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董事会项目管理:任务实时发布,记录汇总一处

forrestyang 发布于 2023-07-12

项目跟进是董事会中监控过程、管控结果,承接会议的重要环节之一。在企业董事会的一些会议中,遇到悬而不决或需要在会后继续跟进的项目,都需要发布项目进行项目跟进,时刻监控项目进度和结果,并在下次会议中审议项目结果。但这个过程中也会遇到一个问题,即许多项目在会议中发布,如何能体现跟进项目的整体记录,将项目任务汇总至一处?

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会中如何设置董事会跟进项目?

发布跟进项目,只能在非会议时间吗?会议中可以针对会议议程发布跟进项目吗?当然可以。

在发送会议通知或会议进行阶段,可针对某项会议议题随时添加“项目跟进”,设置项目负责人、完成时间等信息,还可设置项目提醒,快速发起任务。操作简便,任务分配权责分明。

执行人认领任务后,可在“项目跟进”功能中随时查看被分配的任务,任务按建立日或到期日排列,清晰有序,方便任务执行。执行人可以随时记录任务推进情况,任务发起人可在自己的设备端查看,从而时刻掌握任务进展,保证任务推进效率。一旦任务落实过程中出现错误也可以及时提出纠正。

在发起下一次会议通知时,可在“项目跟进”中直接添加上次会议未完成的任务,方便快捷,确保每项任务都能决而有行。

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使用会前会后发布会议督办任务

会前会后是一款董事会门户软件,在董事会的管理与会议中提质增效,在会议中做好工作分配,在会后时刻跟进任务进展,才能让每项任务都能落实到位。会前会后董事会门户将项目跟进功能完善到会议进程中去,在会议中及时部署交流任务的进度及安排,让项目协作权责分明、分工清晰、流程有条不紊,让项目跟进方便快捷、进度直观明了,大大提升了任务的执行效率和企业执行力。

在董事会门户中,跟进项目被设置为一个功能模块。无论是在会议中创建的跟进项目,还是在会外创建的跟进项目,记录都会显示在跟进纪要模块中。

会中向相关人员指派具体任务;通过邮件提醒被指派人认领任务,在任务截止日期前再次派发邮件提醒,任务完成后在系统中手动修改完成状态、系统邮件通知指派人任务已完成。全过程实现会中指派任务、会后执行跟踪、完成结果实时反馈的整个流程。落实会议决策结果,跟踪项目的进度,加强决策执行与反馈。会中跟进项目有效落实,提高执行力和工作效率。


董事会门户入门指南:什么是董事会门户?这是你需要知道的一切

forrestyang 发布于 2023-07-06

无论是独董制度改革,或是国企改革三年行动,政府、企业都建设优化董事会,最大限度地提高其董事会运作的有效性。实现这一目标的一个关键是利用董事会门户工具。董事会门户通过简化通信和确保对关键信息的安全访问,改善董事会管理。根据数据显示,到2026年,全球董事会门户市场规模预计将达到94亿美元,2021年至2026年预测期的复合年增长率为16.5%。

董事会作为企业的决策中枢和治理中心,董事会门户的应用能够为董事提供履职平台,强化决策信息支撑,帮助董事全面了解企业运营情况。下面是一篇全面的董事会门户信息指南,帮助您更好的了解董事会门户和会前会后。

1、什么是董事会门户?

董事会门户是一个全面的董事会管理平台,它帮助董事会成员在一个平台上完成所有工作并进行监控,并能够召开会议、安全访问文档、实时沟通和协作。它用高效、安全的数字化解决方案取代了基于纸张的会议与管理。董事会门户提供了安全文档共享、投票、注释、会议安排和文件实时更新等功能,为董事履职提供全面的信息支持和决策支撑。

2、谁在使用董事会门户?

董事会成员和相关工作者

董事会成员和相关工作者是董事会门户中的主要用户,他们使用董事会门户平台访问机密材料、实时讨论并参与协作、对重要事项进行投票决策。董事会门户为董事提供了一种安全便捷的方式来保持信息的更新、随时参与讨论并做出明智的决策。董事会相关工作者包括董事会办公室的工作人员,他们组织会议、准备会议议程、分发会议材料,保证会议全流程流畅运转。董事会门户通过集中式的文件存储库、一键分发会议通知和会议材料以及实时更新和协作的功能简化了他们的工作。

高管

一些企业也将董事会门户使用在领导层会议中,它以灵活、安全、便捷的优势提高了高管们在会议上协作的效率,优化了参会体验与舒适度。董事会门户可以灵活的安装在任何移动设备中,参会高管可以在异地实时参会,同现场的参会者共览一页文件,同看一块屏幕。董事会门户提供的会议服务,是一种替代面对面会议方式的解决方案。

3、改善董事会运作,从哪些方面着手?

