无纸化会议系统介绍

无纸化会议系统是一种数字工具,它方便管理人员在所选设备上随时随地进行安全通信。旨在提高透明度和实行良好管理,它提供了简化整个会议流程的功能—从会议前准备一直到会议记录分发。

通常,无纸化会议系统还附带一套工具,包括议程构建器、会议演示工具、搜索功能、投票和其他功能。此外,无纸化会议系统还通过节省时间和资源、减少后勤费用和帮助组织实现可持续发展目标,为公司的利润做出积极贡献。

  • 让管理人员随时随地召开会议、展开讨论,增强协作性和生产力
  • 允许无纸化会议成员快速、安全地访问机密文件
  • 以高效简单的方式在整个无纸化会议内部分发信息
  • 减少会议准备时间和后勤费用
  • 授权领导者在统一平台进行审核、分配和授权,简化决策流程
  • 推进无纸化会议的重要议程,如投票、调查、报告生成和其他相关事项

无纸化会议系统的基本特征

考虑到管理人员对无纸化会议系统的依赖性,选择的解决方案需要满足不同公司的强大功能需求,无论是非营利性还是上市公司。因此,高管们必须时刻注意为他们的组织寻找合适的技术。

  • 强大的安全系统

    考虑到最高管理层定期处理机密信息,选择一个高度安全的平台是首要需求。无纸化会议系统必须遵守安全标准,并且必须能够抵御网络中的漏洞。所有级别的数据保护—从用户身份验证和文档加密到访问权限控制和自动清除丢失的设备—都必须可用。

  • 简化会议管理

    无纸化会议系统必须能够简化会议前的准备工作,以及会议后的文件发放。为使其成为一个值得企业投资的项目,管理人员都必须接受这个解决方案并从中明显获益。简而言之,它需要消除与会议相关的冗长过程,并以简单安全的方式简化沟通。

  • 易于使用的协作工具和界面

    无纸化会议系统应当名副其实,是无纸化会议内外协作的有效方式。它必须能够支持许多活动,如安排会议、生成会议包和会议记录、分配和跟踪动作条目、投票、演示和使用电子签名等,同时保持直观的界面,让用户在30分钟内学会。

  • 多样化的托管选项

    考虑到公司、行业、国家和地区级别的不同要求,无纸化会议系统必须能够适应每个组织的需求。因此,在不影响安全性的前提下,在选择托管时也应具备一定的灵活性。

  • 全平台兼容性

    技术与公司政策的融合,致使工作场所移动设备使用激增。诸如“自带设备”之类的举措鼓励员工将个人小工具用于与业务相关的事务。尽管如此,无纸化会议系统必须在用户首选的平台(无论是Apple、Android还是Windows)上舒适一致地工作。

选择无纸化会议系统的关键标准

全球无纸化会议市场有望在未来几年持续增长。因此,许多公司都试图利用这一点,开发并向公众推销他们的无纸化会议系统。虽然市场上有多家供应商,但必须由组织选择合适的无纸化会议系统,包括适配度、产品特性与功能等。因此,除了前面讨论的基本特征外,在选择无纸化会议系统时必须使用正确的标准,这一点至关重要:

安全性

安全性通常是计划转向数字化解决方案公司的主要关注点。随着恶意组织和个人不断施加的威胁,无纸化会议系统必须证明其保护机密文档免受这些攻击的能力。可以这样询问供应商:

  • 采取哪些措施来保持数据完整性?
  • 你有哪些第三方认证?
  • 我们如何在系统内授予、限制和跟踪访问权限?
  • 如果发生意外事件(如被盗设备),您如何保护信息?
  • 为确保数据被保护,多久执行一次渗透测试?

会前会后竞争优势

  • 每日自动备份以确保数据完整性

  • SSAE16和ISO27001兼容的主机和AES-256位网络和文档加密

  • 审核日志记录和细粒度访问控制

  • 自动清除遗失设备中的数据

  • 定期应用程序和基础设施渗透测试

凭借其用于iPad、Android、Windows和Mac的高效管理,会前会后显然是一个赢家,如ADFS、直观设计和严格的安全性等综合功能提供了巨大的价值。

美国第一信用联盟高级副总裁兼财务总监Thayne Shaffer

声誉和服务

不仅在无纸化会议系统,而且在技术领域,供应商都应证明其经验和能力。应通过以下问题对其跟踪记录进行评估:

  • 供应商在这个领域有多久了?他们过去几年的增长率是多少?
  • 供应商近年来是否采取措施改进其产品?这些改进是什么?
  • 供应商提供服务的组织类型有哪些?这些与我所属的行业是否一致?
  • 客户的反馈是什么?他们对自己的决定满意吗?
  • 供应商如何应对支持问题?他们满足客户的所有顾虑吗?

