改变会议记录的方式

forrestyang 发布于 2018-10-31

Transforming the Way You do Meeting Minutes
 原则一:向古埃及人学习在所有无纸化会议会议中,会议记录是一项重要的活动。但你有没有想过为什么这是一项必要的任务?究其原因,和我们的身体和心理密切相关。举个例子,让我们看看我们的历史。忘记事情是人类的天性,也非常容易。甚至医学研究证实我们在一小时后会忘记一半以上的记忆信息,来自迦勒底人和埃及人的古代文明在墨水和纸发明之前就已经努力地将他们的历史、语言和法律记录在石头上。对于今天的秘书们,我们建议你们带着一位古代速记员将符号刻在石头上进行会议记录:写下要记住的要点原则二:会议记录,如采摘芒果人类容易偏离主题. 讨论就更容易偏离主题,这使得记录员很难跟踪相关细节。有鉴于此,今天秘书们面临的一个更为紧迫的问题可能是:我如何才能辨别出重要的细节是什么?下面的故事有助于回答问题:有一次,三个男孩的任务是由为他们的母亲去当地的商店购买香甜的芒果。第一个男孩意识到他不知道如何区分芒果是否香甜。稳妥起见,他决定把架子上所有的芒果都买掉。但他带回家了许多甜芒果,同时也带了许多酸芒果。第二个男孩也不知道如何选择,所以他问店主和其他顾客什么样的芒果是甜的。他们让他从一堆黄色芒果中挑选,因为黄色是成熟的标志。他按照这个特征挑选了一些,最后带着一堆一般都很甜的芒果回家,但是有些太熟了。最后一个男孩以前曾多次为母亲买芒果。当从架子上挑选时,他会挑选那些表面是淡黄色的芒果,然后把鼻子放在茎尖上闻水果的味道。如果他闻到了熟悉的甜味时,他就会把它放进小袋子里。他带着适量的芒果回家,所有的都很甜。每个男孩都带回家了甜芒果。唯一的区别是他们的方法的效率和准确性。在会议中辨别重要的细节和要点同样需要有良好的经验,就像第三个男孩所拥有的。但是对于像第二个男孩一样仍然需要指导的秘书来说,以下是一些需要考虑的常见问题:1. 决定的备选方案 2. 最终决定 3. 投票结果 4. 选择的主要原因 5. 行动项目 6. 政策/战略/预算的关键变更如果你想确定你没有错过任何东西,你可以像第一个男孩那样记录整个会议。在某些情况下,如法律相关讨论中,这实际上是强制性的。到时候,您将知道哪些部分是必需的,哪些部分可以排除。原则三:采用未来主义方法尽管要从遥远的过去和现在吸取教训,秘书们仍需要展望未来,并与最新的创新技术保持联系,以便记录会议记录。如前所述,人类的大脑只能保留一些信息。一周后,我们失去了我们所接触到的75%的信息。这就是为什么需要尽快将会议记录发送给与会者,以提醒他们最近结束的会议所涉及的重要交付成果和讨论。在这样做的同时,他们也在巩固对所发生的事情的记忆。顶级会议管理解决方案(如会前会后系统)提供了一个内置于系统中的综合会议记录工具。他们提供了一个记录对话的模块,同时还自动记录会议期间共享的笔记、评论、行动要点和投票项目。

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