无纸化会议会议包的发展:如何改进无纸化会议会议包的5种方法

forrestyang 发布于 2018-09-13

The Evolution of the Board Pack: 5 Ways on How to Improve It

当你翻箱倒柜寻找你的无纸化会议会议包的时候:由于你的无纸化会议会议包没有正确的存放,你看到一些页面被折叠了,在快速浏览内容之后,您发现有印刷和内容错误!而且你没有时间做必要的更改,因为你的无纸化会议会议还有5分钟就开始了——更糟糕的是,你发现你的无纸化会议会议包中的一些机密数据部分丢失了!尽管这种情况可能有点牵强,但一年内多次参加无纸化会议会议的董事仍有可能出现这种情况。那么,你能做些什么来提高无纸化会议会议包的质量并避免类似的情况发生呢?下面列出了五种方法来改进您的无纸化会议会议包:
1. 评估您当前的无纸化会议会议包
你要问自己的第一件事是:无纸化会议会议包的目的是什么?此外,本无纸化会议会议包的目的是什么?无纸化会议议程通常包括:1. 上一次会议记录 2. CEO 报告 3. 风险/合规报告 4. 财务报告 5. 需要董事审批所需的其他材料有了这些议程项目,您应该能够衡量您的无纸化会议会议包的质量,即哪些有意义,哪些没有。例如,解释财务部分的段落是否太长?CEO报告内容是否过于含糊?更重要的是,您需要检查您的无纸化会议会议包是否有正确的数据量。信息太多会导致其他无纸化会议成员之间产生混淆。
2. 确定并关注正确的内容
在做了初步评估之后,您现在应该知道在会议包中放什么了。通过确定和关注正确的内容,您将能够召开更高效的无纸化会议会议,在会议上您可以花时间讨论相关主题。如前所述,您应该查看无纸化会议会议包的结构,并决定要包括哪些部分,以及要为下次无纸化会议会议保存哪些部分。在这个过程中,您将看到,在有限的空间内,您不仅可以平衡必要的信息,还可以通过缩短无纸化会议会议来节省大量时间。
3. 简化创建流程
说到这里,另一种节省时间的方法是简化创建无纸化会议会议包的流程。传统上,您必须打印每个会议包,然后将其分发给您的成员。这个过程可能效率很低,因为其需要花费大量的精力、资源和时间来制作和分发会议包。此外,还存在不满足最后期限的风险,因此无法及时向无纸化会议汇报。随着技术的不断发展,越来越多的组织接受了无纸化会议会议数字化的理念。通过使用Convene无纸化会议管理系统(一种旨在高效、便捷地准备无纸化会议会议包和简化无纸化会议会议的数字会议解决方案),像您这样的无纸化会议成员可能会摒弃效率低下传统会议方式。
4. 创建直观、用户友好的无纸化会议会议包
在可用性方面,无纸化会议管理系统通过其数字化的无纸化会议会议包提供直观、用户友好的会议体验。例如,如果需要最后一分钟的更改,您的无纸化会议会议包现在可以立即进行审查并进行相应修改。此外,您可以简化无纸化会议会议,使用简单的注释查看无纸化会议会议包,并在一台设备中分配所有操作项。
5. 加密保护无纸化会议会议包
让我们谈谈安全问题。你的无纸化会议会议包包含了许多敏感和机密的数据,黑客们都渴望得到。如果能有一个安全的房间来存放你所有的绝密文件,那就太好了。这正是无纸化会议管理系统可以为您的无纸化会议会议包所做的;无纸化会议管理系统配备了世界安全级别的功能保障,可以通过加密方式保护您的所有数据和资源,从而将纯文本转换为环化代码。这个加密的代码只能通过加密密钥来解密。
数字化无纸化会议会议包
总之,不断发展的技术使无纸化会议成员能够采用数字化实践;技术能够解决的一个难题是需要一个无纸会议平台来召开公司的无纸化会议会议。上面提到的五种方法绝不是你的无纸化会议会议包的最终方法。但是,通过遵循这些,您的无纸化会议会议包将显著改善,并将为更好的无纸化会议会议经验铺平道路。

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