商业中不同领域都要对他们各自的事务、流程和文件密切关注,这对企业绩效来说至关重要。然而,重要活动跟踪是很多企业的难题,有完整过程的记录有益公司进行审计,可以确保没有违规行为和其他不必要活动的空间。
什么是审计跟踪?
审计跟踪是所有活动过程的完整记录,记录按事件从始至终的途径,顺序检查审计跟踪记录、审查和检验每个事件的操作、流程和形式等。
审计跟踪包括与活动或事物相关联的重要数据,例如执行操作的人、使用者所需要的其他信息以及时间记录。这样确保了在审计员审查时,每一个事件都是可追踪的。现代化的科技实现了审计自动化,使审计流程变的更高效。可以以电子方式查找和记录交易的实物证据和文件,就无需有人对活动记录手动而繁琐的过程负责。同时,审计跟踪作为企业留痕管理的一种形式,帮助董事履职留痕。
谁在使用审计跟踪?
审计跟踪与会计和金融行业通常使用的书面跟踪有些类似。许多行业发现,审计跟踪在他们的日常运营中很有效果,如今,制造业、医疗、IT、零售等许多行业都使用了审计跟踪。
在医疗保健方面,医学隐私是指—种个人依法享有的不受社会及他人干涉的隐私权。审计跟踪可以记录访问患者信息的人员、时间和原因等信息。与此同时,在零售行业,审计跟踪帮助跟踪销售记录和供应链交易。
在组织管理上,管理电子审计的人通常都任职于IT部门,审计跟踪的使用者通常是任何参与交易和访问各种公司文件的人,包括企业的领导、秘书、行政人员、法律人员、会计师和雇员等等。
为什么要使用审计跟踪?
审计跟踪的目的是按照事件顺序记录事件,这样便于跟踪业务上的操作顺序。而审计跟踪在追踪企业内部违规活动和可疑活动时十分有效,任何违规欺诈行为都可以追溯时间和责任人,任何操作行为都会在系统中留痕,被列为企业的安全措施之一。此外,审计跟踪还可以识别来自组织外部的数据泄露。
会前会后董事云助力企业审计跟踪
会前会后董事云可以有效地管理董事会的工作流程,董事云是一个董事办公协作工具,董事们可以利用它的特点和功能来促进董事会积极协作,加强问责制度和信息透明度。董事云配备了自动审计跟踪功能,以确保每一个操作都在系统里留下证据,每一次操作都会留痕迹。
1、透明度
审计跟踪对公司治理至关重要,它可以随时检查公司内部的所有操作。通过审计跟踪,董事会可以向董事们提供与活动相关的完整准确的所有信息。通过审计跟踪,每个流程和业务都可以被验证。审计跟踪是董事履职留痕的方法之一,可以提高董事履职行为的透明度。
同样,访问敏感信息会在系统留痕迹,审计跟踪可以记录访问了企业敏感文件的人员,也可以很容易地跟踪和确认文件是否被篡改。
2、问责制
问责制赋予了董事对自己行为的所有权,可以让董事充分理解自己责任的重要性。问责制激励董事们提高业绩,不断提高决策能力。
董事云是企业可以用来让领导者对自己的行为负责的一个重要工具。它的审计跟踪有一个自动的用户日志功能,可以让每位董事对他们对董事会文件所做的任何行为负责。此功能可帮助跟踪用户活动,并在必要时生成使用情况报告。审计跟踪有助于监控每个主管的可交付成果和活动,也可以在系统中帮助董事履职留痕迹,从而促进公司的信息透明度和管理问责制。
3、安全性
拥有一个可靠的活动记录保存系统,为企业经营运转增加了另一层安全保障。保护董事会文件不被滥用或禁止未经授权的访问来维护董事会文件的安全。此外,留存访问内容人员的详细记录可以使调查更容易、高效和准确。
使用会前会后董事云的审计跟踪易于在系统内提醒和发现任何形式的可疑和恶意行为。在系统中留痕迹,这会让有恶意的人三思而为,进而制止文件泄露、数据丢失和欺诈等业务行为的发生,将网络安全风险最小化。
4、合规性
审计跟踪使企业符合法规,上市公司依法完成审计工作。因此,企业应该对其所有的业务活动都有积极的审计跟踪。审计跟踪应向监管当局和公众明确表明企业如期工作,不断通过披露经核实的准确信息,加强企业管理、提高经济效益。
企业面临的一个难题是维护一个全面且兼容的审计跟踪需要大量的时间和资源。拥有一个可以存储详细操作记录的自动化解决方案,可以节省很多准备审计的时间和资源,而会前会后董事云确保根据监管当局的要求随时、迅速地获取相关数据。
会前会后董事云加强公司治理
审计跟踪已经从会计的跟踪工具演变为任何行业都可以使用的重要治理工具。现在,每个企业都应该进行业务跟踪,既确保防止违规行为,又提高了企业绩效。会前会后董事云通过审计跟踪功能帮助董事工作履职留痕迹、帮助公司有效治理,同时确保系统中的所有操作都可以被跟踪、都可以留痕迹,通过进行最新的活动跟踪来确保企业业务符合法律法规要求,促进信息透明度和企业问责制,提高企业治理的信心。