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“以现场结合通讯方式召开”频频出现,为何一些董事偏爱线上参会?

forrestyang 发布于 2023-12-22

董事会会议是董事行使权力的重要方式,董事会通过召开会议的形式来参与公司事务的决策和战略的制定,在现代公司治理中发挥着非常关键的作用。随着科技的发展和现实的需求,越来越多上市公司的董事会倾向于结合通讯会议的形式召开董事会会议。

独董因为没有安排“线上参会方式”缺席会议?

12月10日,三峡新材公告称,3名独董因为“未出席公司2023年第三次临时董事会会议,也未委托其他独董代为出席会议”,违反了《上市公司独立董事管理办法》规定,湖北证监局决定对上述3名独董采取出具警示函的行政监管措施,并记入证券期货市场诚信档案。几位独董缺席此次会议的理由包括没有安排线上参会方式,在没有参与讨论的情况下无法发表意见等。

董事远程参会成趋势?

“每一种新技术的产生和应用,都宣告我们进入了一个新时代。”后疫情时代,频繁爆发的疫情,让通讯方式成为董事会会议一个必不可缺的选项。通讯方式与现场会议方式满足了董事会不同董事的需求。

有学者在一定样本数据中统计发现,通讯会议逐渐成为中国上市公司召开董事会的主要选择。2006年,样本中仅有32%的董事会是采取远程通信会议的形式召开的,而在2019年,这一比例上升到70%。平均来看,2006年至2019年,样本公司中有55%的董事会是以远程通信形式召开的。

董事会会议的召开方式:远程参会与现场参会

董事会会议形式,目前主要有三种:现场会议、通讯会议和“现场结合通讯的方式”召开会议。不同的会议召开方式可能会稍有差异,但目前“现场结合通讯方式”召开董事会的企业越来越多。

“以现场结合通讯方式召开”频频出现,为何一些董事偏爱线上参会?插图

不同的会议形式有不同的好处。采用现场会议的形式时,董事会成员会对会议进行更加充分的准备,在对各种决策方案进行评估时会考虑的更加认真和全面,更有可能做出符合企业利益最大化的投资决策。通讯会议可以保证因各种原因不能到达现场的董事能够如期参加会议,参与到董事会的讨论中。它能够保证会议的参会率,将参会董事的时间和精力真正用于审阅议案议题和了解背景信息中,而非将大量时间、精力与金钱成本用在交通和人际关系中。

不同的会议形式也能弥补彼此的不足。现场会议中,参会者往往容易接收到更多信息,神情、语气、肢体语言、入座位置等因素更容易使参会者感受到其他人的态度,受到人情和从众心理影响而使独立决策倍感压力。同时一些董事需要为线下会议付出大量的时间金钱等成本,跨越地域参加现场会议,这会相应的减少董事真正履职的时间。通讯方式则可能增加董事会成员间的沟通成本,并需要工作人员付出更多精力调试会议设备。

连接不同沟通形式,提升会议质量

有效的董事会会议需要董事之间进行充分的信息沟通和意见分享。对此,现场会议对比通讯会议更有利于董事之间的分享,但是随着董事会管理系统的普及使用,董事会通讯会议的会议质量也在大大提高。

“以现场结合通讯方式召开”频频出现,为何一些董事偏爱线上参会?插图1

会前会后董事会管理系统并局限于使用在单一董事会会议形式中,传统大屏幕投放PPT的方式只是单方面的传达,而会前会后的使用可以让每位董事实时接收其他董事的意见和反馈。无论是以何种形式参会,参会董事都有可以使用平板同步审阅议案、同步翻页、同步线上讨论、投票、签字,简单清晰的进行交流和协作。

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