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董事出差、居家办公,如何保证机密文件不被泄密?

forrestyang 发布于 2023-11-29

在网络与信息时代,机密信息的泄露与防范成为每个企业必须要面对的问题。OA系统,钉钉等办公工具与微信等社交工具的广泛使用,赋予了每个人实时接收并传输信息的能力,病毒与网络攻击也时刻在觊觎着企业最核心的机密,这些都使企业的重要机密无时无刻都暴露在有意或无意的危险中。

董事会的核心机密与保护

董事会作为企业的决策机构,涉及的都是企业的核心信息。董事会的机密信息包括非公开信息、按监管规定需要披露的信息以及公司内部政策信息,也包含机密的董事会会议讨论信息与业务情况。董事在企业外部履职时,需要保护企业的敏感文件安全不外泄,这包括文件不下载到本地,不被盗取,不被拍照与传播等等。

一个安全的董事履职平台能够为董事提供充分的安全保障,董事无需担心敏感信息在沟通时被偷听,也无需担心文件在传输保存时被窃取。充分的安全保障未必有形,但能让人放心。在董事履职时,会前会后提供以下安全措施:

董事出差、居家办公,如何保证机密文件不被泄密?插图

董事会机密文件的保护手段

本地文件加密,不能离开平台阅读

在一些软件工具中,打开文件时,文件即被下载到用户的本地设备。同时,当文件发出后,管理员便难以掌控文件的传播并且无法回收文件以进行销毁,约束文件不被向外传播的措施只有保密机制、保密协议和保密义务。当分发的董事会文件涉及机密,在分发会议文件或审批审阅文件时,董秘或董事办工作人员都要尽可能的保证文件的安全。

一个保密的董事会平台,能够将董事会的文件都留在平台内。即使是文件下载、离线访问,董事会的文件也是以加密状态存在,离线访问只能在系统内部才能浏览文件。

防拍照,文件水印清晰标注

随着信息软件的普遍使用,防截屏等安保措施越来越普遍。在不能截屏的情况下,许多用户通过拍照的方式留存信息。

添加水印在文件上时刻标注文件的打开信息,即使是拍照的屏幕上也会清楚的留下这些信息。水印是根据时间、打开人等信息实时变化的,这能够作为泄密追踪的一个方向,为企业泄密追踪提供有效证据。

董事出差、居家办公,如何保证机密文件不被泄密?插图1

排期删除,控制文件浏览时间

定时删除董事会文件,有效控制文件的浏览时间,通过“排期处置”提前设置敏感文件的后续处理。排期处置是会后会议信息的一种定时处置,可以在预设日期后自动进行删除文件或更改权限的操作。

设备丢失,远程销毁本地文件

无论是私人设备还是公司设备,在设备丢失后都存在着数据泄露的风险。当用户的个人设备丢失后,会前会后系统管理员可以远程清除、销毁用户下载的离线文件,清除设备上的数据,保护机密不外泄。

很多时候,董事会机密信息的外泄无关董事个人意愿,但当敏感信息泄露时,公司势必会被财产、声誉与舆论的风险所威胁,而董事会的信息被公开,公司同样会陷入这些危机,并损害或丧失公信力。提高董事会的安全防护手段,使董事无论处于出差,还是居家办公,都要为董事提供安全的履职环境与空间。

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