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会前会后给Cafcass带来直观和友好的用户体验

Cafcass 代表了儿童在家庭法律案件中的利益,确保儿童的声音得到倾听,并以他们的最佳利益作出决定。

Cafcass 无纸化会议和公司支持助理伊丽莎白·莫里森(Elizabeth Morrison)谈到了转换为会前会后管理系统的商业案例。

“在Cafcass,我们一直在尝试创新,并以更少的钱去做更多的事情,因此资源总监建议我们为我们的无纸化会议选用无纸化会议管理系统。我们为变革准备了商业案例,通过研究了纸张会议文件的大小、印刷成本、整理这些会议文件的时间成本以及邮寄成本。然后,我们将其与购买会前会后管理系统的成本和为所有无纸化会议成员购买平板电脑的成本进行了比较,并计算出我们将通过数字化节约的成本。”

在不同设备上使用会前会后

“我们研究了BoardPad、BoardVantage、BoardEffect和VirtualBoard,但与所有其他供应商相比,会前会后是成本最低的。例如,您可以在不同的设备上使用会前会后,包括Android平板电脑,而许多其他供应商没有这个选项。这对我们来说是一个关键的卖点,因为我们的许多无纸化会议成员已经有了自己的设备,所以不想再为我们的会议专门携带一件其他设备。会前会后的安全性和加密方式也是一个关键因素,因为我们的文档可能会包含高度敏感的信息,所以我们的数据安全显得非常重要。”

简单易用

“我们试用会前会后并持续了一个会议周期,然后得到了每个人的反馈。会审的无纸化会议成员强烈推荐使用。她认为这正是我们需要的,她提到她可以对文件发表评论就像直接使用纸张文件一样,但她不必随身携带一大捆文件。因此,我们于2014年12月开始逐步启动会前会后管理系统,自2015年3月起,整个无纸化会议就一直在使用会前会后,我们接受了会前会后的用户指导,并与无纸化会议成员举办了研讨会,他们发现会前会后简单易行。作为管理员,我也不需要任何正式的培训。”

定制用户体验的灵活性

“我们现在有13用户许可证来使用会前会后召开所有无纸化会议和委员会会议。选用会前会后后,我们对无纸化会议成员进行了一次调查,询问是否有什么需要改进的。例如,我们提出注释选项中的笔线是否可以变细,并且现在已经进行了这种更改,这一点非常好。如果一个文档需要更新,那么我就可以简单地上传它,当下次有人登录时,他们可以看到更新的内容,所以一切都非常清晰。以前,如果其中一份文件没有准备好,那么你就不得不推迟发布这些文件,因为这些文件没有给人们足够的时间去阅读。文件库功能也非者常有用,您可以用来存储无纸化会议成员定期引用的文档,例如职权范围或会议日程安排,而在我们需要这些文档之前,我们必须在他们要求时将其通过电子邮件发送给他们。”

“半小时准备会议包”

“回到传统方式就会慢得多。我们计算出平均每份无纸化会议文件约有100页,所以13个无纸化会议成员就是1300页。我们花了整整一天的时间为一次会议制作会议包,而会前会后可能只需要半个小时。”

采访自无纸化会议和公司支持助理伊丽莎白·莫里森(Elizabeth Morrison)。

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