改善董事会运作从未如此简单。董事会门户提供了一个集中式的董事会平台,可以简化董事会与委员会的会外协作,并使管理员和公司秘书更容易管理会议。

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改善沟通

有效的沟通对于董事之间的有效协作至关重要。借助董事会门户,董事可以使用任何设备、在任何位置,轻松共享信息、协作和实时沟通。这可以防止信息获取不一致而存在误解,并帮助董事会成员快速做出明智的决定。

增强安全性

董事会门户符合企业需求的安全性,保护敏感信息免受未经授权的访问、黑客攻击或数据泄露等问题的影响。同时,为了保护董事会的信息安全而实施多种安全措施,例如算法加密、防火墙、双重身份验证和数据备份。这可确保董事会信息始终保持在机密、安全的环境中。

提高生产力

简化董事会运作和减少重复性的任务有助于提高董事会生产力。使用董事会门户时,董事可以快速访问数据和报告,并进行有效地协作。这也使董事能够做出更好的决策,提高效率并推动更好的企业治理。

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董事会项目跟进,实时任务发布,项目记录汇总至一处

forrestyang 发布于 2023-07-06

项目跟进是董事会中监控过程、管控结果,承接会议的重要环节之一。在企业董事会的一些会议中,遇到悬而不决或需要在会后继续跟进的项目,都需要发布项目进行项目跟进,时刻监控项目进度和结果,并在下次会议中审议项目结果。

但这个过程中也会遇到一个问题,即许多项目在会议中发布,如何能体现跟进项目的整体记录,将项目任务汇总至一处?

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会中如何设置董事会跟进项目?

发布跟进项目,只能在非会议时间吗?会议中可以针对会议议程发布跟进项目吗?当然可以。

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开会之前,我想在会议系统的文档上添加批注,完成后如何保存?

forrestyang 发布于 2023-06-29

为了对会议内容充分了解,许多与会者在参会前对会议文件都会做很多批注、勾画与备注。将会前的注释保存到会议文件中,会中每个人打开的都是各自会前注释的文件。

无论是以纸张文件为基础的会议,或是用视频会议系统开会,会前在文件上的注释无法保存到会中文件上。但是随着无纸化、数字化会议的广泛使用,保存会议文件的会前注释功能已然实现。

打开即是会前准备过的文件

打开即是会前准备过的文件,每个人的文件上都存有会前各自所做的批注。会前在文件上所做的私人注释仍会留在会议文件上,保存在自己的账号中。待会议开始后,参会者登录账号打开文件时,便可基于文件继续勾画批注。

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会议文件一式一份

使用会前会后董事会门户时,区别于会议保存到设备本地的文件,文件一式一份下发,只能保存在会前会后系统中,并不能保存文件到设备本地。这有助于实时保存在会议文件上的操作,并将每个人在文件的上协作实时联系起来。共享注释下的注释内容会实时同步在每一位参会者的文件中,私人注释的内容无论什么情况下都只有自己能够查看。

在会前会后中,会议文件上的注释可永久保存,并且参会者始终打开的都是同一份文件,保存会议文件的会前注释,并能够在会议后导出所有的共享注释至会议纪要中。


办公技巧:领导忘记签署文件,如何与领导沟通、提醒审批签字事项?

forrestyang 发布于 2023-06-15

刚到办公室的王小姐正准备打开日历先查看今天的工作任务,一条工作提醒在面前的电脑屏幕中滑过,吸引了她的注意。很久之前,工作在董办中的王小姐上传至董事会平台一份文件,供董事们审批签字。如今临近截至日期,仍有一位董事尚未签字。当她正在思考如何与那位董事沟通取得签字时,看着电脑屏幕划过的消息,突然笑了。1个小时之后,王小姐再次登上董事会平台中发现,需要在文件上签字的董事已经全部签字。

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时常被领导忘记签字的文件

因为忙碌的日程、会议以及排期的任务,领导有时会忘记审阅审批文件。如何与董事沟通、提醒董事在规定时间内审批签署相应文件成为一个沟通上的大学问。但是在董事会平台中,董事在系统的审阅室里未及时审批签字文件,管理员可以在系统中发布提醒和通知,也可以提前为临期未决的董事设置自动提醒。

会前会后审阅室提醒

会前会后的审阅室临期提醒是以“邮件+系统提醒”的方式进行的。管理员在创建审阅室时,可根据情况设置不同的审阅状态,在待审阅、待审批、待签署三种状态中选择。设置截至日期、上传文件,选择审批人即可发布此审阅项目。在系统设置中,管理员通过设定审阅室的临期时间提醒,规定系统在审阅室项目的截至日期前多久向相关人员发送提醒通知。同时,管理员也能通过管理端审阅室页面的提示,手动发送未签署/未审批的通知。通知以“邮件+系统提醒”的方式发送通知,提醒未完成的人尽快完成该项目。

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现在就开始降低成本并提高会议效率

会前会后系统,有什么特殊之处呢?

  • 企业级安全:加密、访问权限控制、设备安全
  • 跨平台支持:iPad、Android、Windows和Mac应用程序+ Web访问
  • 自动转换为PDF格式以减少手动转换
  • 自动存档实时私有和共享注释
  • 实时控制其他设备,以便在会议期间同步页面

会前会后还有许多其他功能,可以提高会议室的生产力、安全性和管理效率。

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