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会议同文系统-开展高效会议,跟冗长拖沓的会议say NO!

forrestyang 发布于 2022-03-25

会议同文系统-开展高效会议,跟冗长拖沓的会议say NO!插图

会议是公司进行日常管理的重要方式,它对于维持公司持续运营有着重大的意义。然而提起开会,却总有大大小小的问题让人头疼——会议时间长,节奏冗长拖沓,讨论内容没有意义,浪费时间。发言跑题,决策模糊,会议开完了感觉啥都没有决定,既漫长又无效。

那么如何才能开一场高效会议,彻底告别会议冗长拖沓的缺陷呢?一起来看看关于高效会议的这几点建议吧!

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  • 指定一个会议主题

会议最好只有一个主题,这样就可以集中时间和精力高效地讨论这一个主题。只有会议目的明确,任务相对集中,才能以最短的时间解决问题。对于主题较多的会议,建议单独召开。

  • 会议通知详细到位

会议通知应该尽可能囊括会议目的、参会人员、时间、地点、会议议程以及会议要求等事项。对会议上需要讨论的文件材料,要随通知发给参会人员,让参会人员提前浏览会议内容,做好参会准备,从而在会议中迅速做出决策,提高会议效率。

  • 会议筹备人员做好会前准备

会议筹备人员应做好会前准备,包括投影仪、视频设备等调试,会议中需要用到的笔、纸等物料,会议讨论需要用到的文件材料准备等。以上准备充足了自然能提高会议效率。

  • 把控发言时间

会议要有明确的会议流程,严格遵守会议程序与纪律,会议主持人要严格把控每位发言人的时间,到时间了要提醒发言人。会议时间必须紧凑起来,超过时间,参会人员的耐心会逐渐消耗,会议节奏会转为冗长低效。

  • 会议纪要下发要及时

会议纪要一定要完整、规范、及时下发,如果不及时下发,会议中提出的待解决事项和一些关键想法很可能被人遗忘,会议精神无法贯彻,决定无法执行落地。因此会议召开后应在一天内及时下发会议纪要,增强会议时效性,发挥会议作用。

  • 分配任务持续跟进

把工作事项一一列出来,对应责任人与时间,合理分配。在会后的几天里,要检查部门对会议决议的贯彻落实情况。只有持续跟进,才能保证会议决策顺利执行,保证会议精神得以贯彻。

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利用会前会后同文系统管理会议

随着数字化进程的加快,在公司董事会会议、高管会议等各种会议的召开上,越来越多的企业利用会议同文系统来进行会议管理。实践证明,应用会议同文系统来进行管理,会让企业会议以最短的时间,顺利从低效拖沓过渡到高效会议,让会议决策得以更迅速的落实到位。

会前会后同文系统是会议同文系统的领军品牌,深耕行业领域多年,凭借CMMI5级研发团队,打造出覆盖会前、会中、会后全流程的无纸化会议解决方案,功能包括会议通知、会议议程下发、同屏浏览会议文件、会议文件批注、电子投票、签署、任务分配、文件存储以及会议记录的产生及导出等,大大的提高了会议的效率和安全性。软件无需专用硬件支持,在自身的手机、平板等移动设备端即可随时随地开会。多年来屡获全球嘉奖,闻名业内。

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某教育机构行政办公室的王女士表示,自己的工作职责包括公司高管会议的筹备,在公司使用了会前会后同文系统进行会议管理后,高管会议的召开比之前有显而易见的进步与高效。主要体现在:

会前准备:

会议组织者可以在后台一键发送会议通知,包括会议时间地点、会议主题、参会人员、会议议程、会议提醒等各项信息;可附上电子版会议材料,参会人员随时查看会议通知及会议材料,可在材料上做批注,做好会议准备;如若材料有修改,会议组织者可以重新上传,实时同步更新到参会人员设备。方便快捷,便于操作,轻松完成会前准备。

会中进行:

会前会后提供实时同屏、激光笔、一键更换主讲人、投票表决、项目跟进、文件签字等全流程的会议功能支持。实时同屏、激光笔等功能让每位参会人员都能集中注意力在会议议题上;项目跟进让参会人员在会中便可将任务具体安排到人,任务的后期执行情况也能实时显示,持续跟进,保证执行到位。功能十分强大成熟。

会后总结:

可一键自动生成与分发会议纪要与会议文件包,保证会议纪要下发的及时性。

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会议最大的成本就是时间成本,利用会前会后同文系统,一站式会前、会中、会后服务支持,简化会议流程,轻松节约会议时间,让企业会议的开展更有效率。

会前会后同文系统公司总部位于中国香港,在新加坡主板上市交易。截至目前,已在全球100多个国家备受信赖,遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织等。

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