会议,顾名思义,有组织、有领导、有目的的议事活动。
会议一般包括议论、决定、行动3个要素。
必须做到会而有议、议而有决、决而有行。
否则就是闲谈或议论,不能成为会议。
归根结底,会议应是产生行动的地方,而行动的产生离不开任务的分配和跟进。
各大政企单位在会议上提到的一些要点和决策都需要进行任务分配,确保落实到具体的执行人。然而任务分配和跟进的过程却往往不是一帆风顺的。
下面从公司不同职能人员角度,分析项目跟进过程中分别遇到的痛点:
◎高管:
无法实时跟踪任务完成情况,任务分配后石沉大海;
自身工作繁忙,无法检查任务落实结果,造成任务被拖延或落实不到位。
◎秘书:
沟通辗转多个部门,信息传达容易有误差,造成落实结果出错;
工作繁忙,督办跟进不力,任务被拖延或者被遗忘。
◎执行人:
任务日程堆叠在一起,杂乱无章,工作效率低,容易遗忘大小事情;
沟通理解不到位,任务落实过程中出现错误,因缺乏监管无法被及时指出并纠正。
会前会后数字化会议系统,是一款为企业会议召开提供全流程数字化服务支持的系统软件。深耕行业领域多年,功能成熟强大,其中项目跟进功能,让企业的每一项工作任务都能分配到位,督办及时,高效执行,顺利落地。
◎会前及会中一键任务分派,权责分明避免拖延
在发送会议通知或会议进行阶段,可针对某项会议议题随时添加“项目跟进”,设置项目负责人、完成时间等信息,还可设置项目提醒,快速发起任务。操作简便,任务分配权责分明。
◎随时查看被分配任务,记录任务完成情况
各执行人可在“项目跟进”功能中随时查看被分配的任务,任务按建立日或到期日排列,清晰有序,方便任务执行。
各执行人可以随时记录任务推进情况,任务发起人可在自己的设备端查看,从而时刻掌握任务进展,保证任务推进效率。一旦任务落实过程中出现错误也可以及时提出纠正。
◎在下次发起会议时,能够引入上次会议未完成任务
在发起下一次会议通知时,可在“项目跟进”中直接添加上次会议未完成的任务,方便快捷,确保每项任务都能决而有行。
开会 + 不落实 = 0
布置工作 + 不检查 = 0
抓住不落实的事 + 追究不落实的人 = 落实
在会议中做好工作分配,在会后时刻跟进任务进展,才能让每项任务都能落实到位。会前会后数字化会议系统将项目跟进功能完善到会议进程中去,在会议中及时部署交流任务的进度及安排,让项目协作权责分明、分工清晰、流程有条不紊,让项目跟进方便快捷、进度直观明了,大大提升了任务的执行效率和企业执行力,是一款不可多得的效率工具。
除项目跟进功能之外,会前会后数字化会议系统还为企业会议提供同屏演示、批注同步、投票功能、签字功能等全流程的数字化功能支持,成熟完备,为企业会议更高效开展助力。
截至目前,会前会后数字化会议系统已在全球100多个国家备受信赖,遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织等。