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为了会议顺利不间断,怎样应对会议室的网络问题?

forrestyang 发布于 2023-12-28

在近两年披露的董事会会议决议公告中,不乏有许多董事选择以通讯形式参会,他们或因地理距离无法到达现场,或因出差外地而无法按时参会。除此之外,大多数企业也已经在会议中配置无纸化会议,即便董事会会议以现场会议的形式召开,也提高了董事会会议对网络的依赖。

网络是可能影响董事会通信的一个重要方面。在会议中,若中途网络较差或断开,极有可能使会议中断。会议网络掉线时刻影响会议进程,会议将不得不暂时中断并重新活跃气氛。然而,会前会后可以实现最大程度的协作并减少网络对在线会议的影响。

为了会议顺利不间断,怎样应对会议室的网络问题?插图

会中网络掉线,文件浏览会不会受影响?

会议按照原本设置的会议议题顺序流畅地进行,突然因外部原因打断,将影响会议进程的流畅度以及参会者的心理状态。在使用会前会后辅助召开董事会会议时,会议室网络掉线并不会影响参会者对于文件的阅读和注释。

董事在会议前浏览文件时,文件就已经下载在账号本地后台。会前会后的实时协作工具,可为所有参会者提供在文件上的协作,包含文件页面同步、会议批注共享等,这可确保会议中的每个人在演示过程中都在同一页面上。当会议室的网络波动影响到参会者的会议设备时,参会者可以如常浏览文件,在文件上进行批注,但会议同屏和共享批注功能将受到限制。在文件所做的共享批注,需网络恢复后才会同步给其他参会者。

为了会议顺利不间断,怎样应对会议室的网络问题?插图1

离线文件的保存与清理

当会议文件以邮件、办公系统等线上方式传送给参会者,文件在打开时便被自动下载到用户的本地设备,管理员难以掌控文件的阅读状态,会后也无法回收文件进行销毁。约束文件不被向外传播的措施只有保密机制、保密协议和保密义务,除此之外,缺乏有力的信息保护机制。当分发的董事会文件涉及机密,在分发会议文件或审批审阅文件时,董秘或董事办工作人员都要尽可能的保证文件的安全。

会前会后能够将董事会的文件都留在平台内。即使是文件下载、离线访问,董事会的文件也是以加密状态存在,用户只能在软件内部才能浏览文件。文件库可以满足用户随时的离线文件访问,文件保存在本地但没有离开平台。若是设备丢失,管理员可远程在线清除数据,包括用户下载的离线文件。

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