近日，我国一涉密机构发布的公告引发热议，公告内容为取消与其合作的采购招标公司的合作。事件缘由为该采购公司在完成代理任务中，存在违规通过微信、互联网邮箱等转发传递大量采购公告资料、在非涉密电脑存储大量涉密文件资料等情形，保密管理处于失管失控状态，存在严重失泄密风险隐患。
机密文件的不正当管理存在着巨大的泄密风险，但在日常工作中，对于机密文件的管理，常常疏漏于存储之前环节的文件管理工作。这种情况出现的原因不只因为安全意识，而是在管理等多个方面暴露出问题。然而，这不只在于涉密企业之中，在企业机密信息最集中地方之一的董事会，也存在着这样的问题。
机密的董事会文件
董事会的信息和文件是公司的最高机密，一旦泄露，会影响公司的股价和公司的正常运营。基于董事会在公司的特殊地位，董事会的信息安全应受最高级别的安全风险保护。这意味着，董事会文件的信息保密工作，不能出现一点差错。
正视董事会存在的泄密风险与解决方案
问题1：日常资料用微信邮件转发
不同企业、工作身份与角色对于网络安全性的要求是不同的，微信邮箱不适用于企业机密信息的保存与传递，抵御恶意网络攻击能力弱，泄露风险隐患多。
当会前会后在董事会中使用，董事会成员履职、信息传递、文件分发等工作行为都集中在这一个安全软件中。会前会后专为董事会研发，提供对等安全性需求的服务保障，同时有审计跟踪、定期维护测试等安全功能和防护屏障。
问题2：机密文件存储非专用设备
机密文件的管理应有其自身的安全保护机制，在通过一些平台浏览机密文件时，文件自动下载并保存到手机本地，机密文件在不经意间就泄露到了企业外部。
会前会后在文件管理方面从上传、分发、管理、存储到销毁自有一套完整的文件流程，满足机密文件的在线管理。同时会前会后能够将董事会的文件都留在平台内，即使是下载后的离线文件也不会离开平台。
问题3：风险防患与便利性的平衡
网络攻击与安全威胁实时存在，享受信息化的便利也要考虑信息化所带来网络风险。“最大限度提升信息价值的同时，最小化信息风险和管理成本。”
平衡使用价值与安全风险，在选择会前会后合作时，会前会后系统在保障安全性的情况下，最大程度体现董事会管理系统的便利性，使便利最大化，风险最小化。
问题4：文件资料清查与交接混乱
无论是董事的更换还是应对外部的监督与检查，文件资料与履职信息等重要内容都需要完整的记录以备后续查找。
会前会后能够快速下载文件，拖放上传、形成文件包统一保存等等功能，并在过程中记录文件下载浏览操作，形成系统记录，为泄密提供追踪依据。
文件信息泄露风险在许多时候都是从内部泄露，机密信息在不经意间被他人浏览、分发文件发送给错误的人，对此，会前会后还提供以下安全性保障：
基于角色的访问控制
董事会内部的信息是保密的。企业的经营战略、内部数据和其他敏感信息必须受到严密的保护，并开放权限给需要访问的人。允许董事会限制成员访问其文档是会前会后的标志性安全功能之一。借助会前会后，董事会可以完全控制文件的访问范围，同时通过设置基于权限的访问控制来维护安全性。
多级文档加密
文档加密是将文档从可读转换为编码格式的过程。它可以保护文档不被无关者访问，并且只能通过使用密码或身份验证来解密。在这种方法之下，董事会文件的安全性会大大提升。在会前会后中，文档受AES 256位加密保护，这些加密不只在APP端，也包含浏览器管理端，传输过程都是加密存储的。
多重身份验证
当企业使用会前会后时，每个用户都会获得自己唯一的账号和密码。登录后，会前会后将实施多重身份验证。多重身份验证允许用户验证他们使用的帐户是否是本人的帐户。通过密码、指纹或其他的方式防止未经授权的人访问帐户。
用户活动监控
会前会后提供独特的审计跟踪功能，它允许系统管理员监视用户系统中发生的活动。审计跟踪在追踪董事会内部违规活动和可疑活动时十分有效，任何违规欺诈行为都可以追溯时间和责任人，此外，审计跟踪还可以识别来自组织外部的数据泄露。董事云配备自动审计跟踪功能，以确保每一个操作都在系统里留下证据。
云数据隔离
云部署就是用第三方云服务器进行安全存储。它降低了使用物理设备的可靠性，避免因恶意行为者窃取硬件而导致数据泄露。会前会后合作的云服务商可以分析数十亿个事件，仍然能够检测、预防和推迟任何形式的网络攻击。
入侵防御系统
会前会后非常重视数据安全和隐私。它部署了一个24/7入侵防御系统，防止发生数据泄露和网络攻击。借助此功能，会前会后会持续扫描新上传的文档，以检测任何可能损害您业务的可疑恶意软件。
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