无纸化会议中最常犯的五个错误

失败是成功之母，但是有些时候我们却不能轻易犯错，因为即使是微小的错误，在企业和公司管理上都可能需要付出惨痛的代价，导致时间，成本的浪费，甚至会错过企业发展的绝佳机会。

为了提高效率和生产力，越来越多的公司都开始使用无纸化会议软件。但是，与大多数数字解决方案一样，这可能需要花一些时间来了解和掌握召开无纸化会议的方法。

了解和学习的方法之一就是研究别人的经验，并从中学习 —- 尤其是从他们的错误中学习。每个企业都有自己独特的解决问题的经验，在这里我们分享一些开始无纸化会议时，会遇到的一些普遍的问题。

无论你是技术还是管理人员，以下技巧都可以有效帮你避免开始无纸化会议时的一些常见错误。

1) 培训

你的无纸化会议成员是不是对使用无纸化会议系统还有顾虑？当一个企业决定开始实施无纸化会议时，必然会有一些人会对这种做法持保留态度。

解决方案：即使无纸化会议软件配有详细的使用说明书，为企业中的成员做一个关于无纸化会议软件的简要培训还是很重要。为他们安排一个演示会议，让每个人都来实时浏览软件及其功能，适应新的系统，并让那些对新技术抵触情绪的用户和娴熟的同事配对使用软件来克服对陌生技术的恐惧感。

2) 时差问题

无纸化会议的优点是能够随时随地进行远程会议。但是，有一点值得注意的是，需要时时与来自不同时区的与会者进行沟通。可预防由于疏漏而产生的时间安排带来的冲突使会议中断，延缓了关键业务讨论，浪费了宝贵的时间和资源。

解决方案：通用的解决方案在会议软件中都会包含时区转换的功能，例如链接到时区转换站点或参考资料的链接。在单一时区内安排会议，仔细检查其他与会者参加会议时他们时区的本地时间。

为了良好的用户体验，会议软件及协同工具，都需要在PC和智能移动设备上全面支持夏令时。会议议程一旦发生改变，他可以立即就计算出不同时区里的会议时间。这个并不是很难，因为现在的应用程序都可以根据设备的本地时间自动转换和显示日期/时间值。

3)开会时分心

即使是最有纪律的专业人士也不能保证其注意力百分百集中在会议上。由于设备中会有各种各样的应用程序，这成为了那些不支持无纸化会议的人们提出的反对无纸化会议的最重要理由，他们认为使用移动智能设备会让与会者分心。有些人会认为在远程会议中，没有人知道你在设备上做什么，或者更具体地说这根本没法保证会议的效率。

解决方案：简化您的会议议程。会议成功的关键是高效的会议准备。事先准备好所有的材料，并为发展和会议偏离讨论作好准备。准备好了这些，无纸化会议管理系统使得会议组织者在任何时候都能灵活地更新议程。最重要的是，确保所有与会者都在同一文字和图表示意图上，我么可以通过如全屏幕锁定和实时激光指针等这些功能保证这一点。

4) 忽略软件的辅助功能

随着近80％的企业/组织主动减少纸张使用，带自己的设备参加会议正迅速成为无纸化会议的普遍标准。但是，无论无纸化会议软件价格如何昂贵或功能齐全，如果访问受限于某些用户或平台，则其作为协作工具的目标就没有达到。

事实上，比临时要求参加会议更让人沮丧的事情就是：自己的移动智能设备与开会用的无纸化会议软件并不兼容。

解决方案：用户可以尝试使用无纸化会议管理系统，因为他可以尽可能多地实时协作。在排名前列的无纸化会议系统解决方案中，Convene无纸化会议管理系统为PC，IOS和Android提供完整的多平台支持的无纸化会议系统解决方案。

5) 会议笔记

人们经常忽视会议最重要的一个作用是，会议不仅是与会者分享了什么，而是他们在会议中得到了什么。而对于许多人来说，记笔记是处理，保留信息的最有效途径。

这就是为什么传统会议的倡导者指出，尽管有技术进步，但总是会有人手写笔记，而不是在物理屏幕或键盘上轻敲。

解决方案：通过无纸化会议软件降低成本的一个重要方面就是让您用与使用物理文件相同的方式处理来数字文件。例如，Convene无纸化会议系统不仅可以自由地注释，绘制数字，标记重要页面，并在会议文件上留下备注，还可以让您和同行与会者一起分享。就像它的名字一样，白板功能可以让多个用户在空白页写或绘制，并将自己的想法实时的传达给会议中的每一个人。