了解会前会后

董事会会议批注是会议纪要的重要内容之一，它记载了领导的重要发言、会议的重要观点等等。在传统的线下会议中，笔是必不可少的会议工具，因为参会者在浏览文件时经常需要通过勾画、做批注等方式辅助思考和发言。但是在视频会议屏幕共享时，只有主讲人能够批注，且批注留在屏幕上无法保存进文件。而董事会会议中的批注需要保存在会议文件中，除批注内容外，还需留下批注者的信息，便于导出至会议纪要中。仅仅使用视频会议，已经无法满足这些需求了。

变革董事会会议方式，首先要贴合董事会的习惯和要求。无论是视频会议、现场会议，还是通过董事会门户工具辅助现场会议，都要注重与董事会会议习惯与流程的契合。当董事会门户作为数字工具辅助董事会会议时，它有多种小工具能够帮助参会者积极地表达自己的意见和想法。

用会前会后批注延伸会议批注范围

无论是信息的不对称还是不及时，都会影响董事会履职，使其不能真正地发挥董事的权利和义务。内外部董事的差异使董事之间存在着信息不对称，充分考虑内部信息完整度，能够全方位把握信息决策。

提高信息保障能力，及时报送相关信息

及时向董事提供、报送国家相关政策、公司生产经营信息。董事全方位了解企业运营情况，实现企业经营生产、财务指标等动态数据的实时更新，有利于统筹掌握企业发展动态，为重要决策提供有力的信息保障。

董事关于议案的交流能够弥补彼此的信息漏洞，深入调研更容易提升理解深度。会前保持充分沟通，通过调研、董事沟通会等方式帮助董事全方位了解议案内容，提出优化完善意见，保障决策质量。

全方位掌握信息，提高外部董事履职保障水平

外部董事信息来源渠道单一，对企业了解较少。尤其是新入职的外部董事，对公司治理情况不熟悉，也缺乏对公司及其子公司经营业务的了解，在决策时缺乏充分的背景信息支撑。

同时，个别企业的外部董事只在董事会召开会议时履职，有的外部董事同时任职多家企业，平时精力有限，并没有深入企业的建设中，也没有了解的背景信息和调研，这样容易出现决策偏差。

内外董事的立场不同，导致其二者之间存在着一定的信息不对称。帮助外部董事全方位掌握信息，及时把握企业情况，有利于提高外部董事履职保障水平，提高决策效率。

为什么要构建董事会的文件库？

1、打破信息偏差，获取权威、真实、全方位的信息

互联网上的信息加剧了信息的不对称性，它让人们更方便的了解简单的信息，但是互联网的出现减少了信息初步了解的不对称，但是对深层的信息却加大了不对称。信息过载和信息茧房让人们在海量无效的系统认为你感兴趣的信息圆圈中活动，无法获取更深入的、权威的、专业的信息。同时，互联网嘈杂的声音和真假难辨的信息会扰乱董事会成员的判断，从情感、利益、心理等方面影响董事会成员做出决策。

2、便于信息获取，节省信息查找时间

外部的信息具有一定的滞后性和延时性。文件库作为董事会存储、交流、决策的信息中心，方便董事随时查找任何时间的文件信息。分门别类的文件夹和信息能够缩短董事寻找文件的时间，并在查找过往文件时，无需向他人求助。

信息的不对称容易影响董事的决策，可能使企业业务、战略，错过时间、资源或发展的机会。构建董事会文件库，提升董事会内部信息完整度有利于信息的及时报送、处理和保存，实现内部信息的协同和共享，提高决策质量和水平。

模糊而不清晰的任务指令与沟通容易使任务的完成质量大打折扣。无论是会议中指派的任务没有传达到被指派人手中，还是指派人没有及时了解督办任务的跟进状态都会影响到督办任务的效果。会前会后可以实现会中指派相关人员具体任务；通过邮件提醒被指派人认领任务，在任务截至日期前再次派发邮件提醒，任务完成后在系统中手动修改完成状态、系统邮件通知指派人任务已完成。全过程实现会中指派任务、会后执行跟踪、完成结果实时反馈的整个流程。

会上安排直接分配

在会议中，参会者、管理员可以直接对任务进行分配，设定任务的负责人截止时间等。会中直接分配，有利于防止会后遗忘、拖延、以及分配错误的情况发生。会中将任务立即分配，相关负责人及时认领任务，完成任务过程中，实时更新任务进度。

会后进度任务跟踪

会后任务进度实时更新，完成过程实时备注。在会前会后中，所有与会者都能够随时看到任务的创建人、任务备注信息、负责人、截止日期、提醒时间、完成进度等等信息。在任务截止日期前，按照设定的提醒时间向负责人自动发送提醒邮件。

添加到下次会议内容

上次会议的未决议事项、会外的跟进事项入会审议，都可在创建会议或修改会议议程中添加跟进项目添加至会议议程中。加强“会中发布任务—会后任务督办—督办结果入会再审议”流程中会议的联系，将任务督办从发布到审议的全流程记录下来。

实时跟踪会后任务督办，确保董事会决策落地实施，加强决策制度执行跟踪能力。使用董事会门户完成任务督办有利于实现任务督办过程透明化，加快督办流程，完善“会中发布、直接分配、透明流程、结果入会”的高效流程。

董事会是公司治理的核心机构，在企业中不断发挥着决大事、定方向、防风险的作用。《公司法》第一百一十一条规定：董事会每年度至少召开两次会议，每次会议应当于会议召开十日前通知全体董事和监事。董事会召开临时会议，可以另定召集董事会的通知方式和通知时限。

开启董事会会议无纸化的新时代，会前会后一直坚持在董事会领域深耕。结合董事会会议的流程与操作，了解会前会后在董事会中的实际应用：

会前筹备阶段：

一、搜集文件

会前，董秘、董办向相关部门和相关人员搜集文件和议案。提交议案的部门或领导多通过邮件提交议案文件。会前会后通过系统中的文件库，可以实现议案文件自主提交，议案和文件由提报人直接上传至系统文件库中即可，董秘在文件库中查看，实时掌握文件提交的进度。

二、发送会议通知和会议材料

董事会会议应当提前十日通知与会人员，除董事会外，也需要通知列席人员。董事会会议通知包括以下内容：会议日期和地点；召开方式；事由及议题；发出通知的日期等等。同时应向董事提供会议文件和资料，包括会议议题的相关背景资料，帮助董事提前了解决策的相关信息和数据。

通过会前会后创建董事会会议时，需要填写会议相关的信息、设置会议每一议程、环节顺序，上传议案文件及会议资料。随后会议创建成功，可通过会前会后向参会董事发送会议通知邮件，董事可随时登录会前会后查看会议资料。

三、会前打印文件

会议召开之前，工作人员需要布置会议室并打印会议文件。按照人数打印会议文件后，进行装订，会前发放到参会者手中。

会前会后在使用中，无需额外打印会议文件。在创建会议之时便上传会议文件，会中参会者只需打开电子设备即可。除此之外，它更加适应文件的实时更新，无论是会前的最后一刻，还是会中的时候，当文件出现问题时，都可以随时更换。

会中进行阶段：

1、董事入会，会议签到