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兼顾参会体验,简化董事会会议50%的工作

forrestyang 发布于 2024-03-21

当前,许多企业召开的董事会会议的时间通常要持续几个小时,许多董事以同一姿态在会议室中久坐,身体疲惫与脑力消耗削弱了董事对董事会会议的参会体验,在一定程度上影响会议质量。

在董事会会议中,董事要完成多个议案的审议文件、意见交换、做出决策的任务。在繁重的会议任务里,会前会后能够兼顾董事会会议的参会体验,简化董事会会议中的工作,以管理员提前上传的会议内容、流程与任务为会议框架,约束参会人员。各位董事通过会前会后参会,按照会前设置流畅运转,减轻会中工作任务,提高会议效率。

1、从有纸到无纸,优化董事在文件上的工作

从纸张文件向无纸化过渡,董事无需在厚重的纸质文件中寻找信息,通过线上检索关键词可以快速找到某一文件;会前批注留在会议文件上,董事可以在任何时间打开自己批注过的文件;多个议案文件在会中堆砌,董事通过议程目录和添加书签的方式快速跳转,同时用移动设备阅读文件,随身携带。

兼顾参会体验,简化董事会会议50%的工作插图

2、投票结果实时统计,在线签字

在会议召开后,参会董事在移动设备上直接选择选项,操作简单,简化传统投票流程,投票结果实时呈现。会前会后投票可以适应不同会议的要求,包括设置不同的投票形式,即举手表决与不记名表决。投票连接着议案,在每个议程下添加对应的投票任务,董事在审议、沟通后,直接在屏幕上针对会议议程进行投票。

3、文件线上接收与查阅,不用等待

董事在决策前需了解完整的内部信息,实时了解最新的企业运营数据与发展动态,全面把握信息决策衡量发展目标和投资方向,但实际上,大部分董事会对内部信息的掌握缺乏及时性,尤其是外部董事。

在会前会后中,董事可以在任何时间接收文件,并在安全的网络空间中查阅。不止于方便会中查阅文件,参会人员在会外也能随时浏览并批注电子版会议文件,翻书式浏览,为理解会议内容做好充分准备。

兼顾参会体验,简化董事会会议50%的工作插图1

优化董事会运作模式,信息化赋能公司治理

董事会的文件涉及到企业的机密信息,需要一个安全且便利的方式收发文件。这个方式需要既能抵御恶意的网络攻击,还要防止信息从内部泄露。在一个安全的线上文件存储环境中,董事会可以在其中存储所有敏感信息,包括会议文件和私人文件。董事可以在文件库中便捷地访问董事会文件、会议材料以及以往的会议记录。随时随地,即使身在旅行或出差途中,董事也可以正常履职。

会前会后通过“会议资料可管理、会议资料可归档、会议资料可保密”,实现了全周期数据的深度链接,这在董事会管理与公司治理中发挥了极大的作用。它彻底颠覆了传统会议模式的纸张浪费、人力浪费,会议内容安全性差等缺点,在董事会会议的整个周期内,全时空、全场景地为其服务。

考虑到董事会数据的保密性,董事云提供了完善的功能和端到端加密等安全保障措施。许多企业的董事会同时使用多种软件提高董事会的运作效率,但是这种的方法极易对董事会信息安全造成威胁。会前会后以“用户登录双重验证”“工作阶段设置时限”以及审计跟踪等措施,为董事会提供可靠的数据安全保障,护卫董事会信息安全。

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