电子无纸化会议文件如何将无纸化会议会议成本降至零

对于许多企业来说，希望节约成本是采用电子无纸化会议会议文件的主要动机。事实上，我们迄今收到的大量查询主要集中在数字化的财务影响上，这促使我们制定了自己的无纸会议储蓄计算器，以帮助您估算出贵企业使用Android或iOS版的门户网站时可以节省多少钱。我们鼓励您尝试一下，看看让这些数字说话。

从我们的计算器可以看出，您的企业可以完全消除打印和快递费用，从而在这个特定方面节省100％的成本。这听起来很夸张，但却是事实。没有无纸化会议管理系统，公司秘书需要打印出每个板块的每一页。如果一个板块长达50页，有七个无纸化会议成员需要自己的副本，那么只一次会议就需要使用350页的纸张。四个季度的会议相当于1,400张，将近三令，这只是纸张。您仍然要考虑墨水和装订费用，以及快递费用。当然，请不要忘记公司秘书在组织这些董事文件上花费的时间，然后逐个发送。这些秘书每工作一小时都会收取一小笔费用。这不是一个非常有效的货币和时间处理过程。

有效节约

使用无纸化会议管理系统，这些数字归将结为零*：零页打印，零董事文件墨水和装订，零董事文件通过邮件发送。消耗的努力虽然不完全是零，但由于过程是自动化的，所以也大大减少。公司秘书只需点击几下即可创建和发送电子无纸化会议文件。更好的是，领导可以实时接收文件，而不是等待几天直到包裹到达。

然后我们来到实际的无纸化会议会议本身。不使用任何数字解决方案的纸质会议基本上是面对面的会议，所以还有其他成本：运输（包括海外无纸化会议成员的机票），住宿，场地和食物。例如，俄勒冈州立大学2014年第一届理事会会议费用为7600美元，其中4000美元用于餐饮。而这只是一次无纸化会议议！

通过电子论文和无纸化会议管理系统，您的企业不需要花费一分钱用于交通，住宿，场地和食物。如果您是俄勒冈州立大学，那么你已经节省了7,600美元。

这并不是说企业应该摆脱面对面的会议。在某些情况下，本人亲自的社会互动是建立强有力的职业纽带所必需的。但您仍需要其他选择，因为每次会议花费数千美元是不切实际的。

但是，让我们超越显而易见的事实，解决无纸化会议管理系统可以发挥作用的其他领域。虽然金钱和成本节省很重要，但这些因素也值得您考虑：

积极的环境影响

很容易假定，随着数字化解决方案日益普及，近年来纸张消费量已经下降。但真相令人惊讶地相反：纸张的整体消费量正在上升，世界工业记录的40％都是制造纸张。考虑到纸和纸浆工业是第四大排放温室气体制造业，此消息令人震惊。

如果世界各地的企业愿意承诺实行无纸化计划，这个统计数字将会下降。您的企业可以从上级开始 – 当董事们改变工作方法时，无纸化的做法可以引领其他人，并成为公司文化的一部分。结果会对环境产生积极影响并减少碳排放。

好名声

可持续发展是许多人的主要关注点。如今，客户喜欢重视环保实践的企业。通过无纸化，您的企业也在为环境提供帮助。

发展良好声誉可能听起来像是数字化自利的理由，但这却是让所有机关都受益的情况。回馈社区总是一个很好的做法，所以得到回馈，只是做正确的事情后，额外得到的红利。

简化流程

纸质会议是企业的后勤负担。如上所述，您的企业将不得不考虑太多的事情，从准备印刷董事文件到聚集董事成员于同一地方。有一点，您必须停下来问自己：是否值得花费资源来做一些基本的事情，而且只是次要的？为什么不简化流程，以便我们可以专注于我们的核心业务？

无纸化会议管理系统会使无纸化会议会议流程自动化，并实现远程会议，从而消除了企业肩负的后勤负担，使其能够专注于首要任务。因为如果您考虑一下，您倾向于领导做什么 – 花时间尝试协调他们的时间表，以便多数人可以在一个地方见面，或者花时间策划关键决策，无论他们在哪里？你决定。

我们明白，切换到像无纸化会议管理系统这样的数字解决方案在节约纸张上听起来不错，但理论上不是必要的。这是因为并不是所有的解决方案都是有效的，很多都是难以使用的。但是，如果您想要一个很好的用户体验和轻松的过渡，我们邀请您申请会前会后演示，我们的无纸化多平台无纸化会议管理系统适用于Android和iOS设备。市场上的大多数无纸化会议管理系统都声称具有高度的可用性，但只有当您尝试了我们的解决方案时，才会知道这些差异。

*零费用是指与纸质无纸化会议会议相关的典型成本。它们不包括门户网站软件和设备的初始费用。但一般来说，数字解决方案在长期使用后可提供投资回报。确切的投资回报率取决于很多因素，所以请随时要求我们帮您准确计算。