全球有五分之一的人都会拥有自己的一部智能手机，而每17个人中就有一个人会有一台平板电脑。不止于此，您可以预计到不久的将来，这个数字还会上升，尤其是智能手机的使用率。
移动智能设备已经成为企业活动的必备的工具已不足为奇。无论是实习生还是CEO，移动智能设备可以帮助他们有效的提高的生产力和工作效率。现在市场上有各种各样的应用程序，看上去对工作场景中的任何需求似乎都有一个理想的解决方案，比如有招聘和简历管理软件，图表和演示文稿创建软件，员工调度和日程安排软件。
对于无纸化会议会议管理，同样许多适用于各种移动智能设备的的无纸化会议系统。它有助于精简无纸化会议会议流程，因而被许多企业采用。但是，还有很多企业还在使用原来的会议模式，您的企业是不是也是其中之一呢？
从纸张到智能设备的切换可以说是一个巨大的跳跃，并不是所有的企业都愿意冒这个风险，但是当你开始使用无纸化会议系统的时候，你就会发现这是一个必须的而且更有利的选择。如果在你的企业内看到这些迹象，那么不要迟疑，赶紧开始你的无纸化会议之旅吧：
1. 董事们总是得不到最新的消息
是不是总有这样的事情发生 —- 在无纸化会议会议开始前两个小时才发现有个数据错了，这需要立马通知所有的董事，并需要尽快将数据修改过来。电话，短信和电子邮件都是有效的方法，但移动设备很有可能得不到回应或不在线，特别是董事们正在开会的时候。
您需要的是一种可以无缝地直接通知所有董事的方式。但是有什么东西可以让董事们在开会的时候也一直拿着智能手机和平板电脑？对，这就是无纸化会议系统。一旦使用了无纸化会议系统，董事们就可以在开无纸化会议会议的时候访问其移动设备上的应用程序。同时，管理员可以实时的更新数据并把更新结果同步给所有的董事。
2. 您的行政团队花费太多时间和精力准备无纸化会议议
每次开无纸化会议会议，行政人员都要花费大量时间整理会议资料，并打印出来然后分发给董事。这个手工操作的过程对于行政人员来说不仅乏味，而且花费成本还特别高。
您可以试试将自己的企业使用无纸化会议软件之后的会议成本与之前会议成本进行比较。你会发现，无纸化会议管理系统节省了更多的成本和时间。
3. 企业文件和数据被窃取
为什么无纸化会议会议都是闭门会议？ 董事们需要谈论的问题对企业来说都是敏感和机密信息。它可能在谈论即将发起的合并收购或战略发展的新想法。但无论是什么样的信息，如果被竞争对手获得，就可能会给您的企业带来巨大的损失。
为什么要让自己的企业处于这种风险当中呢？为了避免个人文档被未经授权的人访问，您需要只有无纸化会议软件才可以提供的企业级安全功能。正如之前所说的，纸质的材料很容易丢失或被盗。虽然平板电脑和智能手机也有同样的风险，但是无纸化会议软件通常具有自动清除功能，一旦设备丢失，也可以远程擦除数据。
无论是正在处理还是传输当中，企业级加密都可以保护企业的敏感数据。如果移动设备丢失，则可以激活自动清除功能以远程删除信息。
4. 各种会议成本过高
企业的会议预算很大一部分用在了为无纸化会议会议所准备的纸质文件材料上，比如：印刷和快递服务。由于纸张和墨水都是消耗性资源，您的企业必须在每次举行无纸化会议会议时补充这些会议用品。
您的企业需要在机票，酒店住宿，会议室预订，甚至食品餐饮方面花钱，让董事们在同一个地方进行面对面的会议，而且这不只是一次或两次 – 大多数无纸化会议在一年中平均要开四次会（每季度一次），而每一次都需要这样多的费用。
可以使用无纸化会议系统来减少这些费用。从长远来看, 与预订航班和酒店房间相比,让董事们使用智能设备远程参加会议, 成本效益会更高。即使您的企业有预算来支付这些会议费用，仍然可以通过减少使用飞机，火车，私家车来降低二氧化碳排放量。企业有社会责任采取可持续的解决方案，这也是履行义务的一种方式。
5. 大多数董事都有自己的移动智能设备
董事们有很多的事务都需要在移动设备上及时处理，而你还在考虑是不是要在无纸化会议上实施“无平板电脑/智能手机”的想法，或者你已经这么做了——阻止董事们在重要的讨论中检查他们自己的移动设备。
既然我们可以利用这些智能设备，还有什么必要禁止使用他们呢？随着移动设备的使用率越来越高，禁止人们使用智能设备将变得更具挑战性，甚至这种禁止会起反作用。通过采用无纸化会议管理系统在无纸化会议会议上使用智能设备，这对您的企业更加有利，它在加强董事之间的协助和讨论，而不会造成分心。
6. 会议文件需要拷贝分发，但不需要通过电子邮件或是私人存储介质进行
您的企业可能需要会议文件的软拷贝，并且在董事需要的时候导出。但如果它们存储在工作电子邮件，个人电子邮件，Google文档，微软云，阿里云和腾讯云及许多其他虚拟存储空间中，这会导致董事们很难找到自己需要的文件。此外，也没有安全可靠的访问控制来确保文件的安全。
不要为了数字化而数字化。如果您的企业需要一个虚拟存储解决方案，请确保它完全集成，且易于使用，就像无纸化会议软件提供的一样。使用该软件的目的是为了让用户更方便，而不是更加混乱。
7. 会议文件需要打印并需要快递分发
纸张不是一种安全的保密信息存储媒介; 如果敏感数据容易被盗或窃取，您的企业将面临风险。一个安全的存储媒介是支持无纸化会议系统的平板电脑或智能手机。企业级加密可以确保敏感数据的安全，无论是进行处理还是传输，都不会有未经授权访问的危险。如果移动设备丢失或被盗，则可以激活自动清除功能或远程删除信息。更长远的讲，所有文件都可以数字化，这些智能设备都可以重复利用。这没有任何浪费，这是与打印的纸质材料最大的区别。
8. 召集无纸化会议会议很难，因为所有的董事的日程安排都不一样
无纸化会议董事们都忙于自己的事务，很难选择出适合大多数成员的会议时间表。当您决定进行面对面会议时，您必须考虑的会议时间不仅仅包括无纸化会议会议本身，还要考虑到参加会议所需的旅行时间。
但是通过无纸化会议系统，董事们可以在任何地方参加无纸化会议会议，日程的安排就不会有各种各样的冲突。无论他们是在离城市几英里的地方，还是在地球的另一半，只要董事们将移动智能设备连接到互联网，他们可以远程加入无纸化会议会议。
你的企业里存在有这样的迹象吗？将起作为参考的指标，看看无纸化会议系统是否符合您的需求。试试会前会后系统，我们高效安全的无纸化会议管理系统，适用于iPad，Android和Windows设备。它简化了整个无纸化会议会议流程并使其自动化，使董事能够将精力放在最重要的事情上，如决策和战略思考。
京公网安备11010502040208号