香港政府部门的无纸化会议系统

为了响应政府的无纸化计划，香港特别行政区政府各部门开始寻找一款用户界面友好，操作简单，管理方便，并具有高安全性的无纸化会议系统解决方案。

无纸化会议系统的适用场景

部门管理层会议需要一个无纸化的会议解决方案。他们不仅仅需要无纸化会议系统高度安全，而且要易于使用，这样可以最大化的降低技术部门的在转变过程中的投入，并且可以让工作人员尽快的适应使用新的无纸化会议系统。

因为会议涉及到政府高层管理人员，所讨论的信息资料敏感，保密。各部门需要一个高度安全的会议系统来保护他们的会议数据。

用户要求无纸化会议系统解决方案可以满足以下要求

• 秘书可以方便的安排会议的筹备工作
• 与会人员可以提前拿到会议材料进行会议准备
• 在会议过程中，与会人员可以在自己的会议材料上留下私有笔记
• 在会议结束后，还可以重新回顾会议材料和内容

会前会后系统解决方案

会前会后系统因为其移动性，易用性，和高安全性，最终被香港特别行政区政府部门所选用。

会前会后系统友好的用户界面和直观的设计，使管理层人员几乎不需要培训，就可以很轻松的上手使用，并很快的适应了这种无纸化会议方式。

在会议之前——秘书可以通过会前会后系统准备会议材料和安排会议日程。每一个与会人员都可以在会前收到会议邀请，然后进入会议，预先浏览会议内容，并用批注工具在自己的文档上留下批注。

加入会议——与会人员只需要轻轻一按就可以在他们的移动设备上加入会议，无需笔记本电脑，台式机甚至投影仪。这极大的减少了会议的准备工作，让所有的与会人员在任何地方都可以加入会议。

会议进行期间——与会人员可以担任主持人的角色，在会议材料上进行实时演示。主持人可以使用内置的激光笔和批注工具向其他与会人员阐明自己的观点和意见。其他的与会人员可以实时的和主持人保持同步，或者浏览自己的材料副本，重新审议自己会前所做的批注，并留下自己在讨论中所做的会议记录和意见。

会议结束之后——会议结束时，所有的批注和笔记都会保存到会前会后系统。与会者可以随时随地查看会议材料和笔记。留有批注的文件还可以导出成pdf文件进行共享。

安全性——会前会后系统提供了高级别的安全策略以保证用户数据的安全。会前会后系统为每一个部门都设立了单独的门户网站来管理用户文件，服务器也提供内部环境，用于托管敏感数据和文件，受到企业级安全级别的保护，包括用户身份认证，权限控制，审计跟踪和移动数据安全等安全策略。除此之外，会前会后系统中的所有用户文件都是以加密的方式保存在数据库和移动设备上，这些文件只能由受三级密钥管理机制保护的私有文件密钥解密。所有的网络通讯也受到应用级别的加密保护。

会前会后系统的优势

最开始的时候，政府部门只是想找一个可以节约纸张，对环境友好的解决方案。会前会后系统不仅满足了他们的这个需求，而且帮助他们提高了会议的效率和灵活性。

会前会后系统的好处

• 提高了会议生产力和流动性
• 减少了会议管理的成本
• 在任何地方使用移动设备安全的访问会议材料，提高了准备会议的灵活性，还可以在会后对会议的材料进行审议和跟踪
• 会议场所更加灵活
• 避免了对纸张，设备和设施的昂贵投资
• 快速部署，反馈率更高，更积极

你的公司也想要试试

想要提升你的公司会议的效率？联系我们开始免费试用会前会后系统。