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PayMe体验到来自会前会后全球团队的实时支持

PayMe集团是澳大利亚领先的工资和薪资顾问承包商。自2017年11月起,他们一直在使用会前会后系统来召开月度无纸化会议会议。

PayMe集团是一家屡获殊荣的澳大利亚家族企业,专门从事工资合同的签订。

执行主席伊恩·林德格伦(Ian Lindgren)分享了他们使用会前会后系统的经验。

需要一个解决方案

在使用会前会后之前,Payme集团无纸化会议的定期会议需要打印无纸化会议会议资料,包括8名会议参与者平均每人约75页。对于这一份无纸化会议会议资料整个印刷过程几乎需要一整天的时间,打印后手动分发给参与者,以便他们为会议做好准备。这一过程变得相当繁重,因为该公司每月都会与八名参与者举行会议,其四名无纸化会议成员和四名首席执行官负责管理Payme集团所组成的四家公司。

更不用说劳动力和材料的费用全年将达到近10,000澳元。因此,他们开始寻找一种解决方案来简化他们的会议,努力用集成的信息系统取代所有手工流程,最终实现无纸化。

找到最合适的

伊恩解释了他们正在寻找的解决方案应该实现的四个主要目标:易于被他们的成员采用,可在所有平台上操作,托管在安全的环境中,以及可同步和离线访问。

他们邀请四个不同的无纸化会议管理系统解决方案供应商进行了演示:BoardEffect、IntelligenceBank、Diligent和会前会后。在对每个提供者进行相同的评估过程之后,他们发现会前会后是最适合PayMe集团的。与其他供应商相比,会前会后为满足他们的需求而设定了最合理的价格,并满足他们所追求的目标,同时具有证明长期有用的附加功能。

与会前会后不同,IntelligenceBank没有他们需要的演示工具,比如激光笔。BoardEffect具有他们不想要的功能,并且不能在所有平台上操作。最后,Diligent没有日历指示出即将举行的会议的时间,也没有会议记录生成功能。

突出的特点

当被问到他们最突出的特点时,他首先告诉我们他们是如何喜欢激光笔的:“我们发现激光笔是一个很好的工具。在会议期间,演讲者能够吸引每个人的注意力到一个页面的特定区域。”他们还赞赏会前会后管理系统能够自动产生会议记录。会议结束后,文件会自动分发给会议参与者。召开更有成效的会议将更加便利。

除了这两个特性之外,伊恩还强调了会前会后管理系统所提供的支持:“实时支持对我们非常重要。在我们自己的业务中,每一个电话都是在3个响铃内应答的。”在无纸化会议对会前会后的评估中,我们给会前会后支持团队打了电话,我们的电话是在1-2个响铃内应答的。这在无纸化会议评估期间发出了一条强有力的消息,因为会前会后管理系统证明了它确实拥有全天候的支持。”

至于他们是如何给予他们的支持的,他接着说,“我确实问过接电话的那位女士如何进行某项操作,她给我们非常满意的解释说明。很好,她很优秀!“

新的会议进程

在这次采访时,他们使用会前会后管理系统来主持他们的会议已经四个月了,总的来说,他们不得不说“毫无疑问,无纸化会议成员都很高兴并喜欢使用会前会后管理系统,这非常有助于会议进程。”

与以往准备和召开会议的方式相比,他们肯定希望将会前会后的使用范围扩大到每月的无纸化会议会议,并尽快扩展到业务层面,因为这样做更安全,也为他们提供了更多的时间进行其他活动。

采访执行主席伊恩·林德格伦(Ian Lindgren)

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