董事会会议的相关工作，哪些可以用技术替代人工？

在现代公司制企业中，董事会是重要的决策与监督机构。董事会以召开会议的方式行使权力，董事会会议的有效性会对公司的投资决策产生重要影响。董事会会议是董事会对公司事项进行决策与行使监督权的重要方式。有数据显示，在近几年召开的董事会会议中，有近90%的上市公司采用过通讯会议形式召开董事会会议。

如今，很多企业又回归于现场会议召开的方式，但是无论是通讯会议形式还是现场会议形式，董事会会议都已经发生了变化。他们逐渐用数字化的会议工具改变原本复杂且浪费时间的工作，不同于视频会议系统，董事会门户逐渐成为董事、高层领导的参加重要会议的工具。

为提高工作效率，它在以下几个方面代替人工，快速的完成繁琐重复的工作。

会前文件搜集是一个大工程，因为文件的反复修改以及传递，让信息变得混乱，难以分清文件的先后版本。同时，重复的邮件沟通影响沟通双方的情绪和状态。会前会后作为董事会运作的单一管理平台，所有的文件和信息可在同一个平台上传递，减少信息泄露风险。

集中的文件平台便于董秘董办搜集议案、文件。提报议案文件的相关部门可以将文件上传至对应文件夹，董秘直接拿取即可。董秘或董办的工作人员可以在此整理分类文件，一个整齐有序的文件库可以辅助董事快速的查找信息。一些重要且敏感的文件可以设置权限以圈定文件的可视范围，保护信息的安全性。

当文件需要文件更新时，只需要在系统中的原文件上点击上传新版本，选择对应文件即可完成文件的更新。新文件会覆盖旧文件，旧版本文件作为历史版本存在产品的历史记录中。

董事会会议通知总是包含会议的重要信息，并以邮件的方式发送至参会者的邮箱中。选择群组发送邮件的方式可以快速的将会议信息和文件发送给参会者，但是无法得知参会者的阅览状态，也无法得到及时的回复。

跟踪会议文件的阅读状态，会前会后能够在议程设置之后一键向参会董事发送会议通知和文件，并实时跟踪会议文件的状态。设置会议议程后点击发布并一键发送邮件通知，即可向参会者发送包含会议标题、时间、地点、文件等信息的会议通知。

董事会会议纪要往往不只是文字工作，还要体现着领导的评论注释、表决事项的结果。不同公司往往有着独特的版式和文字格式，这对于会议组织者来说也是一件需要付出很多精力的任务。如何快速将会议纪要交给参会董事签字，缩短会后沟通交流，提高会后工作的效率也是不少企业要面对的问题。

会前会后在董事会结束后可快速生成会议纪要，基于提前设置的会议纪要模板，而导出符合本公司习惯与要求的会议纪要。工作人员可以在导出会议纪要时选择导出哪些信息，可选项包括参会者注释评论、表决投票结果等。

会上任务，直接分配，实时跟踪会议任务督办的进度，避免邮件关怀和友善提醒变为催促，而影响人际关系。任务截至日前定时发送任务提醒，任务完成后自动向任务创建人发送任务完成通知邮件。

借助信息化手段实现董事会对任务督办工作全流程的闭环管理，从督办立项到执行，落实全过程，进行全方位的动态监管。会前会后满足董事会督办工作对时效性、准确性、互动性的要求，提高董事会战略执行力、加强决策执行与反馈、深化执行跟踪监控。

很多董事不得不使用多个工具完成董事会的履职。在不同的程序中切换、查找、整合信息，并要学习不同程序如何使用，这已经占据了董事相当一部分的时间和精力。董事会平台能够集中性地满足董事履职需求，避免董事受到过多软件的打扰。

董事会门户工具取代的是繁琐、重复的一些工作，并以更精准、更快速的方式完成这些任务。使用会前会后能够节省董事会成员和工作人员的时间，并将宝贵的时间和精力投入更重要、更有意义的工作中去。

体验会前会后