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会议资料提前上传,敏感数据会不会提前泄露?

forrestyang 发布于 2023-11-23

大部分的会议都需要会前筹备,但是涉及到企业的内部数据时,会前筹备期间可能会向外泄露会议的重要数据。在董事会会议工具的使用中,提前准备会议资料,创建议程并上传会议文件时,是否会外泄数据,这一直是董事会工作人员心中的担忧。

会前会后通过设置各方权限,限制不同角色人员的浏览范围,以保证在会前发送会议通知,但是参会人员会前无法看到会议文件。同时,汇报的工作人员也只能看到自己负责部分的文件资料。

会议资料提前上传,敏感数据会不会提前泄露?插图

设置会议参会者权限,会议资料“会前不可见”

设置会议资料会前不可见,即会议文件会前不公开。可以看见议程,不能看见文件,这可以设置与会人文件权限。会前设置“拒绝访问”,会议开启时,管理员调整为“允许访问”,调整参会者文件权限,公开会议文件。

设置会议协作者权限:非自己负责的部分不可看

并非所有人都要跟进会议的全过程,了解所有的会议内容。汇报单个项目的工作人员,无需跟进会议的全部,只需了解自己所负责部分的会议资料和会议信息。会前会后通过权限的设置,让参加部分议程的工作人员无需参与会议全程,只需从自己负责的部分进入会议,并且只能浏览自己负责的文件资料。

会议资料/信息排期删除

对于会后回收需求的文件,可以通过“排期处置”提前设置敏感文件的后续处理。排期处置是会后会议信息的一种定时处置,可以设置会后自动删除文件、限制文件只限主办人存取、删除会议文件注释,若想会议信息会后公开,则可遵循默认设置,会后无操作。

为定时删除文件信息,管理员在发布项目前,设置项目文件的排期动作。默认条件是没有任何动作,管理员可以将其修改为项目截止日期几天后删除或取消主办人以外成员存取权限等。排期处置的“期限”可以设定会后多少天或具体日期,到期后系统自动执行。

会议资料提前上传,敏感数据会不会提前泄露?插图1

在会前敏感信息的保密上,较好的方式之一是通过权限的设置控制文件的公开。对于一些涉密会议的敏感数据来说,会议文件的下发会导致敏感信息被外人所知,通过权限的设置,实现会前信息保密,没有会议文件和数据,一切信息在会前都被隐藏起来。

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