谢菲尔德通过我们的无纸化会议软件减少了48,500页的纸张使用量

谢菲尔德儿童NHS基金会是英国仅有的4家儿童医院信托机构之一，拥有约3000名员工，专门收治18岁以下的儿童。他们从2014年初开始使用会前会后。

谢菲尔德儿童NHS基金会的数字通信官Anne Greaves告诉我们会前会后是如何每年减少近50,000页打印量。

“切换到会前会后系统的主要驱动力是我们花在印刷上的时间和金钱成本。每次无纸化会议文件约有104页，每年有14人参加，共11次会议。也就是说一共约有16,000页文件。并且对于每年有12次会议的信托执行小组，我们又须打印额外32,500页文件。

这真是太疯狂了。你将在印刷厂工作一整天，打印机会因为过热而损坏和卡纸。回想一下我们在几天内都不能用打印机做其他事情，因为我们是在打印委员会和无纸化会议文件。“

提供高级安全功能

“在选择会前会后帮助我们实现无纸化之前，我们对不同的产品进行了大量的研究。我们考虑过Dropbox和Google Drive，但作为NHS的一员，我们对安全性的要求非常高，所以这些选择并不适合我们。

随后我们其中一部分专业产品包括会前会后进行了详细对比，并与不同的公司进行了会面。有几个因素促使我们更倾向于会前会后。第一是成本，而另一个原因是会前会后管理系统 支持跨平台，它能够在Android、Windows和iOS等不同的系统中完美的工作，而其他一些产品只支持iPad。另外，我们也意识到，在推进会前会后并使其适应我们的需求方面存在着更多的灵活性，而其他供应商未必如此。

事实证明也是这样的。例如，我们最近问会前会后是否可以有两个不同的管理员级别。我们希望“超级用户”级别能够控制创建帐户和配置设置，而创建会议和添加文件的秘书作为管理员。这个功能为我们所定制的，并完全是我们所期待的。”

充足的时间测试产品

“在购买许可证之前，会前会后让我们在真正的会议中试用会前会后并验证是否真的能够满足需求，因为这是一个巨大的文化变革，我们必须让高管们加入进来。起初我们仍有些怀疑，所以在最初的几次无纸化会议会议上，我们同时也印刷了纸张文件。而下一次，我们只打印了几份纸张文件以作备份。再后来我们就完全取消了纸张会议文件，不过效果非常好。”

离线和旅行时工作

“它节省了令人难以置信的管理时间。过去准备无纸化会议会议的文件大约需要5个小时，而现在只需要大约30分钟。

用户体验是非常重要的，拖放功能非常方便——它只是为您将所有内容都拉进去，并将其即时转换为PDF格式，这真的很方便。高管们也觉得其便携性非常有用，尤其是当他们在旅行途中的时候。他们非常喜欢会前会后管理系统不依赖互联网接入而可以下载后离线查阅的功能。我们可以更快地做每件事而不用有其他担心，从而有助于我们大幅提高工作效率。”

整个组织的解决方案

“我们的计划总是从无纸化会议开始，从而再进一步推行。我们也在使用会前会后管理系统来召开所有的无纸化会议会议和小组委员会会议，而且它也用于我们的信托执行小组，这其中包含执行高管或副董事级别的任何人，所以这有点像高级管理团队。

大家开始了解并喜欢会前会后管理系统。我们发现有人对我们说‘我也可以用它开会吗？’“大家注意到了这一点，并希望自己拥有它。它有很大的潜力。”

采访自谢菲尔德儿童NHS信托基金会数字通信办公室Anne Greaves。