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Coastline Housing通过我们的无纸化会议会议软件消除了最后一分钟更改的麻烦

Coastline Housing是一个以社区为基础的住房协会,在康沃尔有4000多个家庭,约250名员工。

Coastline Housing公司服务总监大卫温厄姆(David Wingham)解释了为什么他的组织在一个有竞争性的软件让他们失望后选择会前会后。

“我们的组织正在经历数字化转型。

我们希望我们的客户能够在网上做更多的事情,并希望我们的员工也能利用其技术。

在使用会前会后之前,我们尝试了一款其他不同的产品,但没有成功。软件并没有达到我们需要的效果。它对用户不太友好,我们经常感到沮丧。如果有系统更新,它会丢失所有的历史记录。而且它也不适用于所有平台。Coastline Housing 使用 Windows, 会议的第一部分应花在技术上,而不是在日程上。”

从纸张到数字化的轻松过渡

“所以我们四处寻找更好的选择。我和我们的治理管理员都接触过会前会后,并且就如我们所看到的,所以我们比较了之前的考察并决定试用一下。

我们发现会前会后管理系统非常迅速和直观的使用。正是这种功能动摇了我们。它完全符合我们的要求。

大约一年前,我们开始使用会前会后管理系统来召开每周的执行团队会议,会议进行得非常顺利。以前每次会议都会有一套厚厚的文件,但在开会的时候,这些文件都在平板电脑上。你可以做你所需要的一切,而不需要硬拷贝。”

对应用程序中的文档进行更改或添加注释

“您可以在文档上做笔记,并与团队中的其他人共享笔记。我可以坐在办公桌旁或家里添加批注,我的同事下次登录时就会看到。这意味着我可以在见面前给他们一个我们需要看的东西的“提醒”,这样我们就可以在会议前就完成了必要的准备。这是一种非常有效的工作方式。以前,我不得不发一封单独的电子邮件,或者直接去找他们。现在我可以通过会前会后很自然地完成这一切。

Coastline Housing 现在开始使用会前会后管理系统召开无纸化会议会议,绝大多数成员都能够轻松接受,但有些人有点不情愿,但这与使用平板电脑有关,而不是与会前会后有关。一旦他们掌握了使用平板电脑的窍门,会前会后系统就显得非常直观了。如果他们愿意的话,他们可以使用便笺和高亮显示等工具,就像使用纸张一样,它真的很完美。

管理员发现它也很容易使用。他们可以很快地把会议的文件放在一起,这样就节省了时间、复印和邮寄大量的议程资料。如果一两个无纸化会议成员仍然需要硬拷贝,我们可以从会前会后上打印出来,没有问题。”

记录以前的会议和文件

“在过去,我会有一个装满无纸化会议文件的文件柜,如果我想查阅一份旧文件上的笔记,我就得翻遍文件柜。但是有了会前会后管理系统,所有过去的文件都在那里,我的笔记(以及其他人分享的笔记)也保存在文档中。

我们的月度管理会议也有可能使用会前会后管理系统,与下一级管理层一起使用。他们都已经有了平板电脑,所以我们在适当的时候采取额外的措施是合理的。”

采访Coastline Housing企业服务总监大卫温厄姆(David Wingham)。

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