会前会后无纸化会议系统——会前功能介绍

forrestyang 发布于 2022-01-27

会前会后无纸化会议系统是一款功能强大的会议管理工具,涵盖了会前、会中、会后全流程的无纸化会议管理与服务,为企业提供一站式无纸化会议解决方案。公司总部位于中国香港,在新加坡主板上市交易。截至目前,会前会后无纸化会议系统已在全球100多个国家备受信赖,遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织等。

会前会后深耕行业多年,形成了一整套成熟完备、操作简单、安全稳定的功能系统,下面就带大家来了解会前会后无纸化会议系统在会议的各个阶段,即“会前”、“会中”、“会后”三个阶段,分别能够提供的功能支持~

会议通知发送:

  • 会议基本信息编辑:

进入“安排新的会议”页面,添加会议基本信息,包括会议标题、时间、地点、描述等。

会前会后无纸化会议系统——会前功能介绍插图

设置会议提醒,无需提前发邮件或者电联通知/提醒参会人员到会,到时间后软件内便可自动提醒。

会前会后无纸化会议系统——会前功能介绍插图1
  • 添加会议各成员:

包括“主办人”、“协作者”、“与会者”、“额外存取”,各成员权责明晰,分工明确:

主办人:有权进行与会议有关的大多数管理操作。一个会议可添加多名主办人。

协作者:帮助会议主办人准备会议议程和文件。会议发布后,协作者只能在后台管理网站查看议程,不能再进行管理或编辑,也不能在应用程序端查阅会议。

与会者:参会人员。与会者可以下载会议文件,也可以在文件上添加批注。会议发布后,可自动关联到与会者手机日历上,提醒其参会。

额外存取:非与会者,额外附加的会议访问角色。可以在应用程序中访问会议,和与会者具有相同的权限。

会前会后无纸化会议系统——会前功能介绍插图2
  • 添加会议议程:
  • 添加议题并上传文件:

添加多项会议议题并上传电子版会议文件,可以拖放更改议题顺序。会议文件可从本地或者共享文件库内选取,让参会人员提前了解会议内容,做好参会准备。

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  • 文件批注:

参会人员可以随时下载电子版会议文件到桌面,并在文件上做电子化批注,批注可以永久保存。支持在没有网络的情况下批注文件,联网后批注会自动更新。

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  • 上传更新文件:

可随时上传更新版本的电子文件材料,实时同步到参会者应用端,同时旧版本文件及文件上的批注不会被删除,可以供参会人员参考。

  • 添加投票:

针对议题添加投票表决,可设置记名/不记名投票。在会议召开时,软件内可直接进行投票,投票结果直观呈现。投票结束后,生成每位参会人员的投票汇总页,让参会人员针对本次会议所有投票结果电子签字确认,确保结果真实有效。

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  • 议题及文件安全:

针对会议议程及文件材料设置浏览及下载权限,也可以设置文件水印,全方位保护文件安全。

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(权限设置)

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(水印设置)

  • 项目跟进:

添加“项目跟进”,设置负责人与项目到期日;也可通过“承前会议”将过往会议未完成项目直接导入本次会议中。确保每次会议安排的任务都能落实到位。

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  • 一键发布会议通知:

会议通知各项编辑完毕,一键发布会议通知即可。

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