作为一名秘书，在公司高管会议期间都会经历什么

张女士是一位上市集团的秘书，公司马上就要召开月度高管会议，她需要负责会议的筹备、组织及把控。然而这个过程说起来容易，做起来难，总有大大小小的问题每次都让她头痛不已。

会前筹备阶段：

会议开始前一周：

张女士开始下发会议通知，在邮件中写明会议主题、时间地点、参会人员、会议议程等信息，并附上电子版会议材料，群发至参会人员邮箱。

有的会议文件需要对部分参会人员保密，张女士于是又重新拟了一份会议通知，附上只允许这部分参会人员浏览的会议文件，再单独发送他们邮箱。流程和操作略微复杂，占用了部分不必要的工作时间。

会议开始前三天：

张女士开始着手打印会议材料，准备在会议现场下发给参会人员。本次月度高管会议的文件有整整50页，共6名高管，也就是说需要打印共计300页的纸。集团高管会议每月一次，基本上每次都会需要打印成百上千的纸，消耗了大量纸张和墨盒成本，同时也十分不节约不环保，这些张女士每次都看在眼里，却苦于没有更好的替代办法。

不光如此，每次打印张女士都需要一直盯着打印机工作，检查已经打印好的文件是否有格式错乱、墨迹不足、卡纸等问题，一盯就是小半天。打印完毕后还要将文件按份分好，挨个装订。这个过程十分漫长，且还需要认真细致一丝不苟，张女士一天的工作量都在这里了。她手里其余的工作全部被搁置，为了不耽误进度，只能靠加班补救了。

当然还有猝不及防的突发状况，差点难以招架，比如张女士的顶头上司——公司的董事长兼首席执行官，突然表示文件需要修改，无论是怎么修改都会不可避免的导致后面所有格式都要调整。于是张女士还得重新打印和装订，并真心祈祷董事长千万别再有改动了。

除此之外，修改后的文件还需要重新发送给参会人员，为了确保所有参会人员都接收到了最新文件，保险起见张女士还需要挨个致电参会高管进行通知。

于张女士来说，这段历程简直就像历劫一样艰难。

会中组织阶段：

月度高管会议举行当天，张女士依旧不能松懈，她需要全程跟进会议，确保会议过程中不能出一丝差错。

 有一名高管临时被安排出差，没有办法现场参会，这也是她会议当天才接到的消息。张女士紧急联系集团网络中心，让他们通过视频或者电话的方式尝试现场连线那名缺席的高管，但是网络中心调试设备时间太长了，眼看就要到会议开始时间，不得已只好作罢。

会议开始中途，董事长部署了一系列公司本月计划任务，张女士全程录音，以备会后做好会议纪要。

会后整理阶段：

会中下发的会议文件有些涉及机密，不允许外传。因此会议刚一结束，张女士便开始回收文件，仔细清点，确保每一份都不能遗漏。

有的时候还真有遗漏的情况，她都会火急火燎的跑向高管所在办公室紧急收回。最起码截止到今天，在她手底下还没有什么泄密事件发生。但是说不准，万一哪天她也忘记了回收谁的文件，就有极大的泄密风险！

为了确保高管会上意见能准确下达执行，高管会议结束当天必须下发会议纪要。张女士在会后听取录音整理纪要，有的时候还需要加班才能完成。

这还不是结束，她还需要将会议纪要呈递给董事长审阅，如果有修改还需要重新修改完再呈递董事长审阅，如此反复，才能形成最终成果并发送各与会人员邮箱。往往一折腾就是大半夜，实在让人心累。

总的来说，每次高管会议对张女士来说，都不是一帆风顺的。她偶然了解到会前会后无纸化会议系统，作为一款功能强大的会议管理工具，涵盖了会前、会中、会后全流程的无纸化会议管理与服务，为高管会议期间秘书常常遇到的困难提供了一站式解决方案，已经成为全球多家上市公司秘书应对高管会议必备的“好帮手”！

应用会前会后无纸化会议系统，可以做到：

会前：一键发送会议通知并附上电子版会议文件，针对会议文件可以设置不同用户的不同浏览及下载权限，提高秘书的工作效率，节约时间，十分方便。如遇文件修改情况，秘书可以重新上传最新电子文件，实时同步到各参会人员移动终端，无需重新发送到参会人员邮箱并挨个通知。也无需打印，参会人员浏览电子版文件即可，省时省力，还节约环保。

会中：会前会后无纸化会议系统可开展线上会议或者线上+线下的混合会议，为多地办公、出差、因疫情在家隔离人员提供便利。同时线上投票、电子签等多个无纸化功能，大大节省会议时间，提高会议效率，让秘书的工作也更高效，比如线上投票就节省了秘书制作票签、计票等繁琐的工作流程，十分便利。

会后：一键导出会议纪要与会议文件包，无需加班连夜整理会议纪要。“文件库”功能，作为会议文件安全存储的数据库，可针对会议文件设置浏览及下载权限、设置文件水印、设备丢失远程删除数据等安全操作，全方位保护会议文件安全，秘书们无需为了文件安全问题提心吊胆了~

相信在会前会后无纸化会议系统的帮助下，张女士再也不用为高管会议大大小小的问题头疼了！

会前会后无纸化会议系统，已经成为移动无纸化会议系统领军品牌之一，发展至今，在全球100多个国家备受信赖，遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织等。