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使用会前会后,如何提高董事会业务稳定性?

forrestyang 发布于 2023-02-14

董事会是现代企业内部维持稳定性和持续发展的管理中枢,是公司最高决策机构。不同企业董事会都有一套自己的工作流程,由于市场因素的变化,董事会运转出现许多新需求被加速般地推到面前,亟待解决。

打造高效运转的董事会机制

“真正有利于董事会高效运作的是对实质性问题的关注、信息的结构和团队的活力。”构建一个董事会高效运作的机制,通过聚焦于实质问题、信息与沟通机制等方面的改进,提高董事会的决策质量,防止错误行为发生,为公司创造价值。

使用会前会后,如何提高董事会业务稳定性?插图

提高董事会运转的有效性和稳定性从何处入手?

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过去这三年,企业高层会议悄然发生了变化……

forrestyang 发布于 2023-01-19

后疫情时代下,许多变化在企业高层会议中悄然发生。在会议模式的选择上,企业对于线上或线上线下协同的会议方式越来越偏重,多会场的会议方式与会议文件管理和安全备受重视。

会议方式—线上线下协同会议模式被更多选择

在后疫情时代,随着人们办公、学习、娱乐和生活有序复苏,远程会议与现场会议相结合的混合会议模式日渐为更多企业所采纳。

通过开展线上会议或者线上+线下相结合的混合会议,身处异地的高管也能“面对面”沟通,打破远距离沟通协作的时间和空间限制,让不在现场的人员通过移动设备线上参会。同时进行传统的线下会议,线上与线下相结合,推进会议室和远程参会人员之间的协作。

到场与会人如常参与会议,不在现场的参会者以远程的方式参加会议。这并不会影响其参加会议的质量,通过会前会后,参会者信息实时同步、即时互动。

多地联动—多会场会议模式同步参加会议

不同会场间共同参加一个会议,实现多地联动。设置不同会场可以避免参会人员的大范围流动,这是疫情状态下的一种新选择。多会场会议模式下,各位参会者文件同屏、批注同步,手中平板同翻一页纸,通过激光笔的指引聚合参会者的目光焦点。

过去这三年,企业高层会议悄然发生了变化……插图

电子文件—更重视文件的管理与安全保密性

后疫情时代加速了企业文件无纸化的管理,时间和距离的阻碍让电子文件的魅力更得凸显,方便于线上传输、沟通与管理的电子文件备受企业青睐。

1、文件管理

线上的文件库方便对文件及时的归类整理,存储下过往的文件和会议资料,方便日后随时调阅。

同时,电子文件管理的好处还有:更新后的文件可以随时上传,各位董事能在第一时间收到最新的文件。更新的文件覆盖于文件以往版本之上,保证所有人的文件都是最新一版,避免了因不同版本、不同渠道来源的信息所造成的文件信息不一致的状况。

2、信息的安全保密性

对于会议与文件的权限控制是高层会议保护信息安全的手段之一。基于角色的访问控制还有通过基于权限的设置限制了对机密文件、会议环节的访问级别。这些角色定义了这些文件可以被哪些人访问,会议的各环节允许哪些人参加,最大程度的保证了数据的安全性。

文件资料通过不同渠道传输会出现很多安全性的风险。无论是失误下的操作还是有意无意的信息泄露,都会对企业的运作安全造成威胁。而电子文件和线上会议之所以在企业之间受到欢迎,主要在于其简化了会议流程,缩短了地理距离上的距离,提高了会议效率。

会前会后在企业高层会议中的使用,解决了异地开会、文件流转等许多难题。简单直观的页面让文件存储库更加易于使用,简单的拖放实现文件的上传与共享,节省时间的同时带来了更大的便利性。


除了对文件设置访问权限,会前会后还有哪些内部人员信息安全管理措施?

forrestyang 发布于 2023-01-18

董事会的信息泄露鲜少从外部泄露而多从内部泄露,这不仅因为企业采用许多外部安全措施为董事会进行十分有效的保护,还缺少对内部人员防范的重视。保护董事会的信息不仅仅依靠系统外部的安全措施,会前会后系统在内部人员的信息安全管理方面也提出了很多的措施:

1、权限控制

针对不同的角色赋予不同的权限,细粒度权限控制对信息做到了数据不同级别的保护,细粒度精细到用户、到会议、到文件。通过细粒度权限的控制,可以满足不同角色的不同需求。

基于角色的访问控制还有通过基于权限的设置限制了对机密文件的访问级别。这些角色定义了这份文件可以被哪些人访问,保证了最大的数据安全性。

除了对文件设置访问权限,会前会后还有哪些内部人员信息安全管理措施?插图

2、自动文件水印

对文件、会议纪要等信息添加水印,水印清楚标注用户以及用户打开文件的时间,为企业泄密追踪提供有效证据。每个账号打开任一文件,文件上的水印都会显示用户姓名与打开时间等信息。

