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董事会文件自动生成PDF格式,信息安全不能忽视!

forrestyang 发布于 2024-04-18

同步协作的方式下,董事打开会议文件时可能在不经意间触碰到屏幕删掉文件中信息,同时,董事在不经意间误删的个别内容难以一眼发现,从而影响其他董事的审阅与信息的获取。董事会以PDF格式文件呈现给董事时,则能很好地避免这个问题。

董事会文件自动生成PDF格式,信息安全不能忽视!插图

为什么给董事发的文件最好以PDF格式呈现?

1、内容稳定性:

相比于其他格式,PDF格式文件能够呈现出更好的可视效果,保持文档的原始格式,不会因设备、系统字体的不一致导致文件乱码或不兼容。PDF格式为董事提供页面干净的文件,避免与文件无关的动画、格式编辑等信息干扰,让董事能够快速阅读,提高了阅读效率,便于存储和传输。

2、内容安全性:

文件在转成PDF格式文件以后,无需担心文件在传输过程中被篡改或损坏,PDF格式文件以稳定的方式提供信息。始终保证文件的原始内容,避免董事在浏览文件过程中,在不经意间对文件进行编辑,删除或修改文件重要信息。

上传董事会文件,自动转换PDF格式

Word等格式文件经董事会门户管理系统中上传后,经程序处理统一转换文件为PDF格式。董事会门户管理系统向董事呈现PDF格式的文件,不改变原始文件的内容、排版与状态,董事也不能对内容进行编辑,但是可以随时随地在文件上勾画批注,私人保存或共享给他人。只要上传文件,董事会门户管理系统就会对相应的文件进行处理并呈现到应用程序中。

董事会文件自动生成PDF格式,信息安全不能忽视!插图1

文件格式是否会影响到董事批注文件?

董事在PDF格式文件上随意注释,随意勾画、在页面上随意添加文字便利贴,董事批注的信息将永远保存在文件中。可以设置只能自己浏览的私人注释,也可以批注勾画同步呈现给他人看。董事在文件中勾画的重点、批注的观点都会实时同步到所有人的文件上,不会改变原有的文件内容。注释工具有各种笔工具,比如高亮笔、激光笔、钢笔等,注释方式有文字框,便利贴等等。

会前会后是以文件为核心的董事会门户管理系统,让文档在用户之间更容易传递,实时完成文件传输与更新,董事可以在信息更新时立即查阅信息。实现环环相扣的文件上传与分发、审阅与决议、存储与管理、协作与交流的文件工作流。

董事会中的文件往往涉及许多不宜公开的内部资料,这些资料不仅需要保护信息传递的安全性,还要防止信息内容的外泄。将董事会的文件收发、信息的上传与获取集中到会前会后董事会门户管理系统中,提高董事会文件线上传输的便捷性与安全性。

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