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董事会内部机密文件管理,正视泄密风险

forrestyang 发布于 2024-03-21

近日,我国一涉密机构发布的公告引发热议,公告内容为取消与其合作的采购招标公司的合作。事件缘由为该采购公司在完成代理任务中,存在违规通过微信、互联网邮箱等转发传递大量采购公告资料、在非涉密电脑存储大量涉密文件资料等情形,保密管理处于失管失控状态,存在严重失泄密风险隐患。

机密文件的不正当管理存在着巨大的泄密风险,但在日常工作中,对于机密文件的管理,常常疏漏于存储之前环节的文件管理工作。这种情况出现的原因不只因为安全意识,而是在管理等多个方面暴露出问题。然而,这不只在于涉密企业之中,在企业机密信息最集中地方之一的董事会,也存在着这样的问题。

机密的董事会文件

董事会的信息和文件是公司的最高机密,一旦泄露,会影响公司的股价和公司的正常运营。基于董事会在公司的特殊地位,董事会的信息安全应受最高级别的安全风险保护。这意味着,董事会文件的信息保密工作,不能出现一点差错。

正视董事会存在的泄密风险与解决方案

问题1:日常资料用微信邮件转发

不同企业、工作身份与角色对于网络安全性的要求是不同的,微信邮箱不适用于企业机密信息的保存与传递,抵御恶意网络攻击能力弱,泄露风险隐患多。

董事会内部机密文件管理,正视泄密风险插图

当会前会后在董事会中使用,董事会成员履职、信息传递、文件分发等工作行为都集中在这一个安全软件中。会前会后专为董事会研发,提供对等安全性需求的服务保障,同时有审计跟踪、定期维护测试等安全功能和防护屏障。

问题2:机密文件存储非专用设备

机密文件的管理应有其自身的安全保护机制,在通过一些平台浏览机密文件时,文件自动下载并保存到手机本地,机密文件在不经意间就泄露到了企业外部。

会前会后在文件管理方面从上传、分发、管理、存储到销毁自有一套完整的文件流程,满足机密文件的在线管理。同时会前会后能够将董事会的文件都留在平台内,即使是下载后的离线文件也不会离开平台。

问题3:风险防患与便利性的平衡

网络攻击与安全威胁实时存在,享受信息化的便利也要考虑信息化所带来网络风险。“最大限度提升信息价值的同时,最小化信息风险和管理成本。”

平衡使用价值与安全风险,在选择会前会后合作时,会前会后系统在保障安全性的情况下,最大程度体现董事会管理系统的便利性,使便利最大化,风险最小化。

问题4:文件资料清查与交接混乱

无论是董事的更换还是应对外部的监督与检查,文件资料与履职信息等重要内容都需要完整的记录以备后续查找。

会前会后能够快速下载文件,拖放上传、形成文件包统一保存等等功能,并在过程中记录文件下载浏览操作,形成系统记录,为泄密提供追踪依据。

董事会内部机密文件管理,正视泄密风险插图1

文件信息泄露风险在许多时候都是从内部泄露,机密信息在不经意间被他人浏览、分发文件发送给错误的人,对此,会前会后还提供以下安全性保障:

基于角色的访问控制

董事会内部的信息是保密的。企业的经营战略、内部数据和其他敏感信息必须受到严密的保护,并开放权限给需要访问的人。允许董事会限制成员访问其文档是会前会后的标志性安全功能之一。借助会前会后,董事会可以完全控制文件的访问范围,同时通过设置基于权限的访问控制来维护安全性。

多级文档加密

文档加密是将文档从可读转换为编码格式的过程。它可以保护文档不被无关者访问,并且只能通过使用密码或身份验证来解密。在这种方法之下,董事会文件的安全性会大大提升。在会前会后中,文档受AES 256位加密保护,这些加密不只在APP端,也包含浏览器管理端,传输过程都是加密存储的。

多重身份验证

当企业使用会前会后时,每个用户都会获得自己唯一的账号和密码。登录后,会前会后将实施多重身份验证。多重身份验证允许用户验证他们使用的帐户是否是本人的帐户。通过密码、指纹或其他的方式防止未经授权的人访问帐户。

用户活动监控

会前会后提供独特的审计跟踪功能,它允许系统管理员监视用户系统中发生的活动。审计跟踪在追踪董事会内部违规活动和可疑活动时十分有效,任何违规欺诈行为都可以追溯时间和责任人,此外,审计跟踪还可以识别来自组织外部的数据泄露。董事云配备自动审计跟踪功能,以确保每一个操作都在系统里留下证据。

云数据隔离

云部署就是用第三方云服务器进行安全存储。它降低了使用物理设备的可靠性,避免因恶意行为者窃取硬件而导致数据泄露。会前会后合作的云服务商可以分析数十亿个事件,仍然能够检测、预防和推迟任何形式的网络攻击。

入侵防御系统

会前会后非常重视数据安全和隐私。它部署了一个24/7入侵防御系统,防止发生数据泄露和网络攻击。借助此功能,会前会后会持续扫描新上传的文档,以检测任何可能损害您业务的可疑恶意软件。

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