拍照、截图、录视频,您的董事会会议安全吗?

forrestyang 发布于 2021-12-03

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对于上市公司来说,有效的公司治理是保障信息披露质量的前提,是衡量上市公司质量的重要标志。随着双碳成为国家战略目标,利用数字化打造绿色董事会也成为一种趋势。数字化带来便捷的同时,安全合规就成为董事会会议关注的重中之重。

董事会会议是董事会成员履职的重要程序,不仅需要考虑到决策的便利性,同时,董事会会议的相关文件,代表着公司经营决策的最高机密,大量内部敏感数据都在其中,一不留神就会遭遇攻击、窃取和滥用。一旦泄密,可能对公司带来不利后果,甚至面临监管处罚。

董事会会议中最容易产生安全隐患的地方,也是我们最容易忽视的地方就是:文件分发

分发董事会文件常见的工具有:电子邮件、IM通信软件(微信、企业微信、钉钉等等)、内部办公系统,这些工具分发的均为原始文件,不带有任何的标记和安全密钥,一旦有任何接触到文件的人出现安全隐患,就会产生泄密风险。

至于传统会议,现场分发打印文件,一方面不利于董事会成员履职,其次,移动互联网时代,人人皆是媒体,通过拍照就能快速把信息传播,更加难以控制。

如何方便快捷分享文件,同时避免信息泄露,还要满足董事会成员的履职便利性?现代化董事会需要的是一款专业的董事会会议软件——会前会后(Convene)。

01

相比常用的邮件及其它方式,会前会后(Convene)特有的基于角色的访问控制,分为用户角色和会议角色

根据用户角色(普通用户或系统管理员)配置系统设置、自定义访问权限和管理用户账户,通过会议角色来定义和限制会议参与者在会议进行期间可以做的事情,以及对董事会材料的使用,从源头保证文件分发的安全性。

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文件存取方面,访问权限划分明确,可在文件库限制谁可以查看、下载或编辑文档库中单个文件或文件夹;基于会议,指定会议角色,以限制谁可以通过高级权限设置查看、下载、转发、导出和打印特定会议议程文件。

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办公电脑随用随插外部硬件,文件外发,导致大量核心数据泄露的情况屡见不鲜。

为了在移动设备上获得安全的体验,保护用户数据,会前会后(Convene)具有多重安全机制,拥有的文件安全和数字版权管理(DRM)技术,防止将文件内容复制到其他应用程序中,限制拷贝,减少用户数据的暴露。

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公司董事分布全球各地,为了同步文件分发及提高签署效率,会前会后(Convene)可安全地存储和编辑手写签名,便于轻松签署文件和其他会议材料

另外为了防止签名欺诈,要求用户在使用电子签名前提供认证信息,自动给电子签名打上时间戳,记录文件签署的确切时间,以消除文书错误的可能性。此外,这些时间戳不能被编辑或更改,防止因篡改而造成的任何不准确。

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水印功能也是一种有效的数字保护手段,能达到文件真伪鉴别,版权保护等目的,有选择地将定制的水印添加到会议、审阅室和决议文件中,以阻止敏感材料的滥用,并突出关键信息,此外也可自动为从文档库下载的文档添加水印。

06

定期归档和清理也至关重要,会前会后(Convene)可以预定在一定时间后对文件进行归档和清理,以避免未经授权访问特定会议、审阅室或决议的文件,标记为已关闭的会议和决议将成为只读内容,避免信息二次泄露。

会前会后(Convene)在安全合规的政策加码重压之下,始终致力于覆盖会议的全生命周期,打造智慧数字化会议解决方案,广泛兼容多种认证方式,以满足客户的具体安全需求,符合数据保护的合规监管,有效防范使用过程中不确定的安全威胁,保证数据得到全方位的保护,进一步完善公司“内控”机制,切实提升企业数字化应用整体价值。

会前会后(Convene)是全球三大董事会无纸化会议系统之一,符合全球治理规范,源自于CMMI5级研发团队,屡获全球嘉奖,闻名业内。在全球100多个国家备受信赖,遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100指数公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织。

如果您对会前会后(Convene)感兴趣,请随时联系我们,我们可以为您提供专业的演示、讲解,为您提供完整合规的董事会解决方案。

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