会前会后无纸化会议系统——会后功能介绍

会前会后无纸化会议系统是一款功能强大的会议管理工具，涵盖了会前、会中、会后全流程的无纸化会议管理与服务，为企业提供一站式无纸化会议解决方案。公司总部位于中国香港，在新加坡主板上市交易。截至目前，会前会后无纸化会议系统已在全球100多个国家备受信赖，遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织等。

会前会后深耕行业多年，形成了一整套成熟完备、操作简单、安全稳定的功能系统，下面就带大家来了解会前会后无纸化会议系统在会议的各个阶段，即“会前”、“会中”、“会后”三个阶段，分别能够提供的功能支持~

会前会后无纸化会议系统的“会后”功能，包括但不限于以下八大板块，分别是：

一键导出会议纪要、导出会议文件包、查看已召开会议、文件库、审阅室、跟进项目、问卷调查、文件安全……

一、一键导出会议纪要

在会议结束后，后台可一键生成会议纪要，选择需要在纪要中显示的投票、表决、笔记等信息，一键导出即可。会议纪要模板可自主设置。

二、一键导出会议文件包

将所有电子版会议文件和资料，包括会议前资料性材料、会议期间形成的决议文件等，保留材料上会议批注，全部打包归拢整理成pdf文件，一键导出到桌面或者“文件库”中。方便参会人员查阅会议文件，更好的领会会议精神。

三、查看已召开会议

即使会议已结束，用户仍然可以查看历届会议资料以及所有注释。选择“会议室”标签页，点击“昔日”，便出现用户所有的会议列表。点击想要查看的会议，便可查看该次会议详细资料。

四、文件库

作为安全成熟的共享文件存储库，在会议结束后，可直接将会议文件导入文件库，实现会议文件共享，方便用户随时随地查阅。管理员平时也可随时在其中上传并管理电子会议文件，无须担心文件丢失损毁问题，更方便进行文件线上检索，解决了纸质会议文件存储弊端。

五、审阅室

应用“审阅室”，可以进行会议文件的审批、审阅及文件签署工作。

1. 如何新建审阅室

在后台“审阅室”主菜单下，点击“新增审阅室”。选择此次审阅室创建目的为待审阅、待审批或者待签署。填写相关信息后点击创建。

依次填写审批的主办人、审批人，上传电子版审批文件。

信息填写完成后一键发布即可，审批人便能在应用端收到相关审批通知。

2. 如何进行文件审批

在应用端审阅室标签页，点击想要查看的审批项目。

浏览待审阅/审批/签署文件后，更改审批状态为“批准”or“驳回”。在浏览文件期间可对文件添加批注。

3．审阅室导出

文件审批完成后，可在后台将审批文件一键导出到桌面或者“文件库”中，同时可以选择是否保留文件上的笔记、批注等详细信息。

六、跟进项目

1. 项目浏览：

在应用端“跟进项目”标签页，可以看到所有分配给该用户的跟进项目列表，项目可按到期日和创建日排列，直观清晰。

2. 项目进度编辑：

点击相关项目，编辑该项目完成进度等信息并储存后，项目发起人便能实时看到该项目完成进度，跟踪项目落实情况。

七、问卷调查

1. 如何创建问卷：

在后台“问卷调查”主菜单下，点击“创建问卷”，填写标题、描述、问卷截止日期等基本信息。

填写问卷主办人、受访者以及详细的问卷内容，内容可包括章节标题、段落文字、选择项目等。一键发送问卷，问卷受访者便可在应用端收到提醒。

2. 如何填写问卷

受访者在应用端“问卷调查”标签页，可以看到问卷调查列表，选择相应问卷并进行填写即可。

八、文件安全

1. 可限制用户访问及下载文件的权限

在会议结束后，可针对会议涉密文件材料进行访问权限及下载权限设置，从源头上防止会议涉密文件材料泄密事件发生，相比于纸质文件更能杜绝泄密后患。

2. 文件水印设置

自动为会议文件生成水印，可以设置用户不能下载不带水印的文件，水印可自定义。安全、简单、快速的防止文件泄露或被人利用，更好的进行涉密文件管理。

3. 审计跟踪

可跟踪系统中每个操作的发起人和执行人，包括所有登录尝试、文件上传、文件下载以及授予用户和用户组权限的操作。

4. 设备遗失

会后一旦个人设备遗失，可以远程操作清除设备上的会议文件数据，保护机密不外泄；当检测到猜测密码时，系统也会自动锁定可疑的用户帐户并清除设备缓存数据。