整,为参会者提供其习惯的语言。会前会后提供的多语言支持,使不同语言习惯的参会者,可以在同一时间、同一会议中,打开不同语言版本的会前会后软件,却并不会影响参会者正常参会。


在封闭的董事会通讯会议环境内,如何安置董事会临时参会人员?

forrestyang 发布于 2023-09-21

董事会的成员是固定的,因此一般董事会会议人数是基本固定的。但有时,一些高管需要列席董事会会议旁听,或需要工作人员对会议议程进行汇报,他们并非每次董事会会议都会参加,只是在特定的时间临时加入到董事会会议中。在通讯环境下使用会前会后,怎样安置这些临时参会人员呢?

封闭的董事会通讯会议环境

会前会后是一个封闭性的董事会门户,与一般的线上视频会议不同,它不是通过会议链接或邀请码入会的线上会议。会前会后需要管理员在创建会议时,填写会议基本信息,包含参会时间、参会人员以及会议议程环节等内容。只有参会者才能收到会议信息并在会议时间参会,不是参会者即使是董事会中的成员也不会收到会议通知。

文件保存在封闭的环境中

文件权限

董事会的一切信息都在董事会门户中,只有拥有本组织的账号,才能查看董事会中的文件材料。参会者存取会议文件也需要管理员赋予权限的。管理员可预先设置文件的存取权限,让文件只能公开在预先设置的范围中。

文件保存

涉密文件下发时,为了保护信息不被泄露,文件总是被回收销毁。但线上的文件一旦下发,无论是以微信还是邮件的方式,当参会者下载文件保存到本地时,涉密文件便难以收回。在董事会门户中的文件通过加密算法下载到本地也只能在系统中打开,用户端下载文件不会超出系统之外的范围。

为临时参会人员准备机动账户

会前会后封闭的会议环境保证与会无关人员无法自由出入会议室。会议室中的与会者入会前都会被赋予不同的角色以及相应的权限。为临时参会人员分配账户,设定参会角色,便于为其设置会中权限以及审计跟踪。

预备机动账号分配给临时参会的成员,这些临时参会的参会者有些是汇报议程的工作人员,有些是旁听会议的高管。一些临时参会者只需要参加会议的部分环节,其他环节是不可见的;一些临时参会者无需参加投票决策或浏览文件,为其分配机动账户可以根据其会议角色设定对应权限。


董事会会议决策落实的关键一步:会议纪要

forrestyang 发布于 2023-09-14

董事会会议是董事会开展工作的主要形式,董事会会议的有效性对董事会发挥其作用有着重要的影响。一些学者认为董事会会议以通讯形式召开时,信息获取的完整性和决策的准确性会受到影响。

会议纪要是会议决策的书面体现

依据指南。它是在会议记录基础上经过加工、整理出来的一种记叙性和介绍性的文件,包括会议的基本情况、主要精神及中心内容。董事会会议纪要往往不只是文字工作,还要体现着领导的评论注释、表决事项的结果。

董事会会议决策落实的关键一步:会议纪要插图

会议纪要也是会议决策的书面体现,当领导会后签字即是确认了会议纪要记载的事项,来确定以不同会议形式、不同语言、不同地区参会的不同参会者,针对会议决策事项已经达成意见共识。

会议纪要是会议决策落实的关键一步

会议纪要能够让参会者进一步地理解会议主题以及明确会议目的;也可作为会议决议的索引文件、日后审议的依据,并起到一种具体指导和规范的作用。

“真正好的会议纪要除了要让参会人员快速明白该次会议的主旨脉络和内容概要,还要让其他未参会的人员如临现场,让所有人明白会议过程中提到关键词的概念涵义、参会相关人员的公司背景与主营业务/产品等内容。”

会议纪要是对会议决策的一种明确,董秘董办工作人员在董事会会议后,快速整理完整翔实的会议纪要,既能包含参会董事提出的意见建议,又能清晰记录复现董事会会议的决策程序,作为董事会会议日后审议调档的重要依据。同时,参会董事对会议纪要签字即是对会议决策的确认,便于后续相关部门落实决策。

董事会会议决策落实的关键一步:会议纪要插图1

快速导出会议纪要,减轻董办工作人员的负担

会前会后在董事会结束后可快速生成会议纪要,基于提前设置的会议纪要模板,而导出符合本公司习惯与要求的会议纪要。同时导出会议文件包,实现会议文件的快速归档。提前设置本公司的会议纪要模板,导出内容选项勾选,上传本公司logo等,快速形成带有本公司特色的董事会会议纪要。

同时,会议纪要以及会议文件资料可以一键导出保存至系统文件库中,形成会议档案在线管理和保存,综合提升信息的完整性和决策的准确性。


如何有效跟踪和监督会议后分配任务的执行情况?

forrestyang 发布于 2023-09-14

“董事会决议的生命力在于执行。董事会决议能否贯彻执行,直接影响企业重大事项是否能够按照董事会的要求落实落地,以及董事会运作决策的有效性。”董事会会议中经常安排一些任务留待会后执行,当会中有多项任务安排时,如何有秩序的安排、追踪、完成、回溯这些任务,企业正在寻找一项可实行的措施方案。

