董事会涉密文件闭环管理，将文件公开在可控制的范围之内

在企业高层会议中，许多文件是涉密的，不能让他人知道会议的信息。董事会中的涉密文件从上传、审阅、审批、到签字，每一步都需要系统中有记录。将董事会的涉密文件闭环管理，将文件公开在可控制的范围之内。

归集与传输

文件的归集对董事会来说，是个头疼的问题。当需要搜集多人上报的文件，将所有人的文件归集到一处既费时又费力，尤其是每个人不只一份文件时。所有人穿插着传输文件，文件又反复的更新和修改，拉长了电子邮件无休止的线程。

用更少的时间完成更多的任务，通过建立董事会统一的信息中心提高文件的归集效率。高效归集和传输文件，让文件收集与更新都变得更简单。

文件管理与存储

董事会处理大量的信息和涉密文件，需要可靠的安全保护和有逻辑性的存储方便查找。使用大量纸张打印董事会文件和报告，这使得文件管理变得费力。而且由于纸质文档的固有问题，数据的安全性很容易受到损害。在会前会后中，可以在一个安全空间内访问董事会的所有文档、报告、会议资料包，这更适用于安全的数据交换。

不能简易上传文件对董事会来说是很麻烦的，尤其是当董事会每次都要大批量上传文件时。直接以拖放方式上传文件解决了许多在文件传输中的问题。易于搜索的文件更方便董事随时查找所需文件。

文件的更新和注释会迅速同步到组织中的每一个账号中，同一账号不同设备之间的内容也会实时保持同步。同时，会前会后为他们提供了对文档的访问控制，即设置用户角色或级别以控制访问权限。这可以针对文件进行浏览权限、下载权限设置，防止文件数据信息丢失、篡改、窃取风险，推进董事会文件保密安全化管理。

文件审阅与签批

无论是会议时间，还是非会时间，文件的审阅与签批功能是很多董事会必不可少的。董事可以随时随地在董事会平台中审阅文件、签批文件，而无需董办人员多次提醒。

当文件上传至董事会平台中，董事随时查看文件信息并在线履职，借助内置的电子签名功能，对文件进行审阅签批，批准某些决定和议程。

协作与沟通

在文件的沟通上，董事具有“对文件进行评论和注释的能力”，在紧急事项的沟通上，董事们“以最及时的方式解决最紧急的事”，董事们直接在平台内面对面交谈，而无需在应用程序上来回交换。

会前会后可作为直接对话的平台，这促使董事会之间的沟通更加直接和有效，连接董事会成员和董事之间的合作。

纸质文件通常涉及到打印、调整、处理、传递和最终粉碎或存档大量纸质文件。追求效率的企业逐渐将文件流转转向信息化，以提高文件的管理效率与安全性。在董事会系统中对涉密文件进行闭环管理，使信息公开在有限范围的视线里，控制涉密文件信息的流动。