会前会后竞争优势

  • 25年以上信息技术领域的成熟业绩

  • 5代产品更新升级

  • 近年来用户数量呈指数增长

  • 98%的老客户签订了多年合同

  • 365/24/7全球支持

我们在整个组织中有大约150个用户。该系统使用起来很直观,我们从客户经理Gemma那里得到的支持非常出色。当两位新管理人员加入时,她提供了初步培训和额外培训。

Alison Walker-Fraser,建筑业培训委员会公司治理经理

功能

管理无纸化会议意味着需要处理大量的事宜—从会前准备到会后文件分发。无纸化会议系统必须能够以令人满意的方式满足贵组织的要求。必须立即关注以下基本问题:

  • 使用无纸化会议系统会提高我们工作场所的生产力和协作吗?
  • 在讨论过程中是否有机会使用协作工具?
  • 无纸化会议系统是否与无纸化会议成员的首选设备兼容?
  • 无纸化会议系统支持多少种语言?
  • 它提供了哪些高级功能?

会前会后竞争优势

  • 支持11种语言

  • 简化整个会议流程

  • 易于使用且直观的界面和实时同步工具

  • 特殊功能如对话、调查问卷、指纹认证等

  • 可在安卓、苹果、黑莓和Windows上使用

我们接受了会前会后的用户指导,并与无纸化会议成员一起举办了研讨会,他们发现这一点既简洁又友好。作为行政人员,我也不需要任何正式的培训。

Elizabeth Morrison, Cafcass无纸化会议和公司支持助理

投资回报率

购买无纸化会议系统是一项投资。考虑到为此计划投入的资源量,选择合适的供应商应该是一个谨慎的决定。公司必须能够通过一组指标(如投资回报率计算器)定量地衡量他们可能节省的资金。鉴于此,无纸化会议系统必须能够满足贵公司的底线目标。这可以通过询问以下问题来衡量:

  • 我可以在一年内使用此解决方案节省多少纸张?
  • 这个解决方案的成本是多少?它与其他替代方案相比如何?
  • 在会议准备过程中预计节省的时间是多少?它能缓解这个乏味的过程吗?
  • 这个解决方案是否有助于降低企业成本?它是否足够重要?

会前会后竞争优势

  • 节省90,000张纸

  • 比市场上其他解决方案节省近50%

  • 一年节省90%的准备时间

  • 每年节省数万美元

会前会后节省了时间、金钱成本,改善了我们的决策和工作方式。它提高了生产力和信息的一致性。我们对这个项目很满意。这只会让生活变得更轻松。

Tamara Boyd, Boort District Health 服务经理

会前会后

灵活、简单、安全的会议系统解决方案

会前会后: The Smart, Simple, and Secure Board Portal Solution

会前会后是一款获得多次大奖且行业排名前列的无纸化会议系统,被富时100指数、财富500强、金融机构、政府部门等70多个国家非盈利组织的无纸化会议采用。我们创新的无纸化会议系统,使您能够完全控制整个会议过程,并确保安全与责任制下的良好管理。

它拥有运行数字会议所需的一切。它专为高管和行政人员设计,简化了整个会议流程。

走出会议室

无纸化会议系统的使用已远远超过了会议室。之前,它仅适用于首席高管和无纸化会议。现在,它已经部署在整个组织中 —从审计委员会到特设小组用户数量的指数增长,让它从商机变成快速增长的市场。

考虑到组织越来越多地认识到其成为企业级整合通讯解决方案的潜力,越来越多的公司正被说服向电子环境转型。由于实现了从降低成本到提高安全性等各种广泛益处,从非营利组织到跨国公司,各种规模的公司越来越多地从基于纸张的方式转向数字化的交换、存储和分发信息。

除此之外,公众的监督和期望也越来越高,不仅要遵守现有的标准,还要成为培养最佳实践的社会机构。事实上,突破和认可的机遇等待着那些采取积极主动立场的人。无纸化会议系统的市场前景光明,越早采取行动将收获更大的利益。

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