准备好你的无纸化办公环境了吗？

我们长期以来一直关注无纸化会议软件的优势以及如何为无纸化会议会议做无纸化的准备。任何一项创新的成功都离不开公司内所有人的努力和合作。接下来我们就分享一些准备无纸化办公的小技巧：

1.在您的智能设备里为下载文档准备足够的存储空间

无纸化办公会为您的办公室减少了混乱，而使智能手机，平板和笔记本电脑得以发挥他们更大的作用。移动设备是创建无纸化办公环境的最重要工具。您需要准备足够多的存储空间，因为您需要保存许多的必要的应用并把所有的材料都数字化。

2.使用扫描仪应用可以帮助您快速将纸质材料数字化

在iOS和安卓设备上都有很多的扫描仪应用，您只需拍一张照片，他们就可以很快的将这些纸质材料转化成pdf文件。相比用扫描仪进行传统的扫描，这会为您节省大量的时间和成本。目前市面上比较流行的一些扫描仪应用是：CamScanner, FineScanner, ScanBot, and Google Drive (只适用于安卓设备)

3.更新您的系统

更新您的设备系统和应用， 您的设备会运行的更加流畅。应用的发布者们时常会更新他们的应用以增加更多的功能，并提高他们的运行效率。

4.不要在工作时间使用社交软件和访问其他与工作无关的网站

假如您在使用公司内部网络，过多的访问视频或社交网站会占用您的网络带宽，并会极大的影响办公室的网络速度。
除此之外，我们应该避免社交媒体分散注意力，从而保证工作的效率。关闭您的社交应用的推送消息，以防他们会让您在工作中分心。您可以把社交媒体当作是一种奖励，只有当您完成了任务或工作的时候才去使用他们。

5.准备一个移动电源以备不时之需

给手机充一次电使用两三天甚至更多的日子已经一去不复返了。过多的应用，Wifi，移动数据连接和其他的任务会很快的耗光您的电量，所以准备一个移动电源是一件很有必要的事。我们不想在需要紧急回复的时候，您的设备却因为您刷了一天的微博而没电了。

6.备份您的文件

备份您的数字化文件不像备份纸质文件那么难，您只需要一个优秀安全的存储设备就可以。因为您的移动设备有可能丢失或被盗，所以我们建议您使用云存储服务来备份您的文件，比如Dropbox, Google Drive 或 Box。

7.激活您移动设备的安全措施

无纸化办公最重要的一条就是保证移动设备的安全，以防数据被盗和丢失。
保护您的移动设备有很多的方法。除了常用的密码保护，还有声音识别，验证码和手机防盗机制，以及指纹识别，会前会后 系统还提供了他自己的保护措施，比如在检测到非法进入时采用的双重验证机制和自动清除功能。

关于无纸化办公，您还有什么建议吗？欢迎参与我们的讨论。