纸质材料会议的三大局限性

现在好多公司都面临着是转向无纸化会议还是继续使用纸质材料开会的选择。很多公司都趋向于使用尝试验证的方式来做出判断选择。

然而，与纸质会议相比，无纸化会议确实是更好的选择。

以纸质材料为基础的会议成本更高。纸张，打印的费用都很昂贵。而在另一方面，无纸化会议系统只需要数字设备和互联网。

这些设备不需要太多的投入，并且他们可以重复利用，除非你想换一个新的。如果无纸化会议的花费更少，那么为什么还有公司仍在使用纸质材料开会呢？

随着公司规模越来越大，他们最终会承担更大的责任和决策。这种转变可能会迫使公司对其经过验证的方法保持警惕。这些方法提供了一个舒适的区域，使公司具有稳定的感觉，但这种对稳定的盲目投入阻碍了技术提供的所有可能的创新。

这种创新包括使用无纸化会议系统。因为会议的重要性，公司不能冒险来改变会议形式从而破坏他们做出决定的流程。

但是，继续使用纸质材料开会可能会面临更多的限制。

地域的限制

由于互联网的出现，如今的商业活动中，速度和可达性扮演着很重要的角色。即使不在办公室，远程访问也可以让用户访问他们的数据。只要他们有网络，无论何时，身处何地，他们都可以自由的读取他们的文件。

而那些仍以纸质材料为基础开会的公司无法在这个快节奏的世界中保持竞争力，因为纸质材料不能提供任何现代技术的优势。

无纸化会议软件，比如会前会后系统，可以帮助公司人员在没有纸的情况下在线上自由的访问文件和进行有效的交流。假如公司还在进行以纸质材料为基础的会议，他们就体会不到无纸化会议的优势。

以纸质材料为基础的会议需要每一个与会人员都要有一份会议文件。这就意味着每次开会，都必须打印出一大堆的文档，伴之而来的就是文件丢失和打印错误的问题和烦恼。

CEOImage.com 网站列出了以纸质材料为基础的会议所需要的维护和整理文件所需的费用。维护成本包括了会后回收存档文件和替换丢失文件的费用。而整理文件费用是指那些用来保存这些文档的设备（如文件柜）的费用。这意味着公司还需要人员额外花时间去处理这些额外的文档化工作。

使用纸张开会就像一台老机器，你越是依赖他，你就需要更多的时间和精力去维护他。

Nielsen.com 指出五分之三的澳大利亚公司都把环保作为他们的目标。他们的研究表明这些公司在环保这一方面有很大的热情和责任感，而消费者们也很支持他们的这一行为。

减少炭的排放量是公司选择无纸化的副产品。那些还在用纸质材料开会的公司会被消费者们认为没有社会责任感，因为他们没有试图或没法去减少炭排放量。

由于其高昂的费用，产品的局限性，纸张已经成为了一种障碍。纸张用得越多，我们的效率就会越低。

无纸化是一个质的飞跃，由于纸张的局限性，无纸化是值得公司投资和发展的一个方向。

给我们一个机会，一起和会前会后系统拥抱未来。开始你的第一个无纸化会议，体验他给你带来的新技术的力量和创新。