用无纸化会议系统解决董事会会议难题

一次完整的董事会会议流程包括“会议筹备、会议通知、会前检视、审议及决议、会议整理”五大板块，要保证董事会会议顺利召开，必须保证每个板块顺利运行。而这往往不是那么容易的，每个板块都有需要特别注意的事项，需要倾注大量人力精力，耗费大量经费成本。如果出现这样一个会议系统软件，能够将五大板块中遇到的问题全方位覆盖解决，让董事会会议的开展更加高效便捷，那么对董事会会议形成科学决策并平稳落地执行无疑起到助推作用。

这款无纸化会议系统软件——会前会后无纸化会议系统，能够帮助解决董事会会议中遇到的难题，为董事会会议成功召开保驾护航。

那么究竟董事会会议召开的过程中会遇到哪些问题？而会前会后又是如何解决的呢？下面就从五个板块分别来分析：

会议筹备阶段：

问题：一次有效的董事会会议要求董事必须提前看过会议材料，了解会议议题相关背景与公司产品进展，才能在会上决策公司大事件。当董秘将会议材料发送到所有董事邮箱，一旦材料有改动，还要再次重新发送到所有董事邮箱，不但董事浏览邮箱容易将新旧材料混淆，董秘操作起来也容易手忙脚乱。

会前会后：支持在软件后台发送会议通知的同时，一键上传董事会会议所需材料。一旦材料有更新，董秘可在后台随时添加更新后的材料，董事可随时登录软件下载更新后的会议材料。如果董事已经浏览过旧版本材料并且在材料上做了批注，新版本上传后，旧版本材料与批注都不会消失，可供董事随时参考。

会议通知阶段：

问题：董秘们发送会议通知后，往往需要在会议开始前二次提醒董事参会，以防董事忘记会议时间。

会前会后：除了能够发送董事会会议通知，包括会议时间地点、议题、材料等各项会议说明，还可以将会议通知关联到董事手机系统上的日历。除此之外，会前会后无纸化会议系统还可以设置会议提醒，到点自动提醒，时刻督促董事，全方位确保会议顺利召开。

会前检视阶段：

问题：在这个阶段里，董秘需要将会议材料全部打印出来。由于董事会会议材料必须内容数据详实可供决策，因此材料报告动辄几百页不等，纸张墨盒耗材成本巨大。

会前会后：如果董事们能够在手机、平板等设备端浏览电子会议材料，那么这个问题就迎刃而解了，不但能够节约公司成本，简化董秘工作流程，还起到环境保护的作用，是企业承担社会责任、履行社会义务的体现。

审议及决议阶段：

问题：在此阶段里，董事们需要对所议事项投票表决，并安排人将决定做成会议记录，由出席董事在会议记录上签名存档。

会前会后：将所有流程电子化，会前会后无纸化会议系统不但拥有会议投票表决功能，还有一键导出会议记录功能，公司可以不必安排人力辛苦记录。那么会议记录还需要打印出来交给董事轮流签字吗？不用，董事们甚至可以直接在决议上进行电子签名，会前会后无纸化会议系统拥有合作多年的电子签名平台，能够保证电子签名及电子决议的合法性。

会议整理阶段：

问题：本阶段为董事会会议召开全流程的最后阶段，董秘需要对决议进行报备并披露，并将相关材料归档整理。有些涉密的文件，严禁个人留存和外传，甚至要及时销毁。董秘必须时刻绷紧涉密文件管理意识，不能出一点差错。

会前会后：如果文件上传到会前会后无纸化会议系统中，便可以轻松对所有文件进行访问权限设置、下载权限设置，并且能够在会后一键删除文件。如果出现设备丢失的情况，还可以操作远程删除设备上的文件，全方位保证资料不外泄。

除了以上内容，会前会后无纸化会议系统还为董事会会议提供了许多更为便捷的功能！

传统董事会会议中，会有董事跟不上主讲人的节奏，会议听得云里雾里；会前会后无纸化会议系统让个人会议终端同屏显示主讲人屏幕内容，并且能够同屏显示主讲人批注，紧跟主讲人节奏。如果需要更换主讲人，那么也可以切换所需共享屏幕，所有董事都可以发起主讲模式。

另外董事会会议中，会有董事在会议中进行工作任务指派，传统的口头指派难以跟进，容易造成效率低下，任务落实不到位。会前会后提供“跟进项目”功能，在会议中便可以随时设置任务负责人以及任务到期日期，让每项涉及公司重大事项的任务都能执行到位！

数字化的时代，想不被时代抛弃，就要紧跟时代步伐，用会前会后无纸化会议系统，升级董事会会议体验，解决传统董事会会议难题，推动董事会会议向着更加高效便捷方向发展已是大势所趋！