基督复临安息日教会使用我们的数字会议解决方案提升其会议进程

基督复临安息日教会是一个新教基督教教派，在215多个国家设有传教士。它的南太平洋分部由澳大利亚、新西兰和整个南太平洋的其他岛屿组成，拥有近3700万人口。他们从2016年8月开始使用会前会后。

SDAC-SPD的副部长丹尼耶拉·舒伯特（Danijela Schubert）分享了他们现在使用会前会后系统后会议进程的改进情况。

基督复临安息日教会-南太平洋分部（SDACSPD）发现，由于在会议上花费了过多的时间、金钱和精力，因此急切需要一款无纸化会议管理系统。SDAC-SPD共与三家供应商进行了详细的沟通后最终选择了会前会后系统，因为它的安全性更高，过渡过程更无缝，而且它的直观功能给会议管理员和与会者带来了很大的便利。

方便高效的无纸化会议

Danijela分享了在开始使用会前会后之前如何手动完成所有会议的准备工作。“每次会议开始时，我们都会打印材料并分发给与会者。当会议材料达到三百页时，我们需要整个周末复印和准备一切。而现在，有了会前会后我们就没有必要再这样做。”

不仅是那些从转向数字化后感受到好处的会议管理人员。现在，无纸化会议会议材料被即时更新并自动发送给与会者进行更新，因此与会者能够更有效地为他们的会议做准备。“我们希望与会者能够提前获取材料，以便他们为会议做好准备。”

会前会后系统也改变了他们的会后流程。他们不再需要销毁纸张文件，从而节省时间、精力和纸张。“我们想节约纸张，进一步来讲就是节约树木，更深层次的就是我们可以为环保做出贡献。考虑到为我们的无数次会议准备所花费的时间和精力，我们更希望秘书们节省出更多的时间去做更重要的事情，而不是花费整个周末来准备文件。使用会前会后系统后就方便多了。”

从基于纸张到数字化的无缝安全过渡

SDAC-SPD在寻找适合其组织的无纸化会议管理系统的同时，也研究了其他解决方案，如Diligent和BoardPad。“我们申请产品演示并对会前会后方案进行了试用。我们对它非常满意，所以我们继续执行选择并实施会前会后管理系统。与我们测试过的其他产品相比，会前会后管理系统显得更加用户友好和成本高效。”

除了成本和便利性，Danijela说道SDAC-SPD之所以选择会前会后是因为它的安全性和自托管特性。“我们希望确保我们的信息安全得以保障的和自托管的，当然会前会后确实能够提供这些功能。”

从那时起，SDAC-SPD能够无缝地从完全手工准备和纸质会议转变为完全数字化的会前会后系统。现在，他们在12个国家的教育机构、医院以及食品和健康组织中使用该软件的用户超过500人。

对于实施情况，她说过程“非常顺利，会前会后方案提供了充足的培训”。无论何时我们要求进一步的培训，会前会后支持团队都很容易联系，支持会议可以立即安排。”

总体来讲，她认为会前会后系统在2016年帮助SDAC-SPD运作得更加顺利。“会前会后系统整体使用非常方便。很容易更改议案、滚动议程和跟进事项，甚至在文档上写注释。直接在文件上做注释特别有助于我们在会议期间做笔记，因为我们可以在事先查看无纸化会议文件材料的同时写笔记，并在实际会议期间参考。这样非常方便，因为我们可以知道我们想要提出什么问题或观点。会前会后的好处在于它能够在不影响机密性和安全性的情况下支持所有这些功能，乃至是离线时也是如此。”

来源于与副部长丹尼耶拉·舒伯特（Danijela Schubert）的访谈