会前会后因为覆盖完整会议流程的功能而常被使用在会议室中，成为一些企事业单位高层领导参会的主要工具。在一些传统的线下会议室中，通过硬件设备、会前会后与音视频会议系统三者之间的配合，也可以形成初具规模的数字化会议室。
会前会后是一人一户，创建账号时即绑定自己的邮箱。后续会议的通知、审批任务的提醒，除系统内通知之外，都会配以邮件通知。但当会前会后在会议室中公用时，不仅很多功能无法使用，还会降低文件保护的安全性，存在许多隐患。
账号公用有哪些隐患？
1、人员流动，无法跟踪操作
参会者参加会议时，流动地使用不同的设备，这对管理员来说，是一个莫大的考验。当账号公用时，每一个账号无法指向特定的参会者，管理员也不清楚每个账号正在被谁使用，难以追踪恶意访问和操作。
2、账号公用，无法参与到会前会后的会议流程中
完整的会议并不只是在会中的那一段时间。会前，参会者可以接收会议资料和会议通知，浏览会议文件并做批注记录个人想法；会后在会议纪要上签字，查看任务督办项目和过往会议记录和文件。但这些在账号公用的情况下，参会者无法参与到会前会后的环节中。
3、产品圈定在会议室中，“机动作用”消失
因突发情况无法参加现场会议，或需要立即召开紧急会议，参会者只能临时通过线上的方式参加会议。但在这种不确定性的准备下，会议无纸化始终是一个确定性的方案。以确定性应对不确定性，是面对突发情况的最好办法之一。而在会议室中的会前会后，无法应用在线上会议或线上线下协同会议中，它的“机动作用”消失了。
4、有关隐私性，参会者使用有顾虑
当参会账号公用而非个人所属，这让参会者参会有一定的顾虑。私人的批注在未来的会议设备流转中是否能被他人看见，同时泄露的信息还包括投票、议题以及会议审批事项，这种顾虑可能在此影响参会者的参会质量。
5、许多安全防护措施失效，安全性降低
会前会后有多种安全防护措施，无论是登录方式与安全算法，还是会议与文件的权限设置，都能保证涉密文件的安全。当账号公用后，密码+指纹等登录限制被迫打开，会议和文件的安全权限功能也难以根据参会者的角色进行单独设置。
为什么说个人持有账号更安全？
1、数据与操作跟踪
当个人持有账号时，系统可以跟踪每个人的操作，会前会后配备了自动审计跟踪功能，以确保每一个操作都在系统里留下证据，每一次操作都会留下痕迹。保护会议文件不被滥用，禁止未经授权的访问来维护文件的公开范围和信息安全。同时，留存访问内容的人员详细记录可以使调查更容易、高效和准确。
2、管理端实时管理
账号是身份与角色的象征，无论是会议还是文件，管理员都可以根据这种权限设置文件的浏览、下载以及存储权限。管理端可以在任何时间更新文件，或进行远程数据擦除与粉碎。当设备遗失时，管理员可以选择擦除账号的数据。
相比于会前会后在会议室中公用，账号按个人分配更能保证安全性，也能体会到会前会后的更多功能。无论是便捷性还是安全性，账号由个人持有都会优于在会议室中账号公用。
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