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会议议程更新:将更新文件及时发给参会董事

forrestyang 发布于 2024-05-16

会议文件有错别字,要不要修改更新?

会议议案内容更新了,重新给每位参会者发一遍会不会很打扰?

企业会议准备,或多或少地都会遇到文件需要更新的情况,在时间的催促与文件准确性等要求下,常常会手忙脚乱。在文件更新时,常常要注意以下问题:

文件版本一致性:避免董事不同版本文件混用

文件更新是基于文件内容做出的修正,多数情况下是在原文件上修改,修改文件的局部内容。但新旧文件在文件名称上一致或关键词类似,影响参会董事对新旧文件版本的区分,难以分辨原文件和更新后的文件,混淆新旧文件。保证参会董事使用文件版本的一致性,避免董事新旧文件的混用。

文件修改时效性:在规定时间内尽快完成文件更新

会议文件更新要求时效性,当文件有变动时应尽早通知到董事。甚至一些文件更新工作是在会中临时完成的,这对文件更新的时效性有更高的要求,尤其在文件数量多的时候,仍要计划有序的完后此项工作。

会议议程更新:将更新文件及时发给参会董事插图

会前会后系统:董事会会议管理系统

会前会后系统是为董事会研发的董事会会议管理软件,在企业高管会议、董事会会议等会议中广泛应用。参会董事可以在会议文件上批注、实时接收会议文件的更新。在紧急的时效与准确性的要求下,文件更新的工作面临很大的困难和挑战。会前会后系统在文件更新时能够快速将更新文件发送给每一位参会董事手中,并用新文件覆盖旧文件,让每位参会董事一打开看到的就是新文件,避免文件的混淆。

会议内容的任何变更都要及时地反馈到文件中,更新后的文件会自动同步给每一个人,待董事打开该文件时,直接查看的就是最新版本。在同一名称下,新版本文件覆盖旧文件,旧文件保存在文件的历史记录中。在文件的历史记录中,可以溯源之前的每一版文件,下载含带批注的特定版本旧文件。

所有文件的更新、上传分发与通知需要在规定的时间内完成,更新文件无需逐个通知。新版本文件上传后,董事终端自会收到有文件更新的系统通知,避免过多邮件或OA系统的打扰,董事在需要浏览会议信息和文件时自会看到文件的更新通知。

会议议程更新:将更新文件及时发给参会董事插图1

会前会后系统在文件更新时,计划有序,避免对参会董事过多打扰、避免文件版本混乱产生误解,提供信息交流渠道。即使是在会中临时更新会议文件,也可以通过“上传”“分发”两个步骤完成文件更新。

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