3、双重验证登录

登录会前会后时,可选择采用双重认证的方式保护账号的安全。通过用户账号密码结合其他验证方式防止账号密码泄露,禁止他人浏览账号内容,保护账号安全。

4、工作阶段时限

会前会后通过设置专门的工作阶段时限来保障账号的安全。在账号没有任何操作的一段时间后,账号会下线,如果账号一直操作就不受影响。工作阶段时限的限制让被遗忘的登录账号没有被他人使用的机会,保护账号的安全。

5、审计跟踪

审计跟踪在追踪企业内部违规活动和可疑活动时十分有效,任何违规欺诈行为都可以追溯时间和责任人,任何操作行为都会在系统中留下痕迹。

6、远程清除丢失或被盗的设备

会前会后系统可以使设置退出即删除本地文件,再次登录后如有需要可重新下载,适合在非专属设备上使用会前会后的用户。同时,系统管理员可以进行远程数据擦除与粉碎,当设备遗失时,管理员可以选择擦除账号的数据,保护董事会的信息安全。

7、数据集中 统一管理

传统会议模式下的会议材料均采用纸质材料。各个部门分别打印出的数据,如果有数据修改的情况,导致原始数据被丢弃,同时原始数据很容易存在丢失的现象。而对于保密会议,会议结束后,还要安排专人负责收集会后资料并进行销毁,回收人员不清楚会前有多少资料准备,因此在回收时也无法从数量上控制,极易造成资料泄漏丢失的情况。

利用会前会后系统,会议所涉及的所有资料都将统一上传保存在文件库,参会人登录账号即可查看,管理后台可以对数据进行统一的集中管理,实现数据的可追溯集中管理,大大提高会议的安全性。

除了对文件设置访问权限,会前会后还有哪些内部人员信息安全管理措施?插图1

在董事会中,纸质文件以及电子信息的损坏以及泄露,都会对董事会产生很大的影响,无论这些泄露是有意还是无意。会前会后系统全方位保护董事会机密不外泄。端到端加密功能,保证董事会每一场会议、每一份文件都安全、自主、可控。


加强董事履职闭环管理,积极协助董事提升履职效能

forrestyang 发布于 2023-01-18

会前会后轻松实现线上文件传输、审阅、反馈、参会沟通、审议议案、签署决议、跟踪执行等董事履职闭环管理,不断加强完善董事会办公平台场景建设,董事会信息系统建设,积极协助董事会提升董事履职效能。

加强董事履职闭环建设,协助董事提升履职效能

以“通讯”或“线上”的方式参加董事会现已十分常见。一键参加董事会,无论董事们身在哪里。会前会后系统包含会议通知下发、会议文件同屏浏览、共享或私人批注、文件审议、议程投票、签署、文件存储以及会议记录导出等功能,对董事会会议全流程覆盖,满足董事日常办公与文件互动的需要,以随时开会探讨的方式促进董事们交流沟通。

通过线上演示、无纸化会议等数字手段,会前会后董事云实现跨地域的业务发展:现场察看、技术问题演示、重要客户访谈、基层员工座谈等,无论董事身在何地,都能全面深入了解企业实情,为科学决策提供信息参考。

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从运行机制到管理能效,董事会如何通过数字总部弥补稀缺价值?

forrestyang 发布于 2023-01-18

“数字总部”指的是通过数字化工具,连接每个人、连接每个业务单元,让企业的经营管理都在同一个平台上发生。作为董事会的数字化工具,会前会后将董事履职、董事会会议以及董事会的运作管理放在同一平台之中,建立董事会的数字总部。

什么是“数字总部”? 

在经济学家任泽平先生2022年12月演讲中,提出企业要建立自己的数字总部。

什么是企业的“数字总部”通过一个数字化工具,连接每个人、连接每个业务单元,让企业的经营管理都在同一个平台上发生,不受时间、空间、语言的限制,飞书就是企业的数字总部。

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现在就开始降低成本并提高会议效率

会前会后系统,有什么特殊之处呢?

  • 企业级安全:加密、访问权限控制、设备安全
  • 跨平台支持:iPad、Android、Windows和Mac应用程序+ Web访问
  • 自动转换为PDF格式以减少手动转换
  • 自动存档实时私有和共享注释
  • 实时控制其他设备,以便在会议期间同步页面

会前会后还有许多其他功能,可以提高会议室的生产力、安全性和管理效率。

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