特易购通过一个多次获奖的无纸化会议管理系统节省时间和金钱

特易购乐购股份有限公司自2014年以来一直在使用会前会后来召开数字无纸化会议会议。特易购（乐购）是一家全球领先的跨国零售商，致力于为消费者提供更好的服务。

特易购英国的解决方案架构师Chris Spanias与我们讨论了特易购为何选择会前会后管理系统以及会前会后如何帮助他们节省时间和金钱。

跨平台兼容性

在切换到会前会后管理系统之前，我们已经有了一个无纸化会议管理系统。切换的原因是Board Pad 不支持 Android 设备。由于我们刚刚发布了一款由我们自己生产并使用Android系统的设备，所以无纸化会议显然希望在公司内部推广并使用它。这是一个自给自足的案例，所以我们需要找到一个解决方案，可以继续满足需求，并能够在Android设备上工作。我们也与其他无纸化会议管理系统（如Diligent）进行了比较，但会前会后给我们留下了最深刻的印象。

我们无纸化会议成员的反馈是积极的。他们可以在任何设备上使用会前会后管理系统，从iPad、我们的Android平板到公司的Windows电脑。他们很高兴能够灵活地使用它，而不必随身携带会议文件袋。

节省时间，提高效率

在召开会议之前，我们的管理员必须打印会议包并使用旧软件。它挫败了数字化的目的，反而增加了工作量。会前会后应用程序非常擅长这些事情，他们不再需要打印任何东西了。它可以在每个平台上工作，这样每个用户都可以访问它。

这本身就让我们的行政人员的更轻松了。他们不必为用户打印大量的文件和包装，然后在应用程序中设置会议并演示。在组织会议方面，它节省了他们的时间，提高了效率。

会前会后为自己付费

不久前有一项内部研究，我们为每次会议20-30人打印数百页PowerPoint演示文稿、图片以及备份副本，每隔一周左右就要做一次。一旦他们转用会前会后管理系统，我们的无纸化会议就不再使用纸张了。现在只剩下每人每年的许可证费用了。研究发现，我们在印刷和纸张方面节省了太多的钱，每年几乎都要为自己买单，这令人印象深刻。

容易入门

自从我们开始使用会前会后管理系统以来，我们几乎没有给客服打过电话。我想这是衡量一个产品是否成功的一个很好的标准。对于会前会后管理系统的用户友好性以及它完全替换纸质文件的能力，已经有了很好的反馈，这也是采购会前会后管理系统的主要驱动因素之一。一旦会议参与者获得授权，他们就可以登录，这对他们来说是很自然的。对于高级用户或管理员也是如此。在标准的30分钟演示之后，新用户似乎可以很轻松地使用它。

企业级安全

当我们的信息安全团队审查会前会后管理系统时，我记得他们对安全标准和认证感到高兴和印象深刻。根据他们所说的，我相信这比我们以前的情况要高出一步。事实上，它可以使用ADFS身份验证，这对我们很有用，因为我们使用ADFS身份验证。会前会后管理系统还具有必要的安全合规标准，因为使用该标准的人员（无纸化会议成员、董事等）以及所讨论信息的敏感性质决定其作为我们采纳的先决条件。

强大的会议工具

我特别喜欢在会议期间实时注释演示文稿的能力。我可以私下这样做，这样只有我自己能看到它，或者我可以与任何参加会议的人分享我的评论。当你主持会议时，这真的很有用。

采访解决方案架构师Chris Spanias