无纸化会议：避免文件二次分享有了新解法

如何禁止文件的二次分享？

如何防止机密文件保存到本地？

如何避免文件分发之后被截图？

要保证信息在固定范围内传递，并且不能泄露在范围外部，显然公开链接或邮件等工具是不能够满足安全需求的。通过邮件等工具下载文件后，无法控制敏感信息流向，而文件的公开链接难以控制访问权限，更是不能保护信息的私密性。在一些企业机密性的无纸化会议中，尤其注重文件的权限，保证其禁止被下载、禁止被访问、或者禁止被传播。

限制文件下载传播，保护企业敏感信息

• 保护企业敏感信息

在企业会议尤其是高层会议中，会议文件总是涉及公司的核心数据或战略部署，这些高度机密的信息一旦泄露，有可能对企业造成不可挽回的影响。若未经授权的人员获取到这些文件，不仅可能泄露公司的商业机密，还可能给竞争对手带来可乘之机，让公司在市场竞争和舆论中处于下风。

• 控制信息的传播范围

限制文件的传播，能够将信息的浏览范围精准到固定人群，避免文件被误传或滥用，避免因文件泄露而引发的负面舆论和纠纷，以维护公司的形象和声誉。

会前会后—无纸化会议文件安全管理措施

限制文件下载，通过增设访问权限、使用加密技术、添加文件水印等手段，能够最大程度地保护这些企业敏感信息不被泄露。

1、只发送给特定的分享人

会前会后系统在无纸化会议线上分发文件时，为了保护文件的安全性，管理员可以设置董事或其他收到文件的工作人员对文件的操作，即设置用户权限。在会前会后系统后台，可针对文件设置访问权限及下载权限，也可以针对不同用户、群组进行权限设置，在发文件之前即确定文件是否可以浏览、下载、批注等等。

2、添加独特的文件水印

会前会后系统提前设置系统水印后，水印可以根据时间、打开人等信息实时变化。打开文件后，实时显示文件的打开人、打开时间、所属公司等信息，一定程度避免机密机密文件被拍照、被截屏等方式泄露信息，为泄露信息提供证据，便于泄密追踪。

3、文件集中分发管理渠道

会前会后系统将无纸化会议中的文件集中在会议工具里统一管理。除了控制分发范围，在保护机密文件信息时，同样需要注意分发渠道。将文件在分发、接收、更新、下载、浏览的整个流程下，都在一个平台中，减少切换平台对文件外泄的影响，避免文件在不经意中被造成信息泄露，或者文件散乱难以整理。

4、系统内部离线访问

会前会后系统作为加密的无纸化会议平台，能够将企业会议的文件都留在平台内。即使是文件下载、离线访问，会议文件也是以加密状态存在，离线访问只能在系统内部才能浏览文件。

5、排期删除会议文件

排期处置是会后会议信息的一种定时处置，可以在预设日期后自动进行删除文件或更改权限的操作。通过定时删除无纸化会议文件有效控制文件的浏览时间，以“排期处置”提前设置敏感文件的后续处理。