了解会前会后

在一些涉密会议中，一些重要文件会后需要回收，或者在使用数字化会议工具时，电子文件不能保存修改、文件会后自动销毁，以此来保证会议信息的安全性。董事会是公司的重要决策机构，会议涉密文件管理是会议管理中的重要一环，那在会前会后中有哪些措施能够保护涉密文件的安全性呢？

涉密会议的参会人员

会前会后是一个封闭性的董事会门户，不同于通过会议链接或邀请码就能进入的开放式的会议，会前会后需要管理员创建会议时，填写会议基本信息（包含参会时间、参会人员以及会议议程环节等内容）。只有被指定的人员才能收到会议信息并在会议时间参会。尽管如此，参会人员也可以设置不同的角色以及不同的权限，甚至规定某一参会者只可以参加会中的某一议程。

涉密会议的文件管理

涉密文件下发时，出于对信息安全性的保护，文件总是被回收销毁。但线上的文件一旦下发，无论是以微信还是邮件的方式，当参会者下载文件保存到本地时，涉密文件便难以收回。会前会后在下发涉密文件时，主要有以下功能，保护涉密文件的安全性：

自动文件水印

无论何时，当参会者打开文件时，文件上会自动显示水印，水印清楚标注用户以及用户打开文件的时间等信息，为企业泄密追踪提供有效证据。水印的内容可以由企业自由设置，可在水印中添加企业的相关信息。

不能下载到设备本地

会前会后中的文件在打开时，保存在账号的本地中，而非账号所在设备中。参会者若查看文件，只能在会前会后中查看文件。即使文件保存到本地，离线查看文件，文件仍只保存在会前会后中。

远程擦除和排期处置

在会前会后可以设置退出即删除本地文件，再次登录后如有需要可重新下载。同时，系统管理员可以进行远程数据擦除与粉碎，即使是本地文件也会删除。排期处置可以设置文件在会议后多长时间自动删除。

确保会议涉密文件不会保存到本地，涉密文件提前设置何时销毁，来保证涉密文件的安全性。除此之外，会前会后还可以通过设置权限，为不同的参会角色赋予不同的权限，可以规定这些涉密文件能够被谁访问，被谁下载，圈定涉密文件的可视范围。

会前会后因为覆盖完整会议流程的功能而常被使用在会议室中，成为一些企事业单位高层领导参会的主要工具。在一些传统的线下会议室中，通过硬件设备、会前会后与音视频会议系统三者之间的配合，也可以形成初具规模的数字化会议室。

会前会后是一人一户，创建账号时即绑定自己的邮箱。后续会议的通知、审批任务的提醒，除系统内通知之外，都会配以邮件通知。但当会前会后在会议室中公用时，不仅很多功能无法使用，还会降低文件保护的安全性，存在许多隐患。

账号公用有哪些隐患？

1、人员流动，无法跟踪操作

参会者参加会议时，流动地使用不同的设备，这对管理员来说，是一个莫大的考验。当账号公用时，每一个账号无法指向特定的参会者，管理员也不清楚每个账号正在被谁使用，难以追踪恶意访问和操作。

2、账号公用，无法参与到会前会后的会议流程中

完整的会议并不只是在会中的那一段时间。会前，参会者可以接收会议资料和会议通知，浏览会议文件并做批注记录个人想法；会后在会议纪要上签字，查看任务督办项目和过往会议记录和文件。但这些在账号公用的情况下，参会者无法参与到会前会后的环节中。

3、产品圈定在会议室中，“机动作用”消失

因突发情况无法参加现场会议，或需要立即召开紧急会议，参会者只能临时通过线上的方式参加会议。但在这种不确定性的准备下，会议无纸化始终是一个确定性的方案。以确定性应对不确定性，是面对突发情况的最好办法之一。而在会议室中的会前会后，无法应用在线上会议或线上线下协同会议中，它的“机动作用”消失了。

4、有关隐私性，参会者使用有顾虑

当参会账号公用而非个人所属，这让参会者参会有一定的顾虑。私人的批注在未来的会议设备流转中是否能被他人看见，同时泄露的信息还包括投票、议题以及会议审批事项，这种顾虑可能在此影响参会者的参会质量。

5、许多安全防护措施失效，安全性降低

会前会后有多种安全防护措施，无论是登录方式与安全算法，还是会议与文件的权限设置，都能保证涉密文件的安全。当账号公用后，密码+指纹等登录限制被迫打开，会议和文件的安全权限功能也难以根据参会者的角色进行单独设置。

为什么说个人持有账号更安全？

1、数据与操作跟踪

当个人持有账号时，系统可以跟踪每个人的操作，会前会后配备了自动审计跟踪功能，以确保每一个操作都在系统里留下证据，每一次操作都会留下痕迹。保护会议文件不被滥用，禁止未经授权的访问来维护文件的公开范围和信息安全。同时，留存访问内容的人员详细记录可以使调查更容易、高效和准确。

2、管理端实时管理

账号是身份与角色的象征，无论是会议还是文件，管理员都可以根据这种权限设置文件的浏览、下载以及存储权限。管理端可以在任何时间更新文件，或进行远程数据擦除与粉碎。当设备遗失时，管理员可以选择擦除账号的数据。

相比于会前会后在会议室中公用，账号按个人分配更能保证安全性，也能体会到会前会后的更多功能。无论是便捷性还是安全性，账号由个人持有都会优于在会议室中账号公用。