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企业召开管理层会议需要注意哪些问题?揭秘企业的无纸化会议管理

forrestyang 发布于 2024-05-23

管理层会议管理规范有序,能够帮助领导在固定时间内充分完成信息和意见的交换,对会议商讨事项做出结论,提高会议效率,改善会议质量,这适用于董事会、总经理办公会、外部董事沟通会等情况。

会议是一群人参与其中,一定要注意人的“状态”

企业召开管理层会议时,需要提前注意哪些问题才能避免冗长无效的讨论?如何预防会中突发状况拖延会议时间?听取相关工作汇报并及时记录领导的意见和质询?一些会议中的不当行为不仅会降低会议效率,还可能导致参与者产生挫败感和不满。想让管理层会议进程更顺畅,便要注意以下几个方面:

  • 参会者的疲劳状态

长时间地做同一件事情容易产生心里疲劳,削减最初的热情和兴趣。尤其是在会议进行时,长时间的同一坐姿与视角、严肃的环境氛围等,会让参会者产生疲惫与困倦的状态,难以调动注意力集中到会议上。

  • 沟通交流中的障碍

当参会者之间缺少共同的意义空间,就会存在语言障碍、理解障碍等问题,沟通也会变得困难。不同文化背景、不同工作经历、不同思维模式或不同表达方式的参会者在进行思想的碰撞时,易产生误解,阻碍有效沟通。

  • 决策陷入僵局下的消极参与

若涉及某一议题参会者无法达成共识或决策过程冗长、复杂,会议决策可能会陷入僵局,不同意见相互拉扯,尤其在这个过程中相同的理由反复陈述时,参会者容易产生对信息的“拒收”心理。没有鼓励积极参与讨论与决策的措施,在以决策为主要目标的会议中,参会者的消极参与就会拉低会议的质量与效果。 消极的参与态度降低参会者的积极性,产生参会者成为被动接收信息的结果。

企业的无纸化会议管理,在管理层会议上如何应用?

当企业信息化的快速发展与低碳环保理念深入人心,灵活高效与低碳环保在会议方面汇聚一点——无纸化会议。开启无纸化会议,会前会后系统为企业管理层会议提供以下解决方案,助力企业完成会议无纸化的平稳过渡:

企业召开管理层会议需要注意哪些问题?揭秘企业的无纸化会议管理插图

会前:向参会领导发送电子版会议文件,提前随会议通知发送到参会领导个人设备上,参会领导可提前浏览并在材料上做批注,为会议做好充分准备。

会中:会中演示功能有文件同屏与自由翻页,参会领导无需观看投影屏幕,只需浏览自己个人设备即可,更好的接收会议内容;同步批注、激光笔等功能,让参会领导集中注意力,防止会议走神。同时还有一键更换主讲人、项目跟进、投票表决、文件审批等功能,全流程无纸化支持,减少了繁琐复杂的流程,如投票环节,只需在应用内线上投票,投票结果实时呈现,省去了计票流程,会议节奏更高效。

会后:一键生成会议纪要与会议文件包,会议文件及批注可永久留存,方便会后参会领导重新回顾会议内容,更深的领悟并传达会议精神,不会出现会议内容一知半解的情况;“文件库”功能,为会议文件存储及共享提供了安全的云平台,方便用户检索,且文件安全性有多重保障。

企业召开管理层会议需要注意哪些问题?揭秘企业的无纸化会议管理插图1

管理层会议工具为什么选择会前会后?

在安全性方面,会前会后系统从用户身份进行验证和文档加密,到访问及下载权限控制,自动清除丢失的设备数据,并能够抵御网络中的危险漏洞。

不浪费时间、不拖延会议、及时记录下会议信息与决策,会前会后系统能够简化会议全流程管理,包括会议前的通知下发、文件传输,会中文件浏览、投票、任务指派,以及会议后的文件存储和发放。消减了与会议相关的冗长过程,并以简单安全的方式简化会议沟通和协作。

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