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无纸化会议:避免文件二次分享有了新解法

forrestyang 发布于 2024-05-31

如何禁止文件的二次分享?

如何防止机密文件保存到本地?

如何避免文件分发之后被截图?

要保证信息在固定范围内传递,并且不能泄露在范围外部,显然公开链接或邮件等工具是不能够满足安全需求的。通过邮件等工具下载文件后,无法控制敏感信息流向,而文件的公开链接难以控制访问权限,更是不能保护信息的私密性。在一些企业机密性的无纸化会议中,尤其注重文件的权限,保证其禁止被下载、禁止被访问、或者禁止被传播。

无纸化会议:避免文件二次分享有了新解法插图

限制文件下载传播,保护企业敏感信息

  • 保护企业敏感信息

在企业会议尤其是高层会议中,会议文件总是涉及公司的核心数据或战略部署,这些高度机密的信息一旦泄露,有可能对企业造成不可挽回的影响。若未经授权的人员获取到这些文件,不仅可能泄露公司的商业机密,还可能给竞争对手带来可乘之机,让公司在市场竞争和舆论中处于下风。

  • 控制信息的传播范围

限制文件的传播,能够将信息的浏览范围精准到固定人群,避免文件被误传或滥用,避免因文件泄露而引发的负面舆论和纠纷,以维护公司的形象和声誉。

会前会后—无纸化会议文件安全管理措施

限制文件下载,通过增设访问权限、使用加密技术、添加文件水印等手段,能够最大程度地保护这些企业敏感信息不被泄露。

1、只发送给特定的分享人

会前会后系统在无纸化会议线上分发文件时,为了保护文件的安全性,管理员可以设置董事或其他收到文件的工作人员对文件的操作,即设置用户权限。在会前会后系统后台,可针对文件设置访问权限及下载权限,也可以针对不同用户、群组进行权限设置,在发文件之前即确定文件是否可以浏览、下载、批注等等。

2、添加独特的文件水印

会前会后系统提前设置系统水印后,水印可以根据时间、打开人等信息实时变化。打开文件后,实时显示文件的打开人、打开时间、所属公司等信息,一定程度避免机密机密文件被拍照、被截屏等方式泄露信息,为泄露信息提供证据,便于泄密追踪。

无纸化会议:避免文件二次分享有了新解法插图1

3、文件集中分发管理渠道

会前会后系统将无纸化会议中的文件集中在会议工具里统一管理。除了控制分发范围,在保护机密文件信息时,同样需要注意分发渠道。将文件在分发、接收、更新、下载、浏览的整个流程下,都在一个平台中,减少切换平台对文件外泄的影响,避免文件在不经意中被造成信息泄露,或者文件散乱难以整理。

4、系统内部离线访问

会前会后系统作为加密的无纸化会议平台,能够将企业会议的文件都留在平台内。即使是文件下载、离线访问,会议文件也是以加密状态存在,离线访问只能在系统内部才能浏览文件。

5、排期删除会议文件

排期处置是会后会议信息的一种定时处置,可以在预设日期后自动进行删除文件或更改权限的操作。通过定时删除无纸化会议文件有效控制文件的浏览时间,以“排期处置”提前设置敏感文件的后续处理。

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