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在无纸化会议中，处理重要的公司事务，并可以回顾以往会议中行动项目的进展，对一些议案的表决结果，并在组织良好的无纸化会议上报告委员会的最新进度情况。由于无纸化会议成员通常有多重职责，因此确保会议的每一分钟都富有成效地进行是很重要的。因此，提前安排会议的流程是非常必要的。考虑到这一点，提前准备一个无纸化会议议程对会议所有环节顺利完成至关重要。

以下是您为公司制定有效的无纸化会议议程的一般准则：

随着商业环境的发展，董事们的角色越来越活跃，每天都有越来越多的董事开始参与更多的日常工作，虽然他们已经承载着密集的日程安排，正如你所想象的那样，这就产生了一些有关时间管理的问题。为了解决在这一行为可能出现的挑战，加强沟通策略是必要的。

这里有五个要点需要考虑，当你提出你的新策略：

随着平板电脑和智能手机等移动设备的广泛使用，用无纸化会议系统取代面对面和纸质会议，应该是您公司无纸化会议受益的最合理的执行方案。新的技术能够在很多方面给无纸化会议会议带来方便，它允许董事们随时随地的参加会议并获取会议文件，并保证了整个会议过程的安全。

但实际上，过渡到无纸化会议系统并不会是一帆风顺的。每个公司无纸化会议成员的个性都不同，所以有些无纸化会议可能会乐于接受改变，而有些可能会抵制。所以找到一个正确方法去确保您的董事都能积极接受新的会议方式是非常重要的。

幸运的是，即将到来的新一年是将无纸化会议系统作为公司无纸化会议改进沟通流程的好机会。但在您将无纸化会议系统交给董事之前，请评估你们现有的沟通流程，以确定无纸化会议系统是否确实是理想的解决方案。

你需要做的第一件事是提出这些问题：

到目前为止，您已经知道了无纸化会议的许多好处。如果您是某个组织的 CIO 或 CTO，那么实施从纸质的无纸化会议文件到无纸化会议管理系统的改变很容易，无纸化会议成员应该也能很快适应。但你是否对此抱有怀疑？

我们来看以下一项2009的研究的数据，在这项研究的33家公司中，无纸化会议成员的平均年龄为60以上。一些公司的平均年龄甚至达到65岁以上。尽管许多公司，尤其是初创企业拥有年轻的创始人和首席执行官，但他们的无纸化会议成员往往由婴儿潮一代组成。

X 一代和 Y 一代的人对新技术的使用更加开放，但婴儿潮时期的人一般不会太快适应它…..难道不是吗？但你可能会感到惊讶，说服无纸化会议成员去数字化无纸化会议议可能会比你想象的要容易得多。

根据这篇福布斯文章，婴儿潮一代是 “积极的用户和技术的塑造者”。他们名下有可支配的收入，他们把钱花在不同类型的硬件，软件和在线服务上。他们可能不是第一个使用新推出的技术，但它们很快就赶上了新一代的差距。尼尔森媒体研究的洞察力分析和政策高级副总裁帕特里夏麦克唐纳在2010年说，40% 的在技术上的消费来自婴儿潮一代，即使他们只占人口的25%。