开启无纸化董事会会议，了解会前会后在董事会中的实际应用

董事会是公司治理的核心机构，在企业中不断发挥着决大事、定方向、防风险的作用。《公司法》第一百一十一条规定：董事会每年度至少召开两次会议，每次会议应当于会议召开十日前通知全体董事和监事。董事会召开临时会议，可以另定召集董事会的通知方式和通知时限。

开启董事会会议无纸化的新时代，会前会后一直坚持在董事会领域深耕。结合董事会会议的流程与操作，了解会前会后在董事会中的实际应用：

会前筹备阶段：

一、搜集文件

会前，董秘、董办向相关部门和相关人员搜集文件和议案。提交议案的部门或领导多通过邮件提交议案文件。会前会后通过系统中的文件库，可以实现议案文件自主提交，议案和文件由提报人直接上传至系统文件库中即可，董秘在文件库中查看，实时掌握文件提交的进度。

二、发送会议通知和会议材料

董事会会议应当提前十日通知与会人员，除董事会外，也需要通知列席人员。董事会会议通知包括以下内容：会议日期和地点；召开方式；事由及议题；发出通知的日期等等。同时应向董事提供会议文件和资料，包括会议议题的相关背景资料，帮助董事提前了解决策的相关信息和数据。

通过会前会后创建董事会会议时，需要填写会议相关的信息、设置会议每一议程、环节顺序，上传议案文件及会议资料。随后会议创建成功，可通过会前会后向参会董事发送会议通知邮件，董事可随时登录会前会后查看会议资料。

三、会前打印文件

会议召开之前，工作人员需要布置会议室并打印会议文件。按照人数打印会议文件后，进行装订，会前发放到参会者手中。

会前会后在使用中，无需额外打印会议文件。在创建会议之时便上传会议文件，会中参会者只需打开电子设备即可。除此之外，它更加适应文件的实时更新，无论是会前的最后一刻，还是会中的时候，当文件出现问题时，都可以随时更换。

会中进行阶段：

1、董事入会，会议签到

董事入会后，首先会签到，纸质的签到表格由董事逐一签字，对于一些企业来说，会议签到簿也作为会议纪要的内容之一。董秘在使用会前会后创建会议时，在第一项议程之前自行添加专属签到簿，所有参会者就可以在那个页面直接签字。所有人的页面都在一页纸上，省去了逐一签字的时间。

2、会议召开，董事翻阅会议文件，查看会议信息

会议召开后，参会者随着会议的进度浏览大量纸质文件，查看重要的信息，并依据个人习惯进行勾画。而会前会后向参会者提供了更多形态的画笔、荧光笔、便利贴等等；同时通过区分共享注释和私人注释，实时记录、展示、留存自己的想法。

3、根据议题议案，听取相关工作人员的汇报

在董事会、专门委员会、以及企业高层会议中，董事需要听取工作人员对项目、工作、议案的汇报，更加全面的了解背景信息。在会前会后中，通过会议同屏，汇报者可以轻易控制参会者的屏幕页面，以及激光笔等引导工具辅助汇报工作。为了保障体验感，参与者可以随时摆脱屏幕控制，自由浏览文件，并随意批注勾画做记录，在想跟主讲人思路时再重新跟随。

4、参会者对议题进行表决投票，利益相关者需要回避表决

董事会决议的表决，实行一人一票。董事对董事会拟决议事项有重大利害关系的，应有明确的回避制度规定，不得对该项决议行使表决权。

对于议案的投票，会前会后提供举手表决和不记名表决两种表决形式。当涉及利益相关者需要回避表决时，选择通过设置投票权限或者是自定义投票选项，将其中一个选项设为回避即可。

5、文件签署，参会成员签字

董事会会议需要董事对会议文件进行审批和签字，一些企业选择将会议文件打印出来，由董事会成员逐个签字。当会议涉及到以通讯方式召开时，企业多选择电子签或邮寄文件获得签名。

 会前会后系统中自带签字工具，同时集成电子签名“君子签”，为董事会线上签字提供更多选择。董事可以随时随地签字，无需通过邮寄方式传递签字文件。

会后整理阶段：

一、整理会议纪要

“董事会应当对会议所议事项的决定作成会议纪要，出席会议的董事应当在会议纪要上签名。”董事对所议事项的意见和说明应当准确记载在会议纪要上，作为追责和免责的依据。同时，出席的董事有权要求在记录中，对其在会议上的发言作出说明性记载。

董事会会议纪要包括以下内容：会议召开的日期、地点和召集人姓名；出席董事的姓名以及受他人委托出席董事会的董事姓名；会议议程；董事发言要点；每一决议事项的表决方式和结果（应载明赞成、反对或弃权的票数）。若董事对会议纪要有任何意见或异议，可不予签名，但应当提交其书面意见。若存在记录错误或遗漏，记录人员应做出修改，董事应在修改后的记录上签名。

会前会后在会议后可一键导出会议纪要，其中包含会议的主要信息、会议投票结果、参会者评论注释等等。在预先上传本公司模板的情况下，会前会后还能导出本公司模板格式的会议纪要。

二、会议材料归档

会议签到簿、授权委托书、记录、纪要、决议等会议文件材料保存，留待查看。董事会多采用纸质文档保存或使用数字化的电子档案库存储。会议结束后，会前会后可将会议资料保存在系统中，会议资料随着会议纪要保存，也可以额外保存在文件库中。基于安全性的考虑，可以对会议文件设置定期删除与权限控制等措施。

三、会议任务督办

“应当有专人进行决议落实与跟踪情况，主要有经理层负责董事会决议的执行和组织实施，并定期向董事会报告执行情况。董事长有权检查、督促董事会决议的执行，有权要求相关人员提供资料，说明相关情况。经理层应定期报告董事会决议的执行情况。”会后的任务跟踪，董事在会前会后系统中随时可以看到任务的落实情况。会中随时添加跟进项目，指定人员及截止时间。会前会后发送认领任务邮件，截至日期前再次发送提醒邮件，任务完成后主办人会收到任务完成邮件。从分配任务、认领任务、时间提醒、任务完成，每个环节都有邮件通知，保证董事实时掌握任务的进展动态。

会前会后通过会前筹备、会议进行、会后总结的会议流程，服务董事会会议。会前会后是一款享誉全球的董事会办公管理软件，提供多种内部安全手段和全方位的系统安全，完善规范的流程管理与使用者的舒适体验。始于董事会，又不止于董事会，会前会后涵盖了会前、会中、会后全流程的会议管理与服务，解决高层无纸化会议全流程，深入无纸化办公、会议、管理方方面面。