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董事会门户购买指南:董事会门户如何选择?这是一篇关于董事会门户的购买攻略

forrestyang 发布于 2023-07-12

随着企业面对越来越复杂的社会环境,数字产品对于优化董事会运作起到至关重要的作用。在可用的变革性工具中,董事会门户优化董事会管理运作的方式,并提升其工作效率。根据研究显示,到2023年,全球董事会门户市场规模预计将达到数百万美元。董事会门户采用率的激增可归因于其便捷的通信与高效的会议管理功能。继续阅读文章,了解董事会门户如何在当今瞬息万变的商业环境中为董事会和领导者提供支持,以及如何为您的董事会选择合适的软件。

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什么是董事会门户?

董事会门户是指专为简化董事会治理流程、提升董事会工作效率而设计的数字平台。董事会门户在互联网的数字洪流中圈出一方净土,牢筑信息隔离高墙,为董事会成员和相关工作者提供了一个集中且安全的空间,以高性能板块与布局导航帮助董事会加强协作、管理文档、开展相关的活动。董事会门户为传统的纸质董事会流程提供了一种数字化替代方案,可提高效率、生产力和董事会成员之间的协作能力,它还被证明有利于加强决策和优化董事会治理的流程。

董事会门户在不同行业董事会中的使用

不同行业和规模的董事会都认识到董事会门户在优化其治理流程方面的关键作用,减少工作冗余和风险。了解各行业如何利用董事会门户发挥自己的优势:

非营利组织

非营利组织可以利用董事会门户简化董事会会议、促进董事会成员之间的协作以及确保遵守法规要求,从董事会软件中受益。它有助于管理董事会通信、跟踪筹款工作、监控计划结果以及安全地存储和共享敏感文档。

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上市公司

董事会门户对于上市公司有效管理董事会会议和促进董事之间的协作至关重要。在同一会议涉及不同地区的董事时,董事在董事会会议中保持统一的协作就显得十分重要。此外,它还有助于跟踪财务业绩、监督投资者关系和监控公司治理实践。

民营企业

民营企业公司通过董事会门户实现高效的董事会会议管理、促进透明的沟通和战略决策。董事会门户协助管理机密的董事会材料,审计跟踪违规操作,确保遵守公司制度和法律义务。

教育机构

高等院校和教育机构可以利用董事会门户来简化会议流程、管理学术课程、审批并监控组织绩效。它有助于跟踪学生入学情况、监控任务执行以及保持董事之间的沟通。

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政府部门

在政府机构,政府机构可利用董事会门户来召开领导层会议,实现视频会议和文件会议并行,通过个人移动设备实现突发会议、紧急会议、异地会议的召开和参会。同时,在保证信息安全的环境下,支持与会成员之间随时随地沟通。该门户工具还可以帮助跟踪公共计划的执行、管理预算和决策过程的透明度。

金融机构

董事会门户通过简化董事会会议、监控财务法规的遵守情况和监督风险管理实践,在金融机构中发挥着至关重要的作用。它有助于跟踪财务绩效、管理客户关系并确保有效治理。

医疗保健企业

在医疗保健行业的董事会中,董事会可以利用董事会门户来提升董事会会议的效率并保证信息的安全,监督对医院制度、相关法规的遵守情况,并加强董事会成员之间的沟通。

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董事会门户工具是一种董事会多功能工具,可在各个行业、不同企业的董事会中应用。凭借其高度的适配度和功能性,它是不同行业董事会的宝贵资产,使组织能够更有效地、透明地和高效地运作。

选择董事会门户的关键考虑因素

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董事会项目管理:任务实时发布,记录汇总一处

forrestyang 发布于 2023-07-12

项目跟进是董事会中监控过程、管控结果,承接会议的重要环节之一。在企业董事会的一些会议中,遇到悬而不决或需要在会后继续跟进的项目,都需要发布项目进行项目跟进,时刻监控项目进度和结果,并在下次会议中审议项目结果。但这个过程中也会遇到一个问题,即许多项目在会议中发布,如何能体现跟进项目的整体记录,将项目任务汇总至一处?

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会中如何设置董事会跟进项目?

