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会前会后系统Q&A:董事会管理工具相关问题解答

forrestyang 发布于 2024-05-31

不同企业在购买董事会管理工具时,都会带有不同的功能需求,希望能够借此提升本企业的董事会管理效率和质量。作为垂直领域的专业SaaS工具,会前会后针对董事会的工作流程研发,符合董事会成员的使用系统,在董事履职、董事会管理中提供颇多助力。

下面是关于会前会后系统董事会管理工具的常见问题Q&A,快看看有没有你最关注的问题!

1. 董事会管理工具是在哪里使用的,可以在移动设备上访问董事会管理工具吗?

董事会管理工具可以安装在手机、平板、笔记本电脑、台式电脑中,并且能够兼容市面上主流的系统,无需因使用设备担心的。董事会成员在手机/平板/电脑中安装董事会管理工具后,可以随时访问数据和文件材料、与团队成员沟通交流,及时了解组织的最新发展动态。因为使用设备的灵活性,董事会成员在出差旅途、远程会议、异地办公等环境中也能够轻松履职,在线协作。

2. 董事会管理工具主要有什么功能?

董事会管理工具主要用于董事会会议管理、董事在线履职、董事会中的信息互联等场景,以实现董事会中的无缝协作并改善治理。其中包括会议室、文件库、决议、问卷调查、跟进项目、通告等功能模块,支持董事会文件分发与管理、问卷调查、任务督办、公告发布、审议决议以及无纸化会议管理等需求。

会前会后系统Q&A:董事会管理工具相关问题解答插图

3. 怎样保证董事会成员能接受数字化产品,上手使用轻松?

会前会后系统的使用逻辑与董事会主要工作流相符合,满足不同董事带入自己的日常使用习惯,提供董事履职的个性化体验。在产品的主页中,清晰直观的页面导航和简洁的页面避免冗杂的功能对履职董事造成困扰,帮助不同数字化接受程度的董事使用。此外,会前会后的多语言功能,支撑外国董事或高管加入到董事会的在线协作中,为董事会多元化提供工具支撑。

会前会后系统的工作人员会为购买服务的企业提供免费的培训服务并发放用户手册,在有需要时为董事会成员和相关工作人员提供免费的培训服务,并随时回复用户的需求响应。

4. 如果董事会成员在使用门户网站时遇到技术问题,会发生什么情况?

会前会后系统提供全天候客户支持,并在必要时提供帮助,确保每位用户都能获得优质的使用体验。当您在使用中存在问题,请及时联系您的对应服务人员,他们会在最快时间内为解决问题提供技术支持和帮助。

5. 董事会门户如何确保数据安全?

董事会中有大量的企业机密信息,数据安全应该是要考虑的最重要的事情之一。会前会后可以通过强大的安全功能以及企业级安全服务保护您的数据。在内部和外部两方面保护企业的信息安全,加强内部的信息管理,避免信息从内部泄露,并随时防护外部的网络攻击。

会前会后董事会管理方案,助力董事会高质量管理

1、文件存储库和版本控制 — 文件存储库将企业董事会的所有文件集中在一个统一的系统中,满足董事会成员在设备上的随时访问。版本控制是指对文件的各个版本进行系统跟踪和管理,会前会后董事会管理方案在文件更新后对旧版本文件的保存和覆盖,用户随时使用文件的最新版本,避免版本混用。

2、会议管理工具 — 在会议开始之前,相关人员需要做好充分的准备,以确保会议的有效。会议管理工具可以帮助他们轻松地准备董事会会议,设置会议议程为会议流程框架、一键分发会议文件和会议通知,并在文件发生任何变化时及时更新。同时会前会后董事会管理方案还可以帮助董事会实现无纸化会议、简化工作流程并降低董事会运营的成本。

会前会后系统Q&A:董事会管理工具相关问题解答插图1

3、投票表决与决策— 在董事会会议期间,董事会成员需要对议案进行投票表决或回避表决。具有投票功能的董事会管理工具使董事会会议在表决流程变得更顺畅,董事会成员可以在平板上轻松投票,系统实时统计显示投票结果,回避表决、结果导出、投票备注也能够轻松完成。会前会后董事会管理方案将手动计票转为电子计票,节省时间并适应远程会议的使用。

4、安全和加密措施 — 随着网络攻击增加和网络愈加复杂,转向数字解决方案不可避免会担忧其带来安全问题。在会前会后董事会管理方案中,董事会涉及的所有资料都将统一上传保存在文件库,董事登录账号即可查看,管理后台实现数据的可追溯集中管理,大大提高董事会的安全性,降低了机密文件存储的安全风险。同时,数据加密、访问控制和审计跟踪等安全措施在保护机密信息中发挥着关键作用。

5、移动可访问性和多设备同步 — 会前会后董事会管理方案以灵活性的设备使用为董事会提供服务,董事可以在不同的设备上访问,除了设备参考编号等功能保护安全性外,同一账号的信息内容实时在不同设备中保持同步,以支持更顺畅的会议和工作流程。

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