公司秘书or董秘打印会议材料苦不堪言?泡碗面的时间就能解决

forrestyang 发布于 2022-01-13

某集团企业,公司涉及业务板块庞大,每月定期举行月度总结会议,办公室秘书却苦不堪言;

某大型教育集团,上市企业,国内外创办学校数量达近百个,每逢董事会会议筹备阶段,董秘工作效率却严重滞后。

以上案例,发生于不同的境况,其原因却如出一辙:

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会议材料打印,动辄几百页不等,一旦材料有一处改动或是一处格式错乱,所有材料需要重新打印,并且重新检查,耽误并消耗了大量的工作时间,降低工作效率。更不用说已经将材料发送参会人员邮箱,万一出现改动,还要重新发送,参会者体验也不好,还有可能忘记接收更新后的文件。

许多大型企业集团已经认识到这个问题,选择了会前会后数字化会议系统,简化会议管理整个流程。

►下发会议通知,参会信息一目了然

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在会前会后数字化会议系统后台,董秘或秘书可以自主选择会议主办人、议程协作者、与会者、会议可访问人员、会议主题、议程等详细会议信息,操作简便,下发通知后,让与会人员一目了然。

►会议材料一键上传,无需打印,随时更新

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董秘或秘书将电子会议材料一键上传,如果有改动,随时可添加最新版本的文件。参会人员可以随时下载,并在自己的终端设备上进行电子文件批注。当然旧版本文件也不会删去,参会人员如果已经在旧版本文件上做了批注,那么旧版本文件和批注也都可以下载下来供参考。

会议中,参会人员可通过浏览自己的终端设备上的电子文件,不但可以实时同屏主讲人,还可以在会议过程中随时在文件上批注。

完全省去了董秘或者秘书打印文件、修改并重新打印文件、重新发送参会人员的繁琐工作流程,工作效率大大提高!而且全程无纸化会议,还为企业节省开支,省钱省时又省力~

►一站式会议流程支持,投票、项目跟进等功能完善

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另外,会前会后数字化会议系统提供一站式会议支持服务,包括会议投票、工作事项跟进、会议纪要一键导出与分发等会议流程。全部都可以在后台系统中操作实现。

当然,会前会后的能力远不止于上述环节。

备受董秘及公司秘书好评的功能包括:用会前会后数字化会议系统“审阅室”功能进行日常文件的审批,用“文件库”功能进行文件的分门别类存储与共享,还有很多能让日常工作变得更加方便高效的好用功能,简单好上手,只要一个下午就能轻轻松松学会~

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