下载到本地不能回收，线上文件分发如何保证安全性？

文件材料安全保管正成为当今企业管理的一个普遍任务，一些重要的文件为了保密需要避免流转至外部。无论党政机关、企事业单位，亦或是国企重要机构，都会通过发送电子文件来传达信息，对后续发展战略进行部署。当文件涉及机密时，对文件材料的管理尤其需要提高警惕、严防泄密。

文件管理不当

在实际工作中，董事会文件管理不当的问题时有发生：传统纸质会议文件在会后收回不及时，参会人员私自带走会议文件，造成文件泄密；或者会议文件丢失、随意放置，导致被外人看到泄密。电子文件分发后，用户下载即保存到本地，难以回收涉密文件，并且在信息泄露后难以溯源，这些都是涉密文件管理不当的表现。

将离线文件留在系统内，妥善保管

下载到本地的文件难以保证其信息不会泄露，会前会后董事会管理系统将董事会的信息、文件集中到一个平台上，时刻保障文件资料在董事会流转过程中的安全性。这包括：

离线文件留在平台内

以其他方式分发文件时，多数情况下，文件在被打开时就被下载到本地后台，且管理员无法回收文件以进行销毁的工作。当分发的董事会文件涉及机密，在分发会议文件或审批审阅文件时，董秘或董事办工作人员都要尽可能的保证文件的安全。

会前会后是一个董事会管理的平台，它能够将董事会的文件都留在平台内。所有的董事会文件上传至平台，形成董事会的文件中心，包括企业最新的发展经营动态及相关的背景信息。所有的文件都集于一处，即使是下载后的离线文件也不会离开平台。

设置用户文件下载权限

线上分发文件时，为了保护文件的安全性，管理员可以设置董事或其他收到文件的工作人员对文件的操作，即设置用户权限。在会前会后董事会管理系统后台，可针对文件设置访问权限及下载权限，也可以针对不同用户、群组进行权限设置，在发文件之前即确定文件是否可以浏览、下载、批注等等。双重权限保障，从源头上防止涉密会议文件泄露事件发生。

文件水印

添加文件水印是线上分发文件保护信息安全的一种做法。线上分发文件，一份文件分发给多个人，当文件泄漏时，总是难以辨别文件从何处泄露。当文件设置水印后，水印是根据时间、打开人等信息实时变化的，这能够作为泄密追踪的一个方向。对文件、会议纪要等信息添加水印，清楚标注用户以及用户打开文件的时间，为企业泄密追踪提供有效证据。每个账号打开任一文件，文件上的水印都会显示用户姓名与打开时间等信息。

文件销毁（遗失设备远程删除）

线上分发文件，难以回收销毁文件。但是会前会后董事会管理系统管理员可以清除、远程销毁用户下载的本地文件。个人移动设备遗失，可以远程操作清除设备上的数据，保护机密不外泄。

保护董事会线上文件的安全性，会前会后董事会管理系统能够将董事会的文件集中在一个平台中，统一管理。保障文件在分发、接收、更新、下载、浏览的整个过程中，文件都在平台中，避免文件下载到平台以外的地方造成信息泄露，或文件散乱难以整理。