董事出差、居家办公，如何保证机密文件不被泄密？

在网络与信息时代，机密信息的泄露与防范成为每个企业必须要面对的问题。OA系统，钉钉等办公工具与微信等社交工具的广泛使用，赋予了每个人实时接收并传输信息的能力，病毒与网络攻击也时刻在觊觎着企业最核心的机密，这些都使企业的重要机密无时无刻都暴露在有意或无意的危险中。

董事会的核心机密与保护

董事会作为企业的决策机构，涉及的都是企业的核心信息。董事会的机密信息包括非公开信息、按监管规定需要披露的信息以及公司内部政策信息，也包含机密的董事会会议讨论信息与业务情况。董事在企业外部履职时，需要保护企业的敏感文件安全不外泄，这包括文件不下载到本地，不被盗取，不被拍照与传播等等。

一个安全的董事履职平台能够为董事提供充分的安全保障，董事无需担心敏感信息在沟通时被偷听，也无需担心文件在传输保存时被窃取。充分的安全保障未必有形，但能让人放心。在董事履职时，会前会后提供以下安全措施：

董事会机密文件的保护手段

本地文件加密，不能离开平台阅读

在一些软件工具中，打开文件时，文件即被下载到用户的本地设备。同时，当文件发出后，管理员便难以掌控文件的传播并且无法回收文件以进行销毁，约束文件不被向外传播的措施只有保密机制、保密协议和保密义务。当分发的董事会文件涉及机密，在分发会议文件或审批审阅文件时，董秘或董事办工作人员都要尽可能的保证文件的安全。

一个保密的董事会平台，能够将董事会的文件都留在平台内。即使是文件下载、离线访问，董事会的文件也是以加密状态存在，离线访问只能在系统内部才能浏览文件。

防拍照，文件水印清晰标注

随着信息软件的普遍使用，防截屏等安保措施越来越普遍。在不能截屏的情况下，许多用户通过拍照的方式留存信息。

添加水印在文件上时刻标注文件的打开信息，即使是拍照的屏幕上也会清楚的留下这些信息。水印是根据时间、打开人等信息实时变化的，这能够作为泄密追踪的一个方向，为企业泄密追踪提供有效证据。

排期删除，控制文件浏览时间

定时删除董事会文件，有效控制文件的浏览时间，通过“排期处置”提前设置敏感文件的后续处理。排期处置是会后会议信息的一种定时处置，可以在预设日期后自动进行删除文件或更改权限的操作。

设备丢失，远程销毁本地文件

无论是私人设备还是公司设备，在设备丢失后都存在着数据泄露的风险。当用户的个人设备丢失后，会前会后系统管理员可以远程清除、销毁用户下载的离线文件，清除设备上的数据，保护机密不外泄。

很多时候，董事会机密信息的外泄无关董事个人意愿，但当敏感信息泄露时，公司势必会被财产、声誉与舆论的风险所威胁，而董事会的信息被公开，公司同样会陷入这些危机，并损害或丧失公信力。提高董事会的安全防护手段，使董事无论处于出差，还是居家办公，都要为董事提供安全的履职环境与空间。