董事云“云同文”：解决董事高效履职的难题

会前会后董事云坚持以“5云”服务体系服务客户，通过“云同文”、“云审批”、“云会议”、“云决议”、“云问卷”五大解决方案覆盖董事会全流程所有需求。

“同文”理念最早应用于会前会后同文系统中，是会前会后对于文件功能“电子文件库、单一信息源、会议文件协同”的综合概括。云同文可以通过文件同屏、批注同步、同屏阅览解决董事办公难题。

电子文件库

文件存储平台

董事会的文件所需文件皆可上传至文件库中，董事在文件库中接收文件。作为文件存储平台，可以存纳大量的文件信息供董事及参会者阅读或存放。“云同文”中有“文件库”、“通告”等功能，作为信息存储平台，可存储会议及日常所需集团报告、文件、数据等信息资料，便于线上检索并查阅，有效帮助董事全面了解行业发展动态和企业经营管理情况。

用户及文件权限设置、文件水印设置等，多重措施保护信息库文件安全。“云同文”替代了纸质文件、文件夹，用电子文件库的形式解决了会议前大量复制、会中参会者找不到信息、会后资料销毁等问题，在最大程度上保障了文件安全。“云同文”文件存储平台方便内部文件储存、备份，减少移动存储设备的应用，降低存储成本。董事云可以对文件进行审计追踪，提高文件的物理安全性，方便董事办公文件在线预览，资源共享。

文件信息处理工具

功能包括会议文件同步阅读、文件批注、缩略图、书签等，为用户带来丰富的会议文档阅读体验。董事可通过画笔、文字、高亮等方式，在文件中留下自己的看法，也可以通过选择私人注释还是共享注释选择是否将注释公开。

文件交互手段

通过“云同文”，董事们可以在电子文件库上实现文件交互，在同一份文件上批注可以让不同的董事在同一文件上了解他人的想法，在会议开始前做出多方面的思考。

无纸化文件、无纸化会议

董事会会议的文件，往往要经过多次讨论和多次修改， “云同文”中，文件可以实时更新，减少了传统方式因文件更新的繁琐工作，解决了过去因反复修改文件草稿而浪费大量纸张的问题，同时减少了打印机、复印机的损耗，低碳环保的同时节省企业成本。新迹不去，旧痕不消。新文件会覆盖旧文件，但旧文件文件上的注释仍然存在于旧版本中，旧版本文件及注释依旧保存在系统中，可以下载和保存。

单一信息源

不同的董事受身份、类别的区别，收到的信息往往并不一致。信息的不对称会影响董事的决策以及正常的履职。

董事会会议中，董事会前接收的信息渠道不一会导致信息的不一致，从而影响董事在会议中的决策。董事为履行忠实勤勉义务，会前需做足大量准备，对议案进行调查。不同董事的信息来源渠道稍有差异可能造成信息的不对称性，在交流中会产生障碍，影响董事的正常沟通。会前会后董事云可作为可信任的董事会单一信息来源，避免了多方信息来源误导董事会决策。

会议文档协同

在应用会前会后董事云开展董事会会议时，可以实现会议文件同屏、批注同步、同屏阅览，强化会议中董事会成员之间的交流协作，促进董事会科学决策，提高董事会会议效率与质量。

1. 文件同屏

在董事会会议中，提前可将文件发布到会议议程中，所有的董事的移动终端上呈现的是一个文件，所有董事将于这份文件上审阅批注、发布便签，对话讨论等。一份文件上同时呈现多人的批注，避免了文件打印或者一式多份发送所造成的泄露风险，会议上文件注释会保存到系统中，方便会后查看。

2. 批注同步

所有董事批注在同一份文件中，而且实时可以看到他人对文件批注、便签等信息，便于董事实时交流想法，提高会议的效率。

董事在文件中的批注会实时的传输到其他人的文件上，董事间可以通过文件完成信息的交互，董事们在文件上留下意见后，秘书整理出新版本文件上传，节省了董事使用多设备就文件交流的时间，大大的提高了董事的办公效率。

3. 同屏阅览

“云同文”中的同屏阅览是指同一份文件上文件跟随。会议中主讲人可使用激光笔引导重点，与会者屏幕跟随主讲人页面同步会议。如果与会者不想跟随主讲人时，随时可以“解除跟随”，自由阅读会议资料，再次需要跟随主讲人屏幕时，只需点击“跟随模式”即可再次同步主讲人当前屏幕。

会前会后董事云作为董事办公协作、董事会数字化工具，能够在解决企业在董事办公、董事会流程中的所有难题，为董事会线上线下协同进行、文件审批与决议等方面难题提供新答案。