如何有效跟踪和监督会议后分配任务的执行情况?插图

董事会中的任务督办

董事会是公司的最高决策主体,董事会运作的核心问题在于举行董事会会议。董事会会议提供了一个机会,使所有董事可以聚集起来就某个重要问题进行集中讨论和决策。会议任务督办是董事会决议落实的重要体现,落实董事会会议的决策部署,时刻跟踪董事会决议的执行进度。

会中安排任务、会后有序督办

在董事会门户中,跟进项目被设置为一个功能模块。无论是在会议中创建的跟进项目,还是在会外创建的跟进项目,记录都会显示在跟进纪要模块中。

会中向相关人员指派具体任务;通过邮件提醒被指派人认领任务,在任务截止日期前再次派发邮件提醒,任务完成后在系统中手动修改完成状态、系统邮件通知指派人任务已完成。执行人认领任务后,可在“项目跟进”功能中随时查看被分配的任务,任务按建立日或到期日排列,清晰有序,方便任务执行。执行人可以随时记录任务推进情况,任务发起人可在自己的设备端查看,从而时刻掌握任务进展,保证任务推进效率。一旦任务落实过程中出现错误也可以及时提出纠正。

如何有效跟踪和监督会议后分配任务的执行情况?插图1

实现会中指派任务、会后执行跟踪、完成结果实时反馈的整个流程。落实会议决策结果,跟踪项目的进度,加强决策执行与反馈。会中跟进项目有效落实,提高执行力和工作效率。

会前会后:任务督办的安排设置

会前会后是一款董事会门户软件,在董事会的管理与会议中提质增效,在会议中做好工作分配,在会后时刻跟进任务进展,才能让每项任务都能落实到位。会前会后董事会门户将项目跟进功能完善到会议进程中去,在会议中及时部署、交流任务的进度及安排,让项目协作权责分明、分工清晰、流程有条不紊,让项目跟进方便快捷、进度直观明了,大大提升了任务的执行效率和企业执行力。


阿里换帅:管理层交接完成,变革中寻找新的生命力!

forrestyang 发布于 2023-09-14

今年6月20日,阿里官方发布消息称,经阿里巴巴控股集团董事会同意,张勇将于今年9月10日卸任阿里巴巴控股集团董事会主席兼CEO职务。张勇的董事会主席和CEO职务将分别由蔡崇信和吴泳铭接任。9月10日晚,阿里巴巴集团董事会主席蔡崇信发布全员信宣布,已在当日按计划完成集团管理职务交接,由他接任集团董事会主席职务,吴泳铭出任集团CEO。另外,阿里巴巴宣布吴泳铭先生将接替张勇先生出任阿里云智能集团代理董事长兼首席执行官,委任于2023年9月10日生效。

蔡崇信

蔡崇信是阿里巴巴集团的公司创始人之一,1999年加入阿里巴巴集团。从1999年到2013年,蔡崇信在阿里担任了14年的CFO,并在2013年后转任董事会执行副主席。阿里巴巴2007年在港交所上市,2014年在纽交所上市,并创下纽交所史上最大IPO,这些战绩都离不开蔡崇信。

1+6+N

“换帅本身或许无法改变一家企业的命运,而由此带来的组织战略调整才是裂变的核心。” 早在今年3月28日,时任阿里巴巴集团董事会主席兼CEO张勇宣布“1+6+N”组织变革正式开启,具备条件的业务集团和公司,未来都有独立融资和上市的可能性。架构上,阿里分拆成“1+6+N”的数个独立公司—“1”指一个阿里巴巴集团,“6”指阿里云智能、淘宝天猫商业、本地生活、菜鸟、国际数字商业、大文娱六大业务集团,“N”则指旗下多家业务公司,如阿里健康、高鑫零售、盒马等,以及阿里未来可能新创设或投资的公司。

走进董事会,管理与效率

董事会作为公司的大脑,是公司的最高决策机构。在中国,董事会的主要职能体现在对公司战略规划、重大项目、重大投资及重大决策等方面以及落实对公司经营层的监管职能,对决策事项的跟踪与督办。当改革时,总是以重大的人事变动匹配重大的战略调整,这在企业中也同样适用。

提升董事会变动、管理与运作的工作效率,如许多其他行业的管理一样,数字化工具也在董事会中,发挥着重要作用。

会前会后—董事会的高效门户管理工具

会前会后是一款董事会门户管理系统,2011年至今,经过多年市场调研与迭代,已经成为备受赞誉的董事会产品。作为董事会的统一平台,在董事履职、董事会管理、董事会会议方面发挥着独特作用,它有利于系统化的管理董事会,为董事提供真实准确的单一信息来源,弥合内外部董事的信息差,实现会内会外的即时通信与协作。


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会前会后系统,有什么特殊之处呢?

  • 企业级安全:加密、访问权限控制、设备安全
  • 跨平台支持:iPad、Android、Windows和Mac应用程序+ Web访问
  • 自动转换为PDF格式以减少手动转换
  • 自动存档实时私有和共享注释
  • 实时控制其他设备,以便在会议期间同步页面

会前会后还有许多其他功能,可以提高会议室的生产力、安全性和管理效率。

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