发布跟进项目,只能在非会议时间吗?会议中可以针对会议议程发布跟进项目吗?当然可以。

在发送会议通知或会议进行阶段,可针对某项会议议题随时添加“项目跟进”,设置项目负责人、完成时间等信息,还可设置项目提醒,快速发起任务。操作简便,任务分配权责分明。

执行人认领任务后,可在“项目跟进”功能中随时查看被分配的任务,任务按建立日或到期日排列,清晰有序,方便任务执行。执行人可以随时记录任务推进情况,任务发起人可在自己的设备端查看,从而时刻掌握任务进展,保证任务推进效率。一旦任务落实过程中出现错误也可以及时提出纠正。

在发起下一次会议通知时,可在“项目跟进”中直接添加上次会议未完成的任务,方便快捷,确保每项任务都能决而有行。

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使用会前会后发布会议督办任务

会前会后是一款董事会门户软件,在董事会的管理与会议中提质增效,在会议中做好工作分配,在会后时刻跟进任务进展,才能让每项任务都能落实到位。会前会后董事会门户将项目跟进功能完善到会议进程中去,在会议中及时部署交流任务的进度及安排,让项目协作权责分明、分工清晰、流程有条不紊,让项目跟进方便快捷、进度直观明了,大大提升了任务的执行效率和企业执行力。

在董事会门户中,跟进项目被设置为一个功能模块。无论是在会议中创建的跟进项目,还是在会外创建的跟进项目,记录都会显示在跟进纪要模块中。

会中向相关人员指派具体任务;通过邮件提醒被指派人认领任务,在任务截止日期前再次派发邮件提醒,任务完成后在系统中手动修改完成状态、系统邮件通知指派人任务已完成。全过程实现会中指派任务、会后执行跟踪、完成结果实时反馈的整个流程。落实会议决策结果,跟踪项目的进度,加强决策执行与反馈。会中跟进项目有效落实,提高执行力和工作效率。


董事会都在使用什么软件?

forrestyang 发布于 2023-07-12

每个行业都有自身适用的软件,比如CRM,ERP,人事云,财务云等等。它能够提高工作效率,根据本行业专有工作流开发,以低成本、高契合的功能匹配流程,为其提供数字化工具的支撑。董事会在选择董事会的管理工具时,除了安全性以及便捷性等要求,较为关注的是日常管理和董事会会议等方面的功能,所以很多董事会选择了会前会后。

作为董事会管理工具,会前会后的优势:

集中式的文件存储库

集中式的文件存储库有利于实现有效且高效的董事会文档管理,将董事会的文件集于一处。工作人员直接将文件上传至会前会后文件库,文件库向下收发,搜集文件和信息;向上传输,将文件传递到董事手中,形成董事会统一的信息中心,实现企业文件的安全交换。

同时,不得不考虑到董事会文件安全问题,特定的文件限制给特定的人看,只需要进行角色或文件的权限设置,设置文件的可视范围,降低文件泄露的风险。

董事会都在使用什么软件?插图

清晰明确的文件更新

文件传递时不可避免的会出现更新修改的问题,若从邮件的反复收发与确认中定下文件的终稿,十分容易被多个版本的文件混淆。在文件库中更新文件,旧文件保存在历史版本中,新文件覆盖旧文件,清晰记录文件每一个版本。

轻松创建和分发会议通知

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董事会门户入门指南:什么是董事会门户?这是你需要知道的一切

forrestyang 发布于 2023-07-06

无论是独董制度改革,或是国企改革三年行动,政府、企业都建设优化董事会,最大限度地提高其董事会运作的有效性。实现这一目标的一个关键是利用董事会门户工具。董事会门户通过简化通信和确保对关键信息的安全访问,改善董事会管理。根据数据显示,到2026年,全球董事会门户市场规模预计将达到94亿美元,2021年至2026年预测期的复合年增长率为16.5%。

董事会作为企业的决策中枢和治理中心,董事会门户的应用能够为董事提供履职平台,强化决策信息支撑,帮助董事全面了解企业运营情况。下面是一篇全面的董事会门户信息指南,帮助您更好的了解董事会门户和会前会后。

1、什么是董事会门户?

董事会门户是一个全面的董事会管理平台,它帮助董事会成员在一个平台上完成所有工作并进行监控,并能够召开会议、安全访问文档、实时沟通和协作。它用高效、安全的数字化解决方案取代了基于纸张的会议与管理。董事会门户提供了安全文档共享、投票、注释、会议安排和文件实时更新等功能,为董事履职提供全面的信息支持和决策支撑。

2、谁在使用董事会门户?

董事会成员和相关工作者

董事会成员和相关工作者是董事会门户中的主要用户,他们使用董事会门户平台访问机密材料、实时讨论并参与协作、对重要事项进行投票决策。董事会门户为董事提供了一种安全便捷的方式来保持信息的更新、随时参与讨论并做出明智的决策。董事会相关工作者包括董事会办公室的工作人员,他们组织会议、准备会议议程、分发会议材料,保证会议全流程流畅运转。董事会门户通过集中式的文件存储库、一键分发会议通知和会议材料以及实时更新和协作的功能简化了他们的工作。

高管

一些企业也将董事会门户使用在领导层会议中,它以灵活、安全、便捷的优势提高了高管们在会议上协作的效率,优化了参会体验与舒适度。董事会门户可以灵活的安装在任何移动设备中,参会高管可以在异地实时参会,同现场的参会者共览一页文件,同看一块屏幕。董事会门户提供的会议服务,是一种替代面对面会议方式的解决方案。

3、改善董事会运作,从哪些方面着手?

改善董事会运作从未如此简单。董事会门户提供了一个集中式的董事会平台,可以简化董事会与委员会的会外协作,并使管理员和公司秘书更容易管理会议。

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改善沟通

有效的沟通对于董事之间的有效协作至关重要。借助董事会门户,董事可以使用任何设备、在任何位置,轻松共享信息、协作和实时沟通。这可以防止信息获取不一致而存在误解,并帮助董事会成员快速做出明智的决定。

增强安全性

董事会门户符合企业需求的安全性,保护敏感信息免受未经授权的访问、黑客攻击或数据泄露等问题的影响。同时,为了保护董事会的信息安全而实施多种安全措施,例如算法加密、防火墙、双重身份验证和数据备份。这可确保董事会信息始终保持在机密、安全的环境中。

提高生产力

简化董事会运作和减少重复性的任务有助于提高董事会生产力。使用董事会门户时,董事可以快速访问数据和报告,并进行有效地协作。这也使董事能够做出更好的决策,提高效率并推动更好的企业治理。

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数字会议:会议同屏时,其他人看得到我的私人注释吗?

forrestyang 发布于 2023-07-06

会议中,参会者在浏览文件时总是想要勾勾画画以标记重点内容帮助理解会议。许多公司会前将文件下发,参会者可以在会议文件上做注释,将想法与问题记录下来,对会议文件进行充分的了解。但是在会议中,参会者都使用移动电子设备参加会议,发起会议同屏时,自己在文件上提前做的私人注释会被其他参会者看到吗?

会议同屏之下,他人能看到我的私人注释吗?

无论是会议的汇报人,还是参会的与会者,他们做的私人注释都带有一定的私密性。尤其是在注释时选择私人注释而不是共享注释,就能够体现出对于注释私密性的个人意愿。但是在会议中同屏,尤其是以主讲人身份同屏,自己的屏幕页面同步在每一个参会者的移动设备中,那之前个人在文件上做的私人注释,是否会随着会议同屏而显示在所有人面前?这个问题受到参会者的关注。

数字会议:会议同屏时,其他人看得到我的私人注释吗?插图

在会前会后使用中,私人注释无论在什么情况下,都是不会暴露给其他参会者的,私人注释只有自己能看的到。个人注释是否公开与会议同屏并无关联,选择共享注释,即使不是主讲人也能将注释共享到所有参会者文件上,相反,选择私人注释,无论会议同屏还是管理员端都不能看见参会者的私人注释,私人注释只存在于参会者的个人账号中。

会前会后的会议同屏,同步的是什么?

会前会后的会议同屏,与屏幕共享并不相同。当会议主讲人或某一参会者发起会议同屏时,本次会议中的参会者页面都将跟随主讲人页面,实时同步主讲人的操作,激光笔的指向、翻动的页面、以及共享注释下的实时勾画与注释。

会前会后的会议同屏与注释共享与否并无关系,注释是否公开取决于注释人选择的注释选项,在此基础上所做出的注释都会基于是“共享注释”或是“私人注释”的前提条件,以满足参会者的最优使用体验。


现在就开始降低成本并提高会议效率

会前会后系统,有什么特殊之处呢?

  • 企业级安全:加密、访问权限控制、设备安全
  • 跨平台支持:iPad、Android、Windows和Mac应用程序+ Web访问
  • 自动转换为PDF格式以减少手动转换
  • 自动存档实时私有和共享注释
  • 实时控制其他设备,以便在会议期间同步页面

会前会后还有许多其他功能,可以提高会议室的生产力、安全性和管理效率。

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