数字化是支撑战略、组织、流程的工具和手段。随着数字时代的来临,企业高管会议逐渐将会议室搬入数字空间,通过无数的小工具限制会议的议程时间、流程顺序、发言方式、决策结果、会议纪要导出等等以提高会议效率,优化会议形式和会议体验,争取更大的竞争优势。
一场高管述职会的流程
在A企业一场高管述职会上,负责各项目以及各部门的管理层领导,就各自在2023年及2024年上半年工作情况向公司董事会进行了汇报。针对存在的问题和不足,提出了解决措施和工作思路,并对2024年下半年的工作进行了全面规划。在听取管理层汇报后,公司董事长总结讲话。
除了述职会,常见的高管会议还包括总经理办公会、定期例会、中高层管理会、董事会等等,这些会议多是非“大会”的小型会议,注重会议安全性与沟通协作,有一定的会议目标和任务。
常见的高管会议存在哪些问题呢?
在企业中,即使高管会议为追求效率不断革新,但仍然存在一些通病导致会议效率低下,例如:
很多高层管理团队主体责任缺失,遇到问题时自觉不自觉地回避,问题无人解决一直堆放;
议而不决,难以形成集体意志;
高管开会时间内耗严重,一开一两个小时,解决不了一两个问题,开会即内耗;
会议问题没有解决,反而带着更多问题离开;
会议以汇报工作为主,不分析问题,不提解决方案;数据经过层层汇报,到会时已错失最佳讨论时间等等。
以上不少问题是许多企业的通病,在许多高管会议中反复出现,尽管企业也在不断提出办法改正问题,但是仍收效甚微。
企业召开高管会议应该注意哪些细节问题?
会议的通知应提前发出,通知含带会议的主题、议题议案、会议流程等信息。如果会议过程中会用到一些资料,也应该一并附上,让参会人员有机会提前熟悉。会前更新文件时,应同步更新,不要有遗漏。
当会议开始后,尽量按照预设流程进行。若会议经常延迟,可提前为不同议程设置会议定时器,显示发言时间以提醒发言者加快讲话速度。如果需要临时添加议题和议案文件,管理员通过管理端及时修改会议议程,参会者刷新设备同步更新。
会议决策落实过程中,按照预设模板及时导出会议纪要,并在会议结束前将会议纪要的重点和参会高管一一确认签字留档,会后及时分配执行项目,落实会议决策。
通过会前会后系统召开高管会议
会前会后系统有助于组织高管会议的每一步,会前能够使准备工作变得更迅速,会中加强互动性,会后快速导出会议纪要、存储会议文件等。连接现场与参会者,不必再为所有的参会者打印会议文档。会前会后系统提高会前准备效率,加强会中沟通协作,助力会议决策落实、结果跟踪。在平衡便捷和安全的尺度下,做到文件安全、数据安全、操作安全、工具安全。