用信息化建设为董事会打一把伞

董事会在企业中不断发挥着决大事、定方向、防风险的作用，为不断加强董事会的治理能力，国有企业纷纷改革。在国有企业改革三年行动中，国有企业的董事会建设纷纷发力，推进董事会规范运作，提升董事会治理能力。在董事会建设中，董事会信息化建设不可缺少。用信息化建设为董事会打一把伞，未雨绸缪，用一款合适的信息化产品不断满足董事会日益增长的信息需求，让董事办公省时省力，让董事会规范运作、管理高效。

董事会为什么要进行信息化建设？会前会后董事云系统作为一款董事会信息化建设产品，能为董事会带来哪些改变？

未雨绸缪：需求满足

《朱子家训》中说：宜未雨而绸缪，勿临渴而掘井。

随着社会环境与办公环境的变化，办公方面的场景也不得不因为现实环境而发生改变。尤其是在会议方面和办公方面。在董事会中，因为疫情防控的需要以及其他方面种种原因的限制，办公和会议产生了线上的需求，甚至线上线下结合办公的需求，这对董事会的信息化建设提出了新的考验。

从细节处入手，做好全局，让需求一经产生便可得到满足。

会前会后董事云作为董事会信息化建设产品，不仅能够让董事会管理运作更高效，还能够提高董事会的信息化建设水平。在董事会信息化建设中，会前会后董事云从文件、审批、会议、决议、问卷等涵盖了董事会所有需求。会前会后董事云系统的5云服务体系，通过“云同文”“云审批”“云会议”“云决议”“云问卷”为董事办公、董事会管理与运作提供全方位的解决方案。

从董事的履职行为和董事会会议的流程入手，会前会后董事云的功能能够覆盖大部分董事会96%以上的需求。无论是董事会会议，还是董事会下设的董事会专门委员会，会前会后董事云都能够轻松高效的帮助董事履职，不需要因为办公需求或是会议需求没有被满足而再去寻找其他的解决渠道 。

居安思危：安全保障

怎样保障董事会的信息安全是一个老生常谈的话题。怎样保障董事会的信息不被泄露？怎样保障董事会的文件不被篡改？用会前会后董事云来保障董事会的信息安全，大大提升董事会的安全保障能力。

1、文件安全

会前会后董事云通过文件库功能加强文件管理，通过“云同文”为董事会提供了一份有关董事会文件传输与管理的解决方案。

在董事会进行文件传输过程中，不同系统的交替使用无疑是增加了文件泄露的风险。在一个系统里进行文件的传输减少了过程中的误传误发，减少了董办、秘书等工作人员在会前准备中的失误。董事云系统发挥一个系统进行文件传输的最大优势。

2、信息安全

信息安全涉及到董事会的内部信息、内部资料的安全。会前会后董事云通过设置用户权限、文件水印、审计跟踪等方面保护董事会的信息安全。

在会前会后董事云系统后台，可针对会议议程及议程所附文件材料进行访问权限及下载权限设置，从源头上防止涉密会议文件材料泄密事件发生；在用户浏览文件时，自动为文件生成水印，并且可以设置用户不能下载不带水印的文件，安全、简单、快速的防止文件泄露或被人利用；可跟踪系统中每个操作的发起人和执行人，包括所有登录尝试、文件上传、文件下载以及授予用户和用户组权限的操作，方便事后追查。

一旦个人设备遗失，可以远程操作清除设备上的数据，保护机密不外泄。同时，当检测到猜测密码时，系统也会自动锁定可疑的用户帐户并清除设备缓存数据。

3、档案安全

企业可以在会前会后董事云的文件库中建设档案库，以保存以往会议中的档案和其他档案。电子档案库能够成为企业出现突发情况时的备用钥匙。

纸质档案库后续需要对纸质的文件进行精心的保管和打理，在借阅查找时也并不方便。电子档案库解决了这些弊端，电子档案库可以通过颗粒度的设置调整档案的浏览权限，也能方便用户线上查找档案的需求。

有备无患：审计跟踪

审计跟踪是所有活动过程的完整记录，记录按事件从始至终的途径，顺序检查审计跟踪记录、审查和检验每个事件的操作、流程和形式等。

审计跟踪已经从会计的跟踪工具演变为任何行业都可以使用的重要治理工具。现在，每个企业都应该进行业务跟踪，既确保防止违规行为，又提高了企业绩效。会前会后董事云通过审计跟踪功能帮助董事工作履职留痕迹、帮助公司有效治理，同时确保系统中的所有操作都可以被跟踪、都可以留痕迹，通过进行最新的活动跟踪来确保企业业务符合法律法规要求，促进信息透明度和企业问责制，提高企业治理的信心。

1、事后核查

审计跟踪能够记录下操作的每一步痕迹，无论是在办公中，还是在会议里，董事云系统通过自动跟踪记录为企业留存证据。访问敏感信息会在系统留痕迹，审计跟踪可以记录访问了企业敏感文件的人员，也可以很容易地跟踪和确认文件是否被篡改。

同时，审计跟踪作为企业留痕管理的一种形式，帮助董事履职留痕。董事是否切实履职、科学决策，是否履行忠实、勤勉的义务，通过董事云系统的审计跟踪，可以帮助董事履职留痕。

2、责任追究

董事会会议中的决议结果需要进行记录，董事们会后需要对会议记录进行签字，在事后根据不同的投票结果，对进行不同的责任追究。

问责制赋予了董事对自己行为的所有权，可以让董事充分理解自己责任的重要性。问责制激励董事们提高履职能力，不断提高决策能力。

审计跟踪对公司治理至关重要，它可以随时检查公司内部的所有操作。通过审计跟踪，董事会可以向董事们提供与活动相关的完整准确的所有信息。通过审计跟踪，每个流程和业务都可以被验证。审计跟踪是董事履职留痕的方法之一，可以提高董事履职行为的透明度。

使用会前会后董事云的审计跟踪易于在系统内提醒和发现任何形式的可疑和恶意行为。在系统中留痕迹，这会让有恶意的人三思而为，进而制止文件泄露、数据丢失和欺诈等业务行为的发生，将网络安全风